【法改正対応】クレーム通知・Excel【例文付き】

委託取引において発生したクレームの内容や原因の暫定的な判断、代金の扱いなどを記録・社内に通知するための文書です。2026年1月1日施行の「中小受託取引適正化法（取適法・旧下請代金支払遅延等防止法）」の趣旨を踏まえ、不当な代金減額や返品と誤解されないよう配慮した実務視点で構成されており、Excel形式で簡単に編集・運用可能です。

■クレーム通知とは
委託取引の相手先からクレーム・苦情が発生した際に、会社が状況を調査・分析し、原因に関する社内での暫定的な考え方や、今後の対応方針（代金の扱いなど）を記載して社内向けに通知・報告するためのビジネス文書です。2026年施行の改正法では、支払期日までに代金を支払わなかった場合の遅延利息に加え、減額した場合についても年率14.6％の遅延利息支払義務が新設されるなど、取引内容の記録・通知の重要性がより高まっています。

■テンプレートの利用シーン
＜委託先からのクレーム報告を受けたとき＞
発生日時、対象製品、苦情の要旨を記入し、調査結果を基に原因と責任を暫定判断する場面に活用できます。
＜納期遅延や品質問題の責任配分を記録する際に＞
双方に責任がある場合の判断や、代金減額の必要性を検討・記録するために用います。

■作成・利用時のポイント
＜事実関係は具体的かつ客観的に記載＞
日時、数量、製品名、当事者情報などは曖昧にせず、確認可能な事実を整理して記載します。
＜代金の扱いは法令を前提に明示＞
減額・返品を行わない理由や、協議を行う場合の前提条件を記録しておくことで、社内外の認識齟齬を防ぎやすくなります。

■テンプレートの利用メリット
＜Excel形式で管理・更新が容易＞
案件ごとの管理、履歴保存、社内共有がしやすく、業務効率の向上につながります。
＜例文付きで誰でも使いやすい＞
表現に悩む担当者でも文面の方向性をつかみやすく、自社の状況に合わせて参照・編集しやすい構成です。

※本テンプレートは、委託取引に関するクレーム内容や社内での検討状況を整理・記録するための一般的な文書例です。各事業所の実態や最新の法令・ガイドラインに照らして、必ず内容をご確認・修正のうえご利用ください。