【法改正対応】個人情報漏えい事案に関する始末書・インシデント記録【例文付き】

個人情報の紛失・誤送信・誤公開などのインシデント発生時に、事実関係や反省・監督責任、法令対応の内容をまとめて記録できる「個人情報漏えい事案に関する始末書・インシデント記録」です。始末書とインシデント記録・報告書を一体化した様式で、記載例を参考にしながら作成できます。

■個人情報漏えい事案に関する始末書・インシデント記録とは
個人データの漏えい又は漏えいのおそれが生じた場合に、会社に対して提出する始末書と、個人情報保護法および関連ガイドラインを踏まえたインシデント記録・報告書をセットで作成できる書式です。事実の概要、原因・反省、再発防止策に加え、報告対象事態に当たるかどうか、本人通知の要否、社内委員会や関係先への連絡状況まで整理できます。

■テンプレートの利用シーン
＜漏えい事案発生時の始末書作成に＞
事実関係や原因、反省点、監督責任、再発防止策を整理し、会社へ提出する始末書として利用できます。
＜漏えい状況の社内・外部報告整理に＞
漏えいした人数や個人データの内容、発生経路、個人の権利利益を害するおそれの有無などを整理し、個人情報保護委員会への報告や本人通知の要否を検討・記録する際に活用できます。

■作成・利用時のポイント
＜事実関係は客観的・具体的に記載＞
日時・場所・対象となる情報・発生経路を明確にし、憶測や感情的な表現は避けます。
＜再発防止策は運用可能な内容で記載＞
承認フローの見直し、教育の実施、記録管理の強化など、実務に即した対策を具体的に記載します。

■テンプレートの利用メリット
＜始末書とインシデント記録を一度に作成できる＞
文書の分散を防ぎ、対応漏れや記載不足のリスクを抑えられます。
＜例文付きで初動対応の時間を短縮＞
記載例が付いており、現場の生産性向上につながります。
＜無料・Word形式でカスタマイズしやすい＞
項目の追加・削除が容易で、コストをかけずに作成開始できます。

※個人データの漏えい等が発生した場合の報告・本人通知の要否や方法は、漏えいした情報の種類・件数・態様などによって異なります。具体的な対応は、最新のガイドラインや自社規程・マニュアルを確認のうえ、社内の責任部署や顧問弁護士等と連携して判断してください。