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請求書の書き方と送り方

請求書は、主に顧客へ金銭などの支払いを請求するときに発行される文書です。いつまでにいくら支払ってくださいと相手側に確認をするための文書でもあります。そのため、発行を忘れずに、そして記載ミスをしないことが大切です。記載ミスなどをしてしまうと、修正などに時間が取られ、期日までに支払いがされないこともあります。そうならないためにも、二重チェックを欠かさないようにしましょう。ここでは代表的な請求書の一覧と書き方、郵送方法についてまとめました。


請求書の基礎知識

請求書とは、顧客に金銭などの支払いを要求する文書のことです。法人など多くの取引先にとっては、債務が発生した日付や金額、項目などを確認して支払処理を行うために必要な文書です。そのため、請求書を発行する前に、取引先の要望を確認し、それに合った形式で作成することが大切です。紙のサイズは、取引先のファイルする際の便宜を考えA4が良いでしょう。

請求書003 シンプルな請求書

請求書に必要な項目と書き方

宛先の書き方として、会社名+部署名の後には様ではなく、御中です。様は個人名の後に付けるのが一般的です。担当者の方がいれば使用しましょう。

項目 書き方
日付と番号 請求書の作成日と番号
宛名 法人宛てであれば会社名の後に御中
法人の特定部署宛てであれば、その部署名の後に御中
法人の特定部署の個人宛てであれば、役職名、個人名の後に様
タイトル 何年何月〆分と明記する
明細 商品などであれば納入日、納品書番号、数量、単価、金額など
サービスなどであれば稼働日、稼働時間、単価、金額など
消費税 円未満の四捨五入、切上げ、切捨ては自由ですが、全ての請求先に対して毎月同じ取扱いが必要です
繰越金額 前月以前の請求書で支払われていない金額
請求金額 明細金額合計と消費税と繰越金額の合計金額
支払期日 契約に従う支払日が金融機関の非営業日の場合注意が必要
振込手数料 支払者負担という旨記載しておくと良いでしょう
10 振込口座情報 金融機関名、支店名、口座種類、口座番号、口座名義
金融機関コード、支店コードを付記すると良いでしょう
11 発行者 住所、会社名、代表者名、代表印
12 連絡先 問合せ部署、担当者、連絡先電話・FAX番号

>請求書003(シンプルな請求書)

請求書の封筒の書き方と郵送方法

請求書の郵送するときは、封筒に「請求書在中」と記載することで社内の担当者へスムーズに伝達されます。封筒の宛名は、相手先が法人であれば経理部御中とか支払いを行う部署名とすると支払いが遅延なく行われるでしょう。非常に重要な請求書であれば書留にしますが、通常は普通郵便で郵送します。

請求書の送付状はどうすればいい?

送付状は「請求書をお届けします」という内容なので、必ず必要と言うものではありません。送付状が付いていれば丁寧な会社だなという印象を与えられるでしょう。

投稿日:
2016/01/27
更新日:
2017/02/13

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