特定個人情報問合せ・苦情・相談受付票

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特定個人情報（個人番号（マイナンバー）含む）に関し、問い合わせや苦情等を受けた際にその内容を記録しておく書式です。

カテゴリー: 労務管理・社会保険 > マイナンバー（個人番号）

更新日: 2015.10.16

登録日: 2015.10.16

作者: 浅野友晴

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特定個人情報取扱規程

事業所における特定個人情報の取扱い（個人番号（マイナンバー）含む）に関する規程です。特定個人情報の利用目的、利用範囲、取扱責任部署（者）、保管方法、保管期間などを定めています。

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マイナンバー提出用紙

従業員用のマイナンバー提出書類です。用紙左側に余白を設けておりますので、そのまま穴をあけてファイリングすることも可能です。

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マイナンバー提供書

従業員に個人番号（マイナンバー）を求める際の書式です。両面印刷で使用するように作成してありますが，ご自由に変更しお使いください。

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従業員や関係者に対してマイナンバーの提出を依頼し、法令に基づく各種手続きを円滑に進めるための「マイナンバー提出依頼書」です。提出目的や利用範囲、本人確認方法、提出方法などをわかりやすく整理できる構成となっており、相手に安心感を与えながらスムーズな回収を目指せます。 ■マイナンバー提出依頼書とは企業が従業員や関係者に対して個人番号（マイナンバー）の提供を依頼する際に使用する文書です。税務や社会保険などの手続きに必要な個人番号を適切に取得・管理するため、利用目的や取扱い方法を明示し、協力をお願いする役割を担います。 ■テンプレートの利用シーン＜従業員へのマイナンバー提出依頼に＞給与・社会保険手続きに必要な個人番号の提出を依頼する際に活用できます。＜新入社員や扶養家族情報の収集に＞入社時や扶養追加時など、必要なタイミングでの案内文として利用できます。 ■作成・利用時のポイント＜利用目的を明確に記載＞源泉徴収や社会保険手続きなど、具体的な利用範囲を示すことで相手の理解を得やすくなります。＜本人確認方法を明示＞番号確認と身元確認の手順を記載し、適切な手続きであることを伝えましょう。＜情報管理体制を丁寧に説明＞安全管理措置や廃棄方法について触れることで、安心して提出してもらいやすくなります。 ■テンプレートの利用メリット＜例文付きで簡単に作成＞例文を参考に内容を調整するだけで、スムーズに文書を作成できます。＜Word形式で柔軟に編集可能＞自社の運用ルールや表現に合わせてカスタマイズしやすい点が特徴です。 ※本テンプレートは、マイナンバー（個人番号）に関する一般的な書式例を紹介するものであり、特定の企業や事案に対する法的助言を目的としたものではありません。実際の運用にあたっては、最新の法令・ガイドラインおよび自社の社内規程等を確認のうえ、自社の実情に合わせて内容を適宜修正・補完してご利用ください。

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