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納品書の書き方~正しい書き方解説~

納品書は、受注を受けた後その商品を納品する際、商品と一緒に同封する書類のことです。

納品書は、受注を受けた後、その商品を納品する際に商品と一緒に同封する書類のことです。記載事項は、発注書と同じことが一般的です。納品書があることで数量ミスや異なる商品を納品するミスを防ぐことができます。ここでは納品書の目的から書き方、納品書と請求書、受領書の関係について説明します。

納品書の基礎知識

納品書は、取引先に商品を納品したことを示す文書のことです。いつ、誰が、どこに、何を納品したかの確認になります。通常、納品書と受領書がセットになって、商品と一緒に同封されて取引先に送られます。会計上、納品した日が売上の日になります。これを売上計上と言います。

納品書と請求書、受領書の関係

取引先は、商品を受領したことを示す文書として、商品と一緒に送られた納品書と受領書のうち、「受領書」に「受領印(受領日、○月○日が記してあります)」を押して、納品元に返送します。その都度、返送したり、ある程度まとめて返送したり、取引先によって異なります。会社であれば、この辺のところも事前に決定していることがほとんどです。請求書は、取引先と交わした「購買基本契約書」に記載された条件に従い、締め日までに納品した分をまとめて請求書として取引先に送付します。

納品書の保管期間

納品書に関して、税法は7年、会社法では10年の保管義務があります。税法も会社法も事業を営む以上、遵守しなければならない法律ですのでこの年数は納品書を保管する必要があります。会社によっては、「文書管理規定」があり、これらの法律に対応するよう決めてあるところがあります。

納品書に必要な項目と書き方

納品書に記入する項目は、宛先、納品番号、発行日、書類発行者(会社名、部門名、担当者)、会社印、担当者印、部門長印が押されていることが多いです。その他、明細欄には商品名、単価、数量、合計金額(税込み)です。取引先の項目には納品場所まで詳細に記載されている場合もあります。形式は以上の記載事項さえ、記載されていれば、比較的自由です。わかりやすい、見やすいものがよいでしょう。

納品書の大切さ

納品書は、領収書と比べると軽視されがちです。しかし、発注いただいたものが正確に取引先の手元に届いたかという確認になり、しっかりと発行しておくことでトラブルを予防することが出来ます。また、納品書の数が増えていくことによって取引先との取引が見える化でき、信頼関係の構築となっていきます。

投稿日:
2016/01/28
更新日:
2017/04/20

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