「共通」で利用頻度の高い
社外文書 の書式テンプレート・フォーマット

社長に就任したことを祝うために送る手紙

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役員に就任したことを祝うために送る手紙

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当選したことを祝うための手紙（議員・役員など）

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他社の社員がなくなったときにお悔やみの言葉を伝えるための手紙

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付合いのある企業や個人に対して役員が移動したことを伝える挨拶状

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付合いのある企業や個人に対して創立記念を迎えたことを伝える挨拶状

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付合いのある企業や個人に対して会社を移転したことを伝える挨拶状

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付合いのある企業や個人に対して工場を新設したことを伝える挨拶状

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付合いのある企業や個人に対して支店を開設したことを伝える挨拶状

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新春の祝辞を伝えるための手紙

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付合いのある企業や個人に対してお歳暮を送るときの挨拶状

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梅雨の入り・お中元・お盆（盂蘭盆会）・暑中お見舞や残暑お見舞などに、お世話になった人に感謝の気持ちをこめてお中元を贈るときの挨拶状

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年末にお世話になった方々に贈るお歳暮の挨拶状

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会社名を変更したことを伝えるための書類

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人事異動などにより担当が替わったときに、そのことを顧客に伝えるために送る手紙

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無償で貸している物の持ち主が変わったときに、借りている相手へお知らせするための通知書の雛型です。 たとえば会社で使っている機械や備品、家具、車両などを知人や取引先にタダで貸していて、その後その物を別の人や別の会社に譲った、あるいは相続などで持ち主が変わったという場面で使います。 タダで貸す契約は「使用貸借」と呼ばれますが、持ち主が変わってもそのまま貸し続ける場合、借りている人には「これからは新しい持ち主が貸主になります」と伝えておかないと、あとから「聞いていない」「誰に返せばいいのか分からない」といったトラブルの火種になりかねません。 この雛型は、旧所有者と新所有者が連名で借り手に差し出す形式になっており、持ち主が変わった事実と変更日、これまでどおりの条件で引き続き無償で使ってもらえること、今後の連絡先は新しい持ち主になることを、丁寧な文章でまとめて伝えられる作りです。 後半には対象の品物や連絡先を書き込む記入欄も用意してあるので、どの物についての通知なのかが一目で分かります。 Word形式でお渡ししますので、当事者のお名前、住所、対象物の品名や数量、日付などを直接入力して、そのままプリントアウトしてお使いいただけます。文面の追加や削除も自由に編集できます。

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病気やケガを抱えながら働き続けようとしている社員に、会社としてどう向き合うか。それをきちんと文書で示すことができるのが、この「治療と就業の両立支援に関する基本方針」です。 令和８年４月１日から、改正労働施策総合推進法によって治療と就業の両立支援への取り組みが事業主の努力義務となりました。がんや糖尿病、メンタル不調など、長期にわたって通院や治療が必要になる病気を持ちながら働く社員は、これからの職場では決して珍しくありません。 そうした社員が「病気になったから辞めるしかない」と感じることなく、安心して仕事を続けられる環境をつくるために、会社の姿勢を対外的・社内的に明示するのがこの方針書の役割です。 具体的には、誰が対象になるか、どんな手順で支援を進めるか、時差出勤や在宅勤務・短時間勤務といった働き方の調整をどう行うか、そして病気に関するプライバシーをどう守るかまで、必要な事項が一通りまとめられています。 人事担当者が社員からの相談を受けたとき、あるいは管理職が部下の病気を知ったときに、「うちの会社はこういう方針で動きます」とすぐに示せる一枚です。 就業規則の整備と合わせて社内に掲示したり、新入社員や管理職向けの研修資料に添付したり、取引先や採用候補者に対して会社の姿勢を示す場面でも活用できます。衛生委員会での審議資料としてそのまま使うこともできます。 ファイル形式はWord（.docx）なので、会社名・制定日・担当部署名などをすぐに書き換えて使い始めることができます。専門家に依頼して一から作ってもらう手間をかけずに、今日から社内整備を前に進められる一枚です。 適宜ご編集の上でご利用いただければと存じます。 〔条文タイトル〕 第１項（基本姿勢） 第２項（対象となる従業員・疾病） 第３項（申出に基づく支援の実施） 第４項（具体的な支援措置） 第５項（個人情報の保護） 第６項（職場環境・意識の整備） 第７項（周囲の従業員への配慮）

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ペット可賃貸物件を管理していると、どうしても避けられないのが入居者同士のトラブルです。 犬の鳴き声がうるさい、ベランダからペットの臭いがする、共用廊下に毛が落ちている——こうした苦情が寄せられたとき、口頭だけで注意しても「言った・言わない」の水掛け論になりがちです。 この書式は、ペットに関する苦情を受け付けた際に、問題のある入居者へ書面で改善を求めるためのものです。 苦情の内容、発生日時、改善してほしい事項を整理して伝えられるので、感情的なやり取りを避けながら冷静に対処できます。 具体的には、近隣から「夜中に犬が吠えて眠れない」という連絡があったとき、あるいは「エレベーターでリードをつけていない猫を見かけた」といった報告を受けたときに使います。 苦情の種類はチェックボックス形式になっているため、該当する項目に印をつけるだけで済み、一から文章を考える手間がかかりません。 書面の下部には入居者が記入する回答欄を設けています。 どのような対策を講じたのか、いつ改善が完了したのかを書いて返送してもらうことで、対応履歴をしっかり残せます。万が一、改善されずに問題が長引いた場合でも、過去の経緯を振り返りやすくなります。 Word形式でお渡ししますので、物件名や管理会社名、連絡先などを自由に編集してお使いください。

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近年、企業や事業者にとって、お客様や従業員のプライバシーをどう守るかがますます重要になっています。 特に性的指向や性自認（SOGI）に関する情報は、本人の同意なく他者に漏らしてしまう「アウティング」が社会問題となっており、適切な取扱いルールを社内で明確にしておく必要があります。 この書式は、通常のプライバシーポリシーに加えて、SOGI情報の収集・利用・管理について具体的なルールを盛り込んだひな型です。 SOGI情報を要配慮個人情報に準じた機微情報として位置づけ、原則として収集しないこと、万が一知り得た場合でも本人の同意なく第三者に開示しないこと、アウティングを禁止することなどを明文化しています。 ウェブサイトやアプリでサービスを提供する事業者、従業員を雇用する会社、顧客情報を取り扱う店舗など、個人情報を扱うあらゆる場面でお使いいただけます。 LGBTQフレンドリーな企業姿勢を打ち出したい場合や、ダイバーシティ推進の一環としてプライバシー保護体制を整備したい場合にも最適です。 内容は全15条と附則で構成されており、個人情報の定義から収集・利用目的、第三者提供の制限、安全管理措置、漏えい時の対応、問い合わせ窓口まで網羅しています。 SOGI情報については、収集時の厳格な同意取得、利用制限、同意撤回の権利、アウティング禁止などを独立した条文で規定しているため、社内での運用ルールが明確になります。 Word形式でご提供しますので、会社名や連絡先、制定日などを自由に編集してそのままお使いいただけます。 【２】条文タイトル 第1条（定義） 第2条（収集する個人情報の種類） 第3条（SOGI情報の取扱いに関する基本方針） 第4条（SOGI情報の収集） 第5条（個人情報の利用目的） 第6条（SOGI情報の利用制限） 第7条（第三者提供の制限） 第8条（安全管理措置） 第9条（委託先の監督） 第10条（開示等の請求） 第11条（同意の撤回） 第12条（アウティングの禁止） 第13条（漏えい等発生時の対応） 第14条（ポリシーの変更） 第15条（お問い合わせ窓口） 附則

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会社案内やコーポレートサイトに掲載するダイバーシティ方針の記載例をまとめた雛型です。 近年、採用活動や取引先との関係構築において、企業がどのような姿勢で多様性に向き合っているかを示すことが重要になっています。 しかし、いざ自社で文章を作ろうとすると、何をどう書けばいいのか悩む方が多いのではないでしょうか。 この雛型には、シンプルに理念だけを伝えるパターンから、具体的な取り組み内容を列挙するパターン、数値実績や認定情報を盛り込むパターンまで、4種類の記載例を収録しています。 自社の状況や伝えたいメッセージに合わせて、最適なものを選んでカスタマイズできます。 想定される使用場面としては、会社案内パンフレットの作成、コーポレートサイトのリニューアル、採用サイトへの掲載、IR資料やサステナビリティレポートの作成などが挙げられます。 また、取引先から求められるCSRアンケートへの回答や、各種認定申請時の添付資料としても活用できます。 Word形式でお届けしますので、自社名や具体的な数値、独自の取り組み内容を自由に編集していただけます。 一から文章を考える手間を省きながら、プロが作成したような整った体裁の文書をすぐに用意できるのが、この雛型の強みです。 「うちみたいな中小企業でも必要なの？」と思われるかもしれませんが、最近は企業規模に関係なく、ダイバーシティへの姿勢を明文化する動きが広がっています。 特に採用面では、求職者が企業選びの際にこうした情報を重視する傾向が強まっており、きちんと発信している会社とそうでない会社では、印象が大きく変わってきます。

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