修理依頼書・Excel

機器や設備の不具合を修理業者へ依頼するとき、依頼者の連絡先と故障の状況を1枚にまとめて渡せる「修理依頼書」のテンプレートです。ふりがな・名前・依頼者所属・電話番号・依頼者住所に加え、依頼者住所と異なる場合の修理品のお届け先、商品ご購入日・商品ご購入店の欄を用意しています。修理内容は商品名・商品の状態・ご依頼内容・その他に分けて書けるので、口頭では伝わりにくい症状も文章で残せます。Excel形式で項目を編集でき、無料で何度でも使えます。

■修理依頼書とは
故障や不具合が起きた機器・設備について、依頼者の情報と修理してほしい内容を業者へ伝えるために作成する文書です。書面に残さず口頭だけで頼むと、症状の受け取り方や修理範囲の食い違いが後から問題になることがあります。

■テンプレートの利用シーン
・購入した機器が動かなくなり、購入店やメーカーへ修理を申し込むとき
・社内の備品や設備の不具合を、総務・管理部門が業者へ取り次ぐとき
・修理品を発送する際に、現品へ同梱する依頼書として使うとき
・複数の依頼を受け付ける総務担当者が、承認印と確認印を押して受付記録に残すとき

■利用・作成時のポイント
・商品の状態は、いつから・どのようなときに起きるかまで書きます。
・商品ご購入日と商品ご購入店は、保証の確認に使われるので控えを見て記入しましょう。
・お届け先が依頼者住所と違うときだけ、修理品のお届け先の欄を埋めます。
・承認印と確認印の欄は、社内で受付の記録を残す用途に使えます。
・依頼日の欄を空けたままにせず記入し、修理期間の目安を数えられるようにします。

■テンプレートの利用メリット
＜認識違いによる手戻りの抑制＞
商品の状態と依頼内容を分けて記載でき、修理範囲の行き違いを減らせます。
＜自社の運用に合わせて調整＞
Excel形式で行や項目を足せ、取り扱う商品に応じた記入欄に変えられます。
＜作成コストをかけずに導入＞
依頼に必要な欄がそろっており、無料で受付様式を用意できます。