契約書の送付状・Excel【見本付き】

■契約書の送付状とは
契約書を郵送または手渡しで送付する際に同封する文書であり、主に送付の趣旨や内容、返信・返送のお願い、連絡先などを明記します。

■利用するシーン
・新規契約や更新契約の際、契約書原本を取引先に郵送する場面で利用します。
・契約書の修正や差し替えが発生した際、変更内容を明記して再送付する際に利用します。
・複数部の契約書を取り交わす場合、返送や保管の指示を明記して送付する際に活用します。

■利用する目的
・契約書送付の趣旨や内容、返信依頼事項を明確に伝え、誤解や行き違いを防ぐために利用します。
・送付物の内容や部数、返送方法などを記録として残し、事務処理の正確性を高めるために利用します。
・取引先との信頼関係を維持し、丁寧なビジネスコミュニケーションを実現するために利用します。

■利用するメリット
・契約書の送付意図や内容が明確に伝わり、相手先の対応がスムーズになります。
・送付・返送に関する記録が残るため、事務処理のミスやトラブルを未然に防げます。
・丁寧な書面対応により、取引先との信頼関係や企業イメージの向上につながります。

こちらはExcelで作成した、契約書の送付状のテンプレートです。ダウンロードは無料なので、取引先へ契約書を送る際にご活用ください。