ワークスケジュール表をつくる

「週間スケジュール表」が１週間の個人の予定を書き込むツールだったのに対して、「ワークスケジュール表」は１か月単位で特定の部署のスケジュールを管理するためのツールです。
個人の１か月の予定は、「週間スケジュール表」の内容を管理ソフトに入力することで機能的に活用することができますが、部署のスケジュールを管理していくためには、このようなシートを活用するのが適当です。
まず、全社（全店）のスケジュール、部署（売場）のスケジュールを書き込みます。ここから、そのスケジュールを遂行するために必要な人員、時間数を割り出していきます。
このシートは、特に販売職や製造職などの現場を管理する際に有効活用できます。

次に、その部署の人員のシフトを組んでいきます。シートの中ほどに「氏名」の欄がありますが、ここにその部署のメンバーを書き込んでいきます。この例では３人となっていますが、それを超える場合は自由に欄を追加していき、所属の人数全員を記載します。
１日〜３１日の欄には、その人が携わるシフトの種類を記入します。例えば、シフトの種類が早番（Ａ）、通常勤（Ｂ）、遅番（Ｃ）の３種類であり、早番と通常勤に勤務する場合は、「Ａ、Ｂ」と書きます。シフトは１日２種類まで記載できます。
このシートを用いて、営業日ごとに必要な人員が確保されているか、特定の人に業務が集中することはないかをチェックすることができます。

「氏名」欄の下の「時間外」欄には、各日ごとの時間外勤務の予定時間とその事由、予定人数を記入します。例えば、５月１日に必要と見込まれる時間外勤務が１０時間だとすると、予定時間は「１０時間」、予定人数にはそれに必要な人数を入れます。逆に、その日にシフト外で稼働が必要だと見込まれる人数が３人だとすると、予定時間は３人の時間外勤務の合計時間となります。
この欄の意義は、前もって時間外勤務の予定時間を把握し、会社が管理できる点にあります。あらかじめ部署の繁忙期とその程度を予測するにより、１か月あるいは１年単位の変形労働時間制を導入することで、一定の時間外勤務とそれに見合った残業代を削減することができます。