文書管理台帳・Word【見本付き】

Word形式で無料利用可能な、文書管理台帳テンプレートです。
「記録媒体」「文書名」「保管場所」「管理期間」など、文書管理に必要な情報を一覧で整理できる構成で、管理台帳の整備や監査対応にも活用できます。
CDやUSBなどの電子記録から、紙の社内文書まで幅広く記録可能です。文書管理の「抜け漏れ防止」「見える化」「監査対応」を実現したい方におすすめのテンプレートです。

■文書管理台帳とは
企業や組織が管理対象の文書を「何を・いつ・どこに・誰が管理しているか」という情報とともに一覧で記録する帳票です。
文書の保管状況や管理期限を明確にすることで、保管ルールの整備・法令遵守・情報漏洩リスクの低減に貢献します。

■テンプレートの利用シーン
・総務・法務部門で文書保管台帳を整備したいときに
・ISOやPマークなどの監査準備資料として
・社内ルールに基づく保管・廃棄管理記録を残したい場合に

■利用・作成時のポイント
＜文書単位での記録が基本＞
「文書名」「作成日」「記録媒体」「保管場所」など、文書ごとの保管情報を正確に記入しましょう。
＜管理期間と満了措置をセットで記録＞
管理期間の終了後に廃棄・保存などの措置を記載することで、保管フローが明確になります。
＜文書の種類・作成者を記録しておくと便利＞
文書分類や責任者の明記により、確認・再取得時の対応がスムーズになります。

■テンプレートの利用メリット
＜Word形式で簡単に編集・印刷＞
既存の文書管理様式に合わせて自由にカスタマイズ可能。手書き運用にも対応します。
＜一覧性が高く、記録・確認がしやすい＞
縦型の整ったレイアウトで、管理状況を一目で把握できる設計です。
＜法令・監査対応に強い＞
管理期間・措置などを記載する構成のため、法令遵守や外部監査対策としても有効です。