(19ページ目)「案内」に該当する（儀礼文書内）書式テンプレート・フォーマットのダウンロード

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会社説明会の案内

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見本市の案内

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コンテスト表彰式の案内

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特売会の案内

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セールの案内

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講演会の案内

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セミナー開催の案内

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投資家向け会社説明会の案内

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展示会開催の案内

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新商品発表会の案内

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請求書送付のご案内

概要がわかるように、内容、支払日、ご請求番号なども明記したほうが良いです。そのほうがあとで検索をしやすくなります。

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請求書送付のご案内(メール添付)

請求書を添付する場合は添付していることがわかるように本文に「添付しました」「ファイル名:〇〇」のように記したほうが良いでしょう。またファイルを開かなくても添付ファイルの概要がわかるように、内容、支払日、ご請求番号なども明記したほうが良いです。そのほうがあとで検索をしやすくなります。

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出荷のご案内

何をいくつ出荷したのかがわかるように明記しましょう。また到着までにどれくらい時間がかかるもや、現在地をお客様が調べることが多い場合は、伝票番号や商品の現在地が調べられる運送会社のウェブサイトのURLを記載するとなお丁寧です。

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相手からの返信がほしい場合には、返信が必要な用件だとわかってもらえるような件名(例:「○/○までにご返信願います」)をつけるようにしましょう。また、説明会に参加したくなるような、商品アピールをひとこと、追記すると良いでしょう。なお、参加をしたくてもできない、という人のためのフォロー(例:「追って資料を郵送します」等)を記載すると、相手に安心感を与えますし、継続的に商品のアプローチをすることができます。

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セミナー開催のご案内

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セミナー開催のご案内

セミナーの開催を知らせる場合は、遅くても2～3週間前には送りたいものです。もし急な連絡になる場合は、なぜ急な連絡になったのか、そしてなぜ参加をして欲しいのかを丁寧に記しましょう。また、どのように申し込んでいいのかがわからないと混乱を招くことになります。メールの返信をしてほしいのか、ウェブサイトから申し込んで欲しいのか、また締切りがある場合はそれも明記すべきでしょう。

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新年会のご案内

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新年会のご案内

社内での案内の場合には、ねぎらいのことばを入れたり、社風によってはくだけた表現をするなどして新年会を盛り上げるような「前フリ」をしてみましょう。社外に送る際には、相手が負担なく、出欠の返事を送りやすいように、出欠欄を設けたり、ぜひお越しいただきたいという気持ちを伝えるようにしましょう。

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○月×日の場所のご案内

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○月×日の場所のご案内

まずは、メールの情報を見逃さないように、大事な案内の前後に罫線を引いて、視認性を高めます。次に、地図を見なくても、メールの文字情報のみで大まかな場所をインプットしてもらえるようメール内に最寄り駅の情報も入れると、丁寧な印象になります。また、荷物等があるなど、車での交通手段が考えられる場合には駐車場の情報も入れるとなおいいですね。第一印象は、会う前の1通のメールから始まっています。見やすく分かりやすいメールを送るよう心がけましょう。

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