文書管理台帳・Excel【見本付き】

/3

社内の契約書・請求書・領収書などの保存状況を整理し、保管ルールを明確にするための「文書管理台帳」です。文書の種類・文書名・取引年月日・関連先・保管場所・管理責任者などを一覧形式で管理でき、電子取引データ保存やスキャナ保存といった保存区分も一目で確認しやすいレイアウトになっています。 ■文書管理台帳とは 会社で発生する帳票・契約書・証憑類などの保管状況を記録し、保存期間・保存場所・管理責任者を明確にするための管理用書式です。電子帳簿保存法に基づき「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」といった保存区分や、訂正・削除履歴が残るシステム、タイムスタンプ、事務処理規程などの真実性確保措置も記録でき、保管ルールの統一や内部統制の維持に役立ちます。 ■テンプレートの利用シーン <電子帳簿保存法への対応管理> 電子取引データ保存やスキャナ保存の状況を一覧で管理したい場合に活用できます。 <監査・税務調査に備える書類整理> 保存期間や保管場所を明確にし、必要書類をすぐ提示できる状態を整えます。 <部署横断の文書管理ルールの統一> 総務・経理・法務など複数部署の書類管理基準を統一する際に便利です。 ■作成・利用時のポイント <保存形式を正しく分類> 電子帳簿等保存・スキャナ保存・電子取引データ保存のいずれに該当するかを区分して記録します。 <満了日の設定> 保存期間から満了日を算出し、廃棄・更新のタイミングを明確にします。廃棄・削除を行う際は、承認記録や証跡を保存するとより適正です。 <真実性確保措置を記録> タイムスタンプや訂正・削除履歴が残るシステム、事務処理規程など、実施している真実性確保措置を明示します。 ■テンプレートの利用メリット <書類の所在をすぐに把握できる> 保管場所・責任者が一目で分かり、探す手間を削減できます。 <Excelで簡単に運用・更新できる> 追加・並び替え・検索がしやすく、継続的な管理に適しています。 <見本付きでスムーズに入力可能> 具体的な記入例が付属しているため、初めて担当する方でも入力方法をイメージしやすいです。 ※実際の運用にあたっては、最新の法令・通達等を確認し、自社の業種・規模・システム構成に応じて項目や保存期間を調整のうえご利用ください。

レビューを投稿

■評価する(最高評価:★5) 必須

必須
facebook X hatena line mail

カートに追加しました

カートを見る

プラン変更の確認

あなたは現在書式制限プラン会員です。無料書式をダウンロードするためにメルマガを受信するプランに変更しますか?

過去24時間にこの書式は
0人がダウンロードしました

おすすめ書式テンプレート

  • 単品在庫管理表

    単品在庫管理表

    単品在庫管理表のEXCELテンプレート(雛形)です。商品の箱・棚などにはっておき、日々の数量の出入りと在庫高が一目で分かるようになります。また、処理者のサインを入れることで原因が不明な差異の防止に役立ちます。

    4.0 2件
  • 棚卸差異調整表

    棚卸差異調整表

    棚卸差異調整表のEXCELテンプレート(雛形)です。実地棚卸において、必ず帳簿上の数値と合致するとは限りません。その時は、即座に原因分析を実施し、事件性のある問題や改善すべきことがあるのかないのかを調査し、適切に対処します。

    - 件
  • 受取手形管理帳

    受取手形管理帳

    手形を管理するためのテンプレート書式です。受け取り管理手形の雛形です。

    - 件
  • 出向同意書(シンプル版・Word)【例文付き】

    出向同意書(シンプル版・Word)【例文付き】

    出向に関する同意取得をスムーズかつ適切に行うための「出向同意書」です。出向先での就業場所や業務内容、賃金・就業時間等の労働条件について説明を受けたうえで、従業員が自らの意思で同意する旨を簡潔に記載できる構成となっています。さらに、育児・介護等の両立支援制度に関する配慮事項も盛り込むことができ、近年強化されている仕事と育児・介護の両立支援に関する法改正にも配慮しやすい内容としています。 ■出向同意書とは 出向命令または出向の打診に対し、労働者が出向先での労働条件等について説明を受け、理解したうえで同意または承諾した事実を記録する文書です。出向命令の有効性自体は、就業規則・労働契約上の出向命令条項の有無や、出向命令権の行使が権利濫用に当たらないか等により判断されるとされています。 ■テンプレートの利用シーン <人事異動に伴う出向時に> グループ会社や関連企業への出向命令に対する同意書として利用できます。 <労働条件の説明・確認時に> 就業場所や業務内容、勤務条件などの説明後に、理解・同意を確認する場面で活用できます。 ■作成・利用時のポイント <説明内容と一致させる> 出向先での業務内容や労働条件について、実際の説明内容と齟齬がないように記載しましょう。 <関連書類との整合性を保つ> 出向契約書や出向条件通知書など、他の書類との内容の一致を確認しておきましょう。 <配慮事項を適切に記載> 育児・介護等の両立支援制度に関する配慮事項を明示することで、従業員が安心して出向に臨める環境づくりにつながります。 ■テンプレートの利用メリット <シンプル構成で迅速に作成可能> 必要最低限の項目に整理されているため、短時間で同意書を作成できます。 <Word形式で柔軟にカスタマイズ> 企業ごとの出向制度や条件に応じて簡単に調整できます。 ※本テンプレートは、出向に関する一般的な書式例です。実際の運用にあたっては、就業規則、労働契約、出向先との契約内容、個別事情および最新の法令等をご確認のうえ、必要に応じて弁護士・社会保険労務士等の専門家へご相談ください。

    - 件
  • 運転者台帳・Word

    運転者台帳・Word

    運送業に従事するドライバーの情報を、管理・記録するための帳簿が「運転者台帳」です。法令に基づいて作成が義務付けられており、ドライバーの運転記録や資格、健康状態などを管理する重要なものです。 運転者台帳には主に、ドライバーの氏名や住所といった基本情報、免許証番号や取得日などの運転免許情報、健康状態や運転履歴を記載します。 運転者台帳を作成する目的としては、「法令遵守」「ドライバーの安全確保」「運行の効率化」などが挙げられます。 ドライバーに関する情報管理のため、法令に基づいて台帳の作成が義務付けられており、それにより運送事業者が法的責任を果たし、適正な労務管理を行うことが求められます。 また、台帳を通じてドライバーの健康状態や運転履歴を管理することで、安全運転の維持が実現できます。 さらには、ドライバーの運転履歴や資格情報を管理することで、適切な人材配置や運行計画を立てることが可能になります。 こちらはWordで作成した、運転者台帳のテンプレートです。無料でダウンロードできるので、ご利用いただけると幸いです。

    - 件
  • 鍵預かり証(表形式版)・Excel【見本付き】

    鍵預かり証(表形式版)・Excel【見本付き】

    マンションや施設の管理者が、入居者や工事業者から鍵を預かった際に発行する鍵預かり証のテンプレートです。鍵の種類・鍵番号・鍵メーカー名・本数を1行ずつ書き分けられ、5件まで並べたうえで合計本数が自動で計算されます。受領日・住所・事業所名・代表者名と押印欄までそろい、そのまま控えとして渡せる体裁です。記入済みの見本シートと空欄シートの2枚構成で、無料ダウンロードしてすぐ運用に乗せられます。 ■鍵預かり証とは 他人の鍵を一時的に預かったことを、預かった側が書面で証明するために発行する受領証です。誰のどの鍵を何本預かったかを残しておかないと、返却時に本数が合わない、そもそも預けた覚えがないといった行き違いが起こります。鍵番号やメーカー名まで書き留めておけば、同じ形の鍵が複数あっても取り違えずに戻せます。 ■テンプレートの利用シーン <管理室で入居者の鍵を預かるとき> 玄関・オートロック・ポスト・駐車場のように、用途ごとに分けて記録できます。 <工事や清掃で業者へ鍵を貸し出すとき> 預かりの記録を紙で残し、作業期間中の責任の所在をはっきりさせられます。 <物件の引き渡しで鍵をまとめて受け取るとき> 本数の合計欄があるので、その場で受け取り漏れに気づけます。 ■利用・作成時のポイント <鍵番号とメーカー名は現物を見て書く> 記憶で書かず、鍵に刻印された番号をそのまま書き写しましょう。 <本数は数字だけを入力する> 合計欄が本数から自動で集計されるので、単位や記号を混ぜずに数字を入れます。 <控えを1部残して保管する> 預けた側と預かった側が同じ内容を持っておくと、後の確認がすぐ済みます。 ■テンプレートの利用メリット <社内の記録様式を統一> 自社用にアレンジしてお使いいただけます。

    - 件
  • 大カテゴリー

    カテゴリー
    ビジネス向け > 総務・庶務書式 > 文書管理
    価格
    ファイル形式
    もっとみる
    利用されやすい部署
    もっとみる
    フリーワード

    新着特集

    ×
    ×

    プラン変更の確認

    あなたは現在書式制限プラン会員です。無料書式をダウンロードするためにメルマガを受信するプランに変更しますか?