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納品書の書き方~正しい書き方解説~

納品書は、受注を受けた後、その商品を納品する際商品と一緒に同封する書類のことです。

納品書は、注文を受けた後、その商品を納品する際に商品と一緒に同封する書類です。納品書には、取引内容(品名、数量など)、取引金額を記載することが義務付けられているため、数量や異なる商品を納品するミスを防ぐことができます。ここでは納品書の基礎知識と書き方、納品書と受領書、請求書の関係を説明します。ご紹介する人気のテンプレートもダウンロードしてみてください。

納品書の基礎知識

納品書は、取引先に商品を納品したことを示す書類です。いつ、誰が、どこに、何をどれだけ納品したかの証明になります。商品やサービスを提供する際に発行されますが、発行の義務があるわけではない点が、領収書などは異なります。

納品書に必要な項目と書き方

全て税法で定められている項目ですので、必ず入れてください。その他、納品場所や支払い条件が記載されることもあります。取引先で、受け取った商品を確認するものでもあるため、見やすく、わかりやすいことを意識するとよいでしょう。

通し
番号
項目 書き方
書類作成者の
氏名または名称
書類作成者の氏名または名称(企業名など)を、住所や連絡先とともに記載します
取引年月日 取引の発生した日を記載します。「発行日」とする場合もあります
取引内容 商品であれば品名、数量、単価、金額など、サービスやシステムであればセット数や概要など、取引内容がわかる明細を記載します
取引金額:税込み 請求予定の金額を税込みで記載します。消費税額や非課税分は明細でわかるようにしておくと親切です
宛先 書類を受け取る事業者の氏名または名称(会社名など)を、部署名、担当者名を住所と共に記載します。法人名や部署名の場合、「様」ではなく、「御中」にします

分かりやすい納品書の書き方・図解
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納品書の保管期間

先述の通り、発行は義務ではありませんが、発行された納品書は税法で7年、会社法では10年の保管義務があります。受け取った場合には、指定された年数は保管しなければなりません。

納品書と請求書、受領書の関係

多くの場合、納品書と受領書をセットにして、商品に同封して取引先に送ります。取引先は納品書で商品を確認して、間違いがなければ受領書に確認印を押して返送します。
定期的な取引先であれば、「購買基本契約書」などに記載された条件に従い、毎月の締め日までに納品した分を集計した請求書を取引先に送付します。単発の取引の場合には、納品書兼請求書として発行したり、先に決済を済ませて納品書兼領収書としたりすることがあります。
また、請求書では、納品した日を会計上の売上日にします。これを売上計上といいます。

納品書の大切さ

納品書は、発行義務がないこともあり、領収書などと比べると軽視されがちです。しかし、発注いただいたものが正確に取引先の手元に届いたかという証明になるので、発行しておけば、トラブルを予防することも出来ます。

投稿日:
2016/01/28
更新日:
2017/10/23

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