【法改正対応】クレーム通知【例文付き】

委託取引において発生した苦情やクレームの内容を整理し、社内関係者へ共有するための通知書兼報告書です。2026年1月施行の旧「下請代金支払遅延等防止法」が名称変更された「中小受託取引適正化法（取適法）」および関連する運用基準・指針に基づき、取引当事者の情報、苦情の具体的内容、原因や責任の暫定判断、代金の取扱方針までを段階的に記載できる構成となっています。

■クレーム通知とは
取引先や顧客から寄せられた苦情・クレームについて、その発生状況や内容、社内としての認識や対応方針を文書で整理し、関係部署や責任者へ共有・指示するための書式です。原因や責任の所在、今後の対応方針を明示することで、曖昧な対応による紛争や、法令上問題となり得る不当な代金の減額・返品指示等のトラブルを防止します。

■テンプレートの利用シーン
＜委託取引に関する苦情発生時の社内報告＞
納期遅延や対応品質などに関する苦情が発生した際、その内容や対応方針を部門間で共有したい場合に活用できます。
＜取適法・下請法を意識したクレーム対応整理＞
代金の減額や支払条件の検討にあたり、不当な代金減額の有無や支払遅延利息の取扱いなど法令適合性を確認しながら対応内容を記録として残したい場面に適しています。

■作成・利用時のポイント
＜苦情内容は事実ベースで＞
日時・対象製品・数量などを明確にすることで、判断の妥当性を説明しやすくなります。
＜原因と責任の所在を切り分けて整理＞
当事者双方の要因を分けて記載することで、不当な責任転嫁を防止できます。
＜代金の扱いは選択肢を示して明確化＞
支払方針や今後の協議予定を明示することで、対応の透明性を高められます。

■テンプレートの利用メリット
＜例文付きで判断・記載に迷わない＞
クレーム対応に不慣れな担当者でも、例文を参考にしながら、判断の流れと記載例を確認しつつスムーズに作成できます。
＜無料・Word形式で業務効率を向上＞
編集しやすい形式で、社内ルールに合わせたカスタマイズも容易です。

※代金の減額・返品・支払猶予等の個別判断は、本テンプレートの記載のみを根拠とせず、実際の契約内容や法令に照らして慎重に検討することが重要です。