週間スケジュールを立てる

スケジュールは、１週間単位で組み立てるのが基本です。月曜日の業務を開始するまでには、１週間の予定がすべてシートに整理されているのでなければいけません。これは頭の中に描くのではなく、いつでも見ることができる形で記入されていることに意味があります。
注意点は、まず思いつくままに予定を書き込むこと。こんな小さなものはと思うものでも、最初はすべて入れ込んでいきます。そして、１週間の全体像をつかむようにします。各日のAMとPMを埋めていって、枠がいっぱいになる日には特に注目します。
次に、緊急度と重要度の視点から、優先順位をつけます。混んでいるようでもそうでもなく、空いているようでも忙しい日が見えてきます。

スケジュールシートは、印刷したものを毎日持ち歩くようにします。これはA4用紙に印刷してもかまいませんし、手帳の中にシートをつくってもかまいません。モバイルや携帯でスケジュールを管理している人も、手書きのシートを併用するようにします。
営業や出張などで外出しているときも常に携行することで、新たなスケジュールが入ったときにはすぐに記入することができます。アポや会議だけでなく、調整や準備を要する案件が発生したときには、その内容とボリュームも書き込んでいくのがポイントです。
移動中の車中などでもこのシートを常に見て、手作業で修正することを心がけることで、常にスケジュールの全体像をつかむ習慣ができてきます。

そうはいっても、スケジュール管理ソフトを使いたいという人は多いと思います。保存機能や検索機能、拡張性はデジタルツールに勝るものはありませんので、もちろん最終的には積極的に活用すべきです。
おすすめなのは、日中はスケジュール管理ソフトの画面を印刷して手書き用シートとして活用し、一定の頻度で手書きした内容をＰＣに入力するという方法です。入力するタイミングは、毎朝あるいは毎夕といったルールを決めるとよいでしょう。
社内や出張先などでは管理ソフトを使って、数週間から数か月を見渡して今後の戦略を考えます。手書きでスケジュール管理をする便利さと、スケジュール管理ソフトの拡張性を併用することができるわけです。