注意書【本人受取欄つき】・縦・Word

■注意書【本人受取欄つき】とは
従業員の就業規則違反や業務上の問題行動に対し、会社として正式に改善を促すための指導文書です。問題点や改善指導の内容を具体的に記載し、本人に交付します。「本人受取欄」を設けることで、指導内容を伝えた事実を記録として明確に残せる点が特徴です。

■利用するシーン
・従業員が正当な理由なく遅刻や欠勤を繰り返し、口頭での指導でも改善が見られない際に利用します。
・業務上の重大な報告漏れや、顧客への不適切な対応など、規律違反があった場面で利用します。
・協調性を欠く言動により、職場の風紀やチームワークを著しく乱した場合の指導で利用します。

■利用する目的
・問題となっている行動を具体的に指摘し、従業員本人に深く反省と改善を促すために利用します。
・会社として公式に指導・注意を行ったという事実を、客観的な証拠として記録するために利用します。
・将来的に、より重い懲戒処分を検討せざるを得ない場合に、適切な手続きを踏んだことを示すために利用します。

■利用するメリット
・口頭での注意に比べ、問題の重要性が従業員に伝わりやすく、行動改善への意識が高まります。
・「受け取った・受け取っていない」といった後のトラブルを防ぎ、指導の事実を明確に証明できます。
・労務管理上のリスクヘッジとなり、適切な人事指導の一環として、企業の秩序維持につながります。

こちらはWordで作成した、本人受取欄がついた注意書のテンプレートです。無料でダウンロードできるので、自社従業員の改善指導にお役立ていただけると幸いです。