契約更新の断り状【例文付き】

取引先から契約更新の申し出を受けたものの、納入遅延などの問題が続いているために更新をお断りする場合に使える「契約更新の断り状」テンプレートです。営業・業務担当者が、更新依頼への返事として、更新を見送る理由と結論を伝える場面で使えます。申し出への言及、契約期間と満了時期の確認、お断りする理由、結論という流れで構成され、Word形式で編集できます。無料でダウンロードできるため、断りの返事をゼロから作る手間を省けます。

■契約更新の断り状とは
継続的に取引していた契約の更新時期を迎えた際、何らかの事情で更新を見送る判断をしたことを、相手の心情に配慮しながら書面で伝える書状です。一方的な通告にならないよう、理由を示しつつ丁重な言い回しで結論を伝える点が特徴です。

■テンプレートの利用シーン
＜納入遅延や品質の問題が続いているとき＞
取引先からの苦情が相次ぐなど、契約継続で自社の信頼に影響が及ぶおそれがある場合に使えます。
＜契約満了のタイミングで方針転換をするとき＞
契約期間の満了に合わせ取引方針を見直し、次回更新を行わない結論に至った際の返信に使えます。
＜取引先からの更新依頼に返信するとき＞
口頭ではなく書面で返答する場面で参考にしていただけます。

■利用・作成時のポイント
＜更新を見送る理由を具体的に＞
納入遅延や品質面の問題など経緯を簡潔に示すことで、一方的な印象を和らげられます。
＜契約期間と満了時期を正確に記載＞
契約内容と満了日を明記し、どの契約への回答かを取引先が誤解なく把握できるようにします。
＜結語まで丁重な言葉遣いを保つ＞
断りの内容であっても拝啓・敬具などの言い回しを保ち、取引先との関係を損なわない配慮を示します。

■テンプレートの利用メリット
＜返信作成にかかる時間を短縮＞
スムーズに返信文を作成でき、手間と時間短縮に繋がります。