会費納入の催促状【例文付き】

会員や取引先に対して、未払いの会費の振込を丁重にお願いする「会費納入の催促状」のテンプレートです。宛先・差出人の会社名や部署名、日付、会の名称、対象年度、支払期限、時候の挨拶から結びの言葉まで、催促状として必要な構成をひととおり収録しています。ファイルはWord形式のため、団体名や金額、期限などを自社の状況に合わせて編集でき、スムーズに催促状を仕上げられます。

■会費納入の催促状とは
親睦会や業界団体、共済会などが会員から集める会費について、期日を過ぎても入金が確認できない場合に、支払いを促すために送る文書です。督促状というと厳しい印象を持たれがちですが、本文中に「本状と行き違いで送金済みの場合はご容赦ください」という一文を添えることで、角を立てずに丁寧に催促できる構成になっています。会費の集金業務を担う総務・経理担当者が、毎年繰り返し使えるひな形としても役立ちます。

■テンプレートの利用シーン
・親睦会や同窓会、業界団体などの年会費が期日までに入金されていない場合の案内
・複数の会員に同じ内容で一斉に催促状を送付したい場合
・電話やメールでの督促の前に、まず書面で丁重に連絡しておきたい場合

■利用・作成時のポイント
・対象となる会や年度、支払期限を具体的に記載し、何の会費かが一目でわかるようにする
・行き違いで既に入金済みの可能性に配慮する一文を残し、角が立たない表現にする
・振込先や問い合わせ先を別途案内する場合は、本状に同封資料がある旨を書き添える

■テンプレートの利用メリット
・担当者が文面作成にかかる手間と負荷削減に繋がります。