マイナンバー取得記録簿（管理台帳）・横【見本付き】

従業員本人・配偶者・扶養家族などのマイナンバーについて、取得から利用・保管・廃棄までの履歴を記録できる管理台帳です。社員番号・部署・取得目的・保管期間・廃棄日などの項目を横型レイアウトで一覧管理でき、複数名分の情報をまとめて把握しやすい構成です。

■マイナンバー取得記録簿（管理台帳）とは
企業が取得した個人番号について、誰の情報を、何の目的で、いつ取得し、いつまで保管し、いつ廃棄したかを記録・管理するための書式です。番号法および個人情報保護法では、マイナンバーの利用目的を社会保障・税・災害対策等の法令で認められた事務に限定し、適切な安全管理措置を講じることが求められています。アクセス権限者・取得目的・保管期間・廃棄日などを台帳として残すことで、管理状況を社内外に説明しやすくなります。

■テンプレートの利用シーン
＜従業員・扶養家族のマイナンバーをまとめて管理したい場合＞
入社手続きや年末調整時のマイナンバー収集記録として使用できます。
＜税務・社会保険・雇用保険手続の管理＞
取得目的コードと保管期間を整理し、利用範囲を明確にしたい場面で活用できます。
＜内部監査・管理体制の見直し時＞
アクセス権限者や廃棄責任者を明示し、管理状況を一覧で確認できます。

■作成・利用時のポイント
＜取得目的コードと保管期間を紐づける＞
税・社・雇などの区分を明確にし、手続きごとの法定保存期間に沿って管理します。
＜破棄予定日を設定＞
保存期間満了後に速やかに廃棄できるよう、日付管理を徹底します。
＜Excelの並び替え・フィルター機能を活用＞
部署別・取得目的別などに抽出することで、日常管理の効率が向上します。

■テンプレートの利用メリット
＜横型レイアウトで大量データを管理しやすい＞
複数名分の情報を一画面で確認でき、更新作業もスムーズです。
＜Excel形式で集計・検索が簡単＞
並び替えやフィルター機能を活用し、管理工数を削減できます。
＜見本付きで導入しやすい＞
記載例を参考にしながら、スムーズに導入できます。

※最新の番号法・個人情報保護法および関連ガイドラインの改正内容を確認のうえ、自社の規程や実務に合わせて適宜カスタマイズしてご利用ください。