立替金支払依頼書【例文付き】

取引先へ商品を発送した際に発生した送料や手数料などの立替分について、相手方へ請求書を送付し支払いを依頼する際に使う「立替金支払依頼書」テンプレートです。本テンプレートには、送付先の会社名・部署名・担当者名を記載する宛名欄、立替が発生した経緯を説明する本文、同封する請求書の通数を記載する欄が含まれています。Word形式の文書のため、宛先や本文は取引の内容に合わせて自由に書き換えられます。

■立替金支払依頼書とは
自社が取引先に代わって立て替えた送料や手数料などの諸経費について、その精算を依頼するための文書です。請求書を同封し、立替が発生した理由と支払いのお願いを丁寧な文面で伝える役割があります。

■テンプレートの利用シーン
・商品発送時にかかった送料や手数料を取引先に立て替えて支払ったとき
・立替分の請求書を同封し、支払いを依頼する文面を送りたいとき
・取引先との関係を保ちながら、丁寧に支払いを催促したいとき

■利用・作成時のポイント
・立替が発生した経緯を明記する
相手方が内容を確認しやすいよう、いつ、どの商品に関する立替なのかを本文に記載します。
・同封書類の内容と通数を記載する
請求書など同封する書類の種類と通数を明記し、確認漏れを防ぎます。
・丁寧な文面を保つ
取引先との今後の関係を考慮し、拝啓・敬具などの形式を保った丁重な文面にします。

■テンプレートの利用メリット
＜催促業務の負担を軽減＞
立替の経緯や請求内容を伝える文面が含まれているため、担当者が文面を一から考える負担を軽減します。