顛末書【社外向け】（シンプル版）

取引先へ問題の一部始終と再発防止策を報告するための、社外向け顛末書のテンプレートです。品質管理や営業の担当者、部門責任者が、自社商品やサービスに起因するトラブルの調査結果を伝える際に活用できます。発生日時・発生内容・判明した経緯・発生原因・対応・今後の対策の6項目を記載する構成です。差出人欄と押印枠も備えており、必要箇所を編集してご利用ください。

■顛末書とは
業務上のトラブルやミスについて、発生から解決までの一部始終を記録し、報告するための文書です。本来は社内へ提出する書類ですが、取引先に影響が及んだ場合には社外向けにも作成されます。反省を示す「始末書」とは目的が異なり、事実経過と再発防止策の報告が中心です。

■テンプレートの利用シーン
＜商品やサービスの不具合を取引先へ報告するときに＞
前文に商品名を入れる形で、製品トラブルの報告文として使えます。
＜調査が完了し原因が判明した段階での報告に＞
「判明した経緯」と「発生原因」を分ける構成のため、調査の過程と結論を整理して示せます。
＜部門責任者名で書面を提出するときに＞
差出人欄に会社名・部署・役職・氏名と押印枠を備えています。

■利用・作成時のポイント
＜「判明した経緯」と「発生原因」を書き分ける＞
どのように問題に気づき、どう調査したかが「判明した経緯」、その結果わかった真因が「発生原因」です。
＜「対応」と「今後の対策」を分けて書く＞
実施済みの応急対応を「対応」に、再発防止の取り組みを「今後の対策」に記載します。
＜押印欄は運用に合わせて調整する＞
電子データで送付する場合は、押印枠を削除するか電子印に置き換えてください。

■テンプレートの利用メリット
＜書類作成時間と手間を短縮＞
謝罪・調査の実施・原因の判明・対策の報告を含む前文が記入済みのため、社外向けの文面作成がスムーズに着手できます。