文書管理台帳・Excel【見本付き】

社内の契約書・請求書・領収書などの保存状況を整理し、保管ルールを明確にするための「文書管理台帳」です。文書の種類・文書名・取引年月日・関連先・保管場所・管理責任者などを一覧形式で管理でき、電子取引データ保存やスキャナ保存といった保存区分も一目で確認しやすいレイアウトになっています。

■文書管理台帳とは
会社で発生する帳票・契約書・証憑類などの保管状況を記録し、保存期間・保存場所・管理責任者を明確にするための管理用書式です。電子帳簿保存法に基づき「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」といった保存区分や、訂正・削除履歴が残るシステム、タイムスタンプ、事務処理規程などの真実性確保措置も記録でき、保管ルールの統一や内部統制の維持に役立ちます。

■テンプレートの利用シーン
＜電子帳簿保存法への対応管理＞
電子取引データ保存やスキャナ保存の状況を一覧で管理したい場合に活用できます。
＜監査・税務調査に備える書類整理＞
保存期間や保管場所を明確にし、必要書類をすぐ提示できる状態を整えます。
＜部署横断の文書管理ルールの統一＞
総務・経理・法務など複数部署の書類管理基準を統一する際に便利です。

■作成・利用時のポイント
＜保存形式を正しく分類＞
電子帳簿等保存・スキャナ保存・電子取引データ保存のいずれに該当するかを区分して記録します。
＜満了日の設定＞
保存期間から満了日を算出し、廃棄・更新のタイミングを明確にします。廃棄・削除を行う際は、承認記録や証跡を保存するとより適正です。
＜真実性確保措置を記録＞
タイムスタンプや訂正・削除履歴が残るシステム、事務処理規程など、実施している真実性確保措置を明示します。

■テンプレートの利用メリット
＜書類の所在をすぐに把握できる＞
保管場所・責任者が一目で分かり、探す手間を削減できます。
＜Excelで簡単に運用・更新できる＞
追加・並び替え・検索がしやすく、継続的な管理に適しています。
＜見本付きでスムーズに入力可能＞
具体的な記入例が付属しているため、初めて担当する方でも入力方法をイメージしやすいです。

※実際の運用にあたっては、最新の法令・通達等を確認し、自社の業種・規模・システム構成に応じて項目や保存期間を調整のうえご利用ください。