手紙を運ぶ小鳥の書類送付状（カラー）

取引先や顧客に見積書・契約書・カタログなどの資料を郵送する際に添える「書類送付状」のテンプレートです。営業事務や総務の担当者が、送付日、宛先の会社名・部署・担当者名、差出人の会社名・部署・氏名・電話番号、同封書類の品目と部数を記載できる構成になっており、小鳥が手紙を運ぶイラストが入ったカラーデザインで、無機質な文書に華やかさを添えられます。Word形式のテンプレートのため文言やレイアウトを自社の用途に合わせて自由に編集でき、送付状のデザインを一から作る時間を省けます。

■書類送付状とは
資料や書類を郵送・宅配で送る際に、送付物の内容や送付理由を簡潔に伝えるために同封する文書です。受け取った相手が同封物を確認しやすくなるほか、送り主の情報を明示することで先方への礼儀にもつながります。

■テンプレートの利用シーン
＜見積書・契約書の送付＞
取引先へ見積書や契約書一式を郵送する際に、送付内容を明示する場面で使えます。
＜カタログ・パンフレットの送付＞
新規開拓先や既存顧客へ製品カタログを送る際の案内状として活用できます。
＜季節の挨拶を兼ねた送付＞
お礼状やご案内と合わせて資料を送る場面にも使えます。

■利用・作成時のポイント
＜同封物の明記＞
送付する書類名と部数を一覧で記載します。
＜宛名の敬称確認＞
会社名・部署名・担当者名の敬称や表記に誤りがないか送付前に確認します。
＜連絡先の明記＞
不明点があった際に問い合わせできるよう、差出人の電話番号を明記しておきます。

■テンプレートの利用メリット
＜記載漏れの防止＞
宛先・差出人・同封物の欄が整理されているため、送付時の記載漏れ防止に繋がります。