請求書|テンプレートのダウンロードと書き方は書式の王様

請求書の書き方とおさえておくべきポイントの解説

請求書は、顧客へ金銭などの支払いを請求するときに発行する文書です。特定の受取人(顧客)に対して、いつまでにいくら支払ってくださいという意思を表示するための文書で、信書として扱われます。 お金に関わることなので、期日までに忘れずに発行し、記載内容を間違えないことが大切です。記載ミスなどがあると、確認や修正に時間がとられ、期日までに支払いが完了しないこともあります。そうならないためにも、ダブルチェックを欠かさないようにしましょう。ここでは代表的な請求書の書き方・印刷サイズ・送付方法など、おさえておくべきポイントをまとめました。

お金に関わることなので、期日までに忘れずに発行し、記載内容を間違えないことが大切です。記載ミスなどがあると、確認や修正に時間がとられ、期日までに支払いが完了しないこともあります。そうならないためにも、ダブルチェックを欠かさないようにしましょう。ここでは代表的な請求書の書き方、印刷サイズ、送付方法などおさえておくべきポイントをまとめました。

請求書の基礎知識

請求書とは、顧客に金銭などの支払いを要求する文書のことです。顧客(法人なの取引先)にとっては、債務が発生した日付や金額、内容などを確認し、支払処理を行うために必要な文書です。

請求書に必要な項目と書き方

ここからは、請求書作成に記載する項目と書き方について、1つ1つ紹介します。新規に取引を開始するときには、契約書に支払期日などを記載する場合もありますが、契約書を交わさない場合でも、支払い条件は事前に確認しておくとよいでしょう。
基本的な請求書

通し
番号
項目 書き方
タイトル 請求書であることがわかるように記載します
宛先 請求先の事業者の名称(会社名など)、部署名、担当者名を住所と共に記載します。法人名や部署名の場合は「御中」、担当者など個人名の場合は「様」にします
請求書番号 番号は任意ですが、付けておくと問合せなどにもスムーズに対応でき、管理がしやくすくなります
つけ方の例:「通し番号」、「請求年月+通し番号」など
請求日 請求書を作成した日ではなく、請求先の締め日に合わせます
事前に取引先へ確認しておきましょう
支払期日 支払い期限を記載します
請求日の翌月末のところが多いですが、契約書などがある場合はそれに従います
請求元 自社の住所、会社名、代表者名を記載し、代表印(角印)を押印します
請求金額 請求する合計金額を税込みで記載します。
明細 商品などであれば納入日、納品書番号、数量、単価、金額など
サービスなどであれば稼働日、稼働時間、単価、金額などを、取引年月日と共に記載します
※単価は税抜き金額を記載するのが一般的です
消費税 円未満の四捨五入、切上げ、切捨ては自由ですが、全ての請求先に対して毎月同じ取扱いが必要です
振込先 振込先口座(金融機関)の情報を記載します
備考 定型では「振込手数料を負担していただきたい」旨を記載します
その他、経理的な連絡事項がある場合などに使います

一から請求書を作成するのは大変だと思いますので、テンプレートを利用すると簡単に作成できます。上記サンプルの請求書テンプレートは、こちらから無料でダウンロードできます。
>請求書テンプレート一覧

個人事業主(フリーランス)の請求書/気を付けておきたいこと

個人事業主は、法人と取引する場合、報酬や区分によって源泉徴収額を差し引きして振り込まれる場合があります。源泉徴収の対象となる報酬や料金区分がありますので、気を付けましょう。 また取引先によっては、個人事業主に対して源泉徴収額を差し引きするかどうか異なります。事前に取引先に確認をするようにしましょう。

請求書はどの大きさに印刷すればよい?手書きでもいいの?

請求書は、所得税法や法人税法で、一定期間保存しておくことが義務付けられています。取引先が保管することを考慮して、A4サイズで印刷するのが一般的です。また、手書きでも問題はありません。

請求書の封筒の書き方と発送方法

請求書は封筒に「請求書在中」と記載して、相手先が法人であれば、宛名を経理部御中などとし、支払い担当を行う部署名とするとよいでしょう。それにより、請求書が支払担当にスムーズに渡り、支払遅延なども少なくなるでしょう。

発送方法についてですが、通常は、普通郵便で発送します。急ぐ場合には、速達やレターパックを利用します。また請求書は「信書」に該当するため、宅配便やメール便サービスでは送ってはいけないことになっていますので注意しましょう。最近では電子メールに請求書を添付するケースも増えています。その場合には、請求書の内容を変更できないようPDFにして送るようにしましょう。

詳しい封筒の書き方はこちらをご覧ください。

請求書の送付状はどうすればいい?

送付状は「請求書をお届けします」という内容なので、必ず必要というものではありません。送付状が付いていれば丁寧な会社だなという印象を与えられるでしょう。
送付状にも正式な書き方はありませんので、送付状を書く場合は、挨拶文と送付物である請求書を送る旨を、簡潔に書きます。

まとめ

請求書の書き方についてご説明しました。事業には必ず必要になってくる請求書ですが、意外と形がきっちりと決まっているものではないようです。テンプレートの形や、ご自身の事業内容にあわせて、是非最適なものを見つけてくださいね。

投稿日:
2016/01/27
更新日:
2018/10/02

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