納品書|テンプレートのダウンロードと書き方は書式の王様

納品書の書き方(サンプル・見本テンプレート付)

納品書は、受注を受けた後、その商品を納品する際商品と一緒に同封する書類のことです。

納品書は、注文を受けた後、その商品を納品する際に商品と一緒に同封する書類です。納品書には、取引内容(品名、数量など)、取引金額を記載することが義務付けられているため、数量や異なる商品を納品してしまうミスを防ぐことができます。ここでは納品書の基礎知識と書き方、納品書と受領書、請求書の関係を説明します。ご紹介する人気のテンプレートもダウンロードしてみてください。

納品書の書式テンプレート

納品書の基礎知識

納品書は、取引先に商品を納品したことを示す書類です。いつ、誰が、どこに、何をどれだけ納品したかの証明になります。商品やサービスを提供する際に発行されますが、発行の義務があるわけではない点が領収書などは異なります。

納品書の書式テンプレート

納品書に必要な項目(書類作成者・取引年月日の日付・取引内容・取引金額・宛先)

全て税法で定められている項目ですので、必ず入れてください。その他、納品場所や支払い条件が記載されることもあります。取引先で受け取った商品を確認する文書でもあるため、見やすく、わかりやすいことを意識するとよいでしょう。

通し
番号
項目 書き方
書類作成者の
氏名または名称
書類作成者の氏名または名称(企業名など)を、住所や連絡先とともに記載します
取引年月日 取引の発生した日を記載します。「発行日」とする場合もあります
取引内容 商品であれば品名、数量、単価、金額など、サービスやシステムであればセット数や概要など、取引内容がわかる明細を記載します
取引金額:税込み 請求予定の金額を税込みで記載します。消費税額や非課税分は明細でわかるようにしておくと親切です
宛先 書類を受け取る事業者の氏名または名称(会社名など)を、部署名、担当者名を住所と共に記載します。法人名や部署名の場合、「様」ではなく、「御中」にします

分かりやすい納品書の書き方・図解
納品書03

納品書の保管期間

先述の通り発行は義務ではありませんが、発行された納品書は税法で7年、会社法では10年の保管義務があります。受け取った場合には、指定された年数は保管しなければなりません。

納品書と請求書、受領書の関係

多くの場合、納品書と受領書をセットにして商品に同封して取引先に送ります。取引先は納品書で商品を確認して、間違いがなければ受領書に確認印を押して返送します。
定期的な取引の場合は、継続的な取引を行う前に契約条件を定めるための「購買基本契約書」などを事前に発行します。これらに記載された条件に従って、毎月の締め日までに納品した分を集計した請求書を取引先に送付します。単発の取引の場合には、納品書兼請求書として発行したり、先に決済を済ませて納品書兼領収書としたりすることがあります。
なお、令和元年10月1日以降、軽減税率が適用される取引における請求書は、軽減税率8%と10%の取引に対して明確に区分して記載を行う必要がありますので、納品書においても、それに準じた形式で書式を作成すると良いでしょう。
また、請求書では、納品した日を会計上の売上日にします。これを売上計上といいます。

請求書の書き方とおさえておくべきポイントの解説
受領書の書き方(サンプル・見本テンプレート付)

納品書の書式テンプレート

納品書の大切さ

納品書は発行義務がないこともあり、領収書などと比べると軽視されがちです。しかし、発注されたたものが正確に取引先の手元に届いたかという証明になるので、発行しておけばトラブルを予防することも出来ます。

知っていると役立つ!納品書Q&A

納品書のQ&Aをまとめました。

納品書に発行義務はある?

請求書が発行に関して法的義務があるのに対し、納品書は発行しなかった場合でも法的に問題はありません。しかし、取引先に信頼感を与えるという観点から、発行することが一般的となっています。また、納品書は資産(納品物)の所有権移転に関する法的証拠として扱われるため、会計処理だけでなく納品に関する取引先トラブルの際にも重要な書類です。

納品書の発行タイミングは?

商品出荷と同時に納品書を発行するのが一般的です。商品と納品書を同時に送付することで、納品内容に誤りがないかを取引先に確認してもらうためです。また、納品後に入金してもらう場合は「請求書兼納品書」として、入金後に納品する場合は「領収書兼納品書」として送付する場合もあります。

納品から請求までの一般的な流れは?

納品後に請求を実施する場合、納品物を受け取った購入者は、納品物と納品書を精査して内容不備や認識違い等がないことを確認します。問題ないことが確認できたのち、受領書に記載・押印して返送します。納品者は受領書を受け取ったのちに、購入者に対して請求書を発行します。以上が一般的な請求までの流れですが、現在は受領書が使用されていない取引も多いほか、請求のタイミングについても取引先に応じて柔軟に対応するケースが多くなっています。

納品書を商品と送る際の注意点は?

納品書は領収書や契約書などと同様な「信書」に該当するため、ゆうメール・ゆうパックや宅配便での送付に制限があります。納品書を荷物に付随させて送付することは許可されている一方、信書のみを単独で送付することは法律違反に当たります。納品物と納品書を同時に送付する際は、法律違反にならないよう「荷物が主・納品物が従」の関係性を意識する必要があります。納品書のみを送付する場合は、日本郵便の定型郵便や民間の信書便などを利用しましょう。

納品書のテンプレート

書式の王様では、様々な書式・ファイル形式の納品書テンプレート見本を検索し、ダウンロードすることができます。
印刷して手書きして使うこともできますし、Excelであれば入力してから印刷することも可能です。

納品書の書式テンプレート

Excelの納品書

Excelを使用して作成することができる納品書です。数量や単価、単位、概要などが記載できます。

納品書・請求書001
納品書・請求書001

納品書兼請求書

納品と同時に請求を行う際に便利なテンプレートで、編集することで納品書のみの作成も可能です。別シートで商品と取引先を管理することができます。

納品書兼請求書
納品書兼請求書

受領書付き納品書

納品書・納品書控え・受領書がセットになっており、すっきり見やすいデザインになっています。取引先に受領書を送付してもらう場合に便利なテンプレートです。

納品書・受領書
納品書・受領書

納品書兼作業完了報告書

完了報告書を取引先が求める場合に活用できるテンプレートです。作業内容を納品物として詳細に記載できるスペースが設けられています。

納品書兼作業完了報告書
納品書兼作業完了報告書

英語の納品書

英文で記載された納品書です。Excelの2シート目に日本語訳がつけられているため安心して使用することができます。

【英文】納品書 (Delivery Note)
【英文】納品書 (Delivery Note)

納品書の書式テンプレート

監修元
販売管理ソフトの「SmileWorks」

投稿日:
2016/01/28
更新日:
2019/09/10

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