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照会状（取引上の疑問点や不明点などの問い合わせ用）
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「照会状」とは、商取引において生じる疑問や不明点などを解決するための公式文書です。この文書は、相手先に対して情報の確認を行い、双方の理解を深めるために利用されます。 質問状との共通点が多いのですが、照会状は特に、情報の突き合わせや明確化に焦点を当てています。業務上の不明点を事前に明らかにすることは、誤解やミスを未然に防ぐのに役立ちます。また、責任を明確にすることで、将来的な紛争や誤解を回避する手助けとなります。 こちらの「照会状（取引上の疑問点や不明点などの問い合わせ用）」は、無料でダウンロードできます。自社でお役立ていただけると幸いです。
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請求書の金額に誤りがあった場合、迅速に訂正を依頼するための「照会状」テンプレートです。誤りの指摘から原因推察、訂正依頼、送金条件の通知までを網羅した構成で、取引先との信頼関係を損なわずに対応できます。Word形式で編集可能です。 ■請求書誤算の照会状とは 請求額が契約条件や掛率と異なる場合に、訂正を依頼するためのビジネス文書です。誤りを放置すると支払い処理や経理業務に影響するため、早期対応が求められます。 ■テンプレートの利用シーン ＜請求金額が契約掛率と異なる場合＞ 旧掛率・旧条件のまま請求されたケースで、正しい取引条件を再確認して訂正を要請します。 ＜請求書・仕切書・契約書の内容に差異がある場合＞ 単価・値引率・割戻しなどに関する誤記や誤計算を是正するための照会連絡として。 ＜支払処理前に誤請求を防ぎたい場合＞ 支払期日前に再確認を求め、正しい金額で安全に送金処理を行うために使用します。 ■利用・作成時のポイント ＜差額・理由を簡潔に明示＞ 請求書と仕切書との差額を「○○円の超過」と具体的に示し、確認事項を明確にします。 ＜相手の立場に配慮した表現を用いる＞ 「誤請求」「間違い」などと断定せず、「推察申し上げます」と柔らかく指摘しましょう。 ＜支払手続きの条件を明確に説明＞ 「訂正確認後に送金する」旨を明記し、経理上の処理方針を共有します。 ■テンプレートの利用メリット ＜取引先への負担を最小限に訂正依頼できる＞ 原因の推測を添えることで、再調査の手間を減らし即応に繋がります。 ＜支払遅延・誤入金の防止＞ 確認後に支払う旨を明確化しておくことで、誤った支払処理や監査上のリスクを回避できます。 ＜経理・財務部門の事務効率向上＞ 不突合処理の流れを文書記録として残すことで、将来的な確認業務をスムーズに進められます。
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