文書管理台帳・Excel【見本付き】

社内文書や記録資料を効率的に管理・一覧化するための、Excel形式の文書管理台帳テンプレートです。
「文書名」「記録媒体」「作成日」「保管場所」「管理部署」「管理期間」などを1行ずつ整理できる表形式のレイアウトで、紙文書・電子媒体を問わず幅広い管理対象に対応可能です。
保管期間の満了日や、満了時の措置（廃棄・延長など）まで記録でき、内部統制資料の整備にも有効な構成です。

■文書管理台帳とは
社内で保管・運用されている文書の情報を一覧で整理し、誰が・何を・どこで・どの期間管理しているかを可視化するための管理帳票です。
文書の廃棄時期や、管理責任の所在を明確にすることで、コンプライアンス対応・情報漏洩防止・業務の属人化防止に役立ちます。

■テンプレートの利用シーン
＜企業や団体の情報セキュリティ対策に＞
管理対象文書を一覧で整理することで、内部監査・外部監査にも対応しやすくなります。
＜電子文書と紙文書を一元管理したい場合に＞
記録媒体欄で区分が可能なため、ハイブリッド型の文書管理にも対応可能です。
＜業務マニュアルや記録書類の保管・廃棄計画に＞
管理期間や満了日の記録により、適切な保存・廃棄判断が可能になります。

■利用・作成時のポイント
＜記録媒体を分類して入力＞
「CD」「USB」「紙」など、媒体ごとに記載することで保管方法の整合をとります。
＜作成者・管理部署の明記で責任を明確化＞
誰が作成し、どこが保管・管理するのかを記載して、業務の属人化を回避します。
＜保管期間・満了時措置の記録を徹底＞
保存年限やその後の対応（廃棄／再検討など）を記録することで、情報の更新忘れを防止できます。

■テンプレートの利用メリット
＜Excel形式で柔軟な編集・分類が可能＞
フィルターやソート機能を使って、文書種別ごとの管理も簡単に対応可能です。
＜情報漏洩や紛失リスクの低減に貢献＞
適切な文書管理により、社内外のリスク対策として活用できます。
＜無料で何度でも使える汎用フォーマット＞
拠点ごと・部署ごとに複製して、組織単位での運用に展開しやすい構成です。