お詫び状|テンプレートのダウンロードと書き方は書式の王様

お詫び状の例文と書き方

先方に納品した商品やサービスに不備やクレームが発生した、もしくは、事務処理や手続きなどでミスをした場合は、誠意を示すために、速やかにお詫び状を送ります。

先方に納品した商品やサービスに不備やクレームが発生した、もしくは、事務処理や手続きなどでミスをした場合は、誠意を示すために、速やかにお詫び状を送ります。落ち度を認めてお詫びし、今後の対処方法や再発防止策を伝えます。できれば、電話でお詫びの気持ちを伝え謝罪し、その後お詫び状を送るのがよいでしょう。さまざまなお詫び状に関するテンプレートや書き方についてご説明します。

お詫び状について

人を不快な気持ちにしたり、迷惑をかけたり、事業活動を滞らせたりした場合に、必ずしなければいけないのが「お詫び」です。例えば、納品の遅れやミス、サービスの不備、事務手続きのミスなどの企業からお客様へ対するミス、また返済遅れ、借用品紛失、出席を予定していた会合への突然の欠席など個人におけるミスなど、これらには「お詫び」が必要となります。お詫びには、謝罪や反省の意味があるものですが、お詫びの仕方によっては逆効果になることもあります。それだけに「お詫び」には細心の注意が必要です。
では、どうすればこちらの気持ちを伝えられるでしょう。どんな場合も書状を書く前に、電話でもいいので、ひと言「お詫びの言葉」と「状況解決への対策」を直接伝えるようにしましょう。その後、正式なお詫び状を書くようにすれば、こちらの誠意も伝わりやすくなります。「落ち着いてから」とか「今度会うから」というような態度では「お詫び」の真意が伝わりません。早めの対応を心がけましょう。

お詫び状の書き方

では、誠意の伝わるお詫び状はどう書けばいいのでしょう。ケースバイケースで構成は変化しますが、どのような場面でも心がけておきたいポイントを列記します。
・文頭の枕詞に「前略」は使いません。
・サービスの不備などのクレームに対処する場合や、工事や製作などが予定していた期日に間に合わなかった場合には、まず、ご来店いただいたことや、発注していただいたことに対する感謝の言葉と、原因と大まかな期間などを真摯な姿勢でつづります。
・突然の事故など、思いもしなかった事象へのお詫びは、はじめに謝罪をし、次に相手への気遣いを示す言葉を書きます。そのあとで、これからの対策に対して真摯に取り組む姿勢を伝えます。最後に「近日中に改めてお伺いして…」というように、来訪させてほしいというお願いも忘れずに書きましょう。
・借用したものを紛失した、返済金を返せなくなったというような場合は、原因と事実を正直に書くようにしましょう。
・書状の最後には、まずはお詫びの気持ちをお伝えしたくて、という気持ちを伝えることをお忘れなく。

お詫び状の文例

お詫び状でよく使われる文例を、状況別にリストアップしておきます。これらの言葉を組み合わせて活用してみてください。
【工期や納期の遅れ】
「○○のため予定しておりました工期が数日間伸びることになりました」
「当方の混乱で納期が○日ほど遅れることになってしまいました」
「原材料の入荷が遅れているため納期が遅れることになってしまいました」
【事故・紛失・破損・返済遅れなど】
「お身体の具合はいかがでしょう」
「このたびは…、まことに申し訳ありません。」
「ご不便をおかけして申し訳ありません」
「予定していた入金がなく、やむなくご返済が遅れてしまうことになりました」
【文頭・文末の枕詞】
「拝啓」、「急啓」
「取り急ぎ、ご連絡まで」
「敬具」

封筒の書き方

封筒に記載する宛名や差出人の書き方は、一般的なルールと変わりありませんが、ひとつ注意しておきたい点があります。それは「縦書き」にするということです。
お詫び状は改まった書状であるため、日本の伝統に従って縦書きにします。ただし、洋封筒を使う場合は、例外的に横書きでも構いません。
ちなみに封筒は、外袋に白無地の上質紙を使い、書状が見えないように内袋がついて二重になっているものを使用するのが原則です。書状が見えなければ厚手の白無地で代用しても構いません。
なお、封じ目には「〆」「封」「緘」などの文字を割印のように書きます。また、封は糊付けでとじます。

便箋の選び方と折り方

便箋は白無地を使います。薄い色合いであれば罫線の入ったものでも構いません。縦書きのほうが丁寧ですが、ビジネス上のお詫び状の場合は、横書きでも問題ありません。

では、書状の折り方について、順を追って説明します。

  1. 書き出しが、縦書きなら右上、横書きなら左上にくるように文面を表にして置く。
  2. 下から上に1/3折り上げる。
  3. 残りの1/3を上から下に折り重ねる。
  4. 「拝啓」などの書き出しが上、便箋の上端が右になるように封入する。(和服の前合わせと同じ。封筒の表から見れば左)

縦書きのお詫び状のフォーマットと書き方

日本語では、ビジネスシーンを除いて、改まった文書は縦書きが一般的です。改まった書状だけに失礼がないように気をつけたいところです。テンプレートなどを利用し、失礼のないお詫び状を書きましょう。
子供の不始末のお詫びの手紙02(友達にケガさせたことを詫びる)
>子供の不始末のお詫びの手紙02(友達にケガさせたことを詫びる)

横書きのお詫び状のフォーマットと書き方

ビジネスシーンにおいては、横書きが一般的となっていますので、フォーマットに関しても横書きを使用するとよいでしょう。例えば、納品後に商品に不良があった際は、営業担当の直接の謝罪とともにお詫び状が必要になります。文面は、まず謝罪をし、次に今後の対応について明記しましょう。最後に誠意として一筆添え、今後も取り引きさせていただきたいという旨を書きましょう。
商品不良の詫び状
>商品不良の詫び状

内定辞退する時のお詫び状とは

新卒や中途問わず、入社試験に合格すると内定通知が発行されます。複数社試験を受けても入社するのは1社ですので、入社する会社以外の内定を断る必要があります。その際に使用するのが内定辞退のお詫び状です。

送るタイミングについて

内定辞退のタイミングは、可能な限り早いタイミングで行いましょう。遅くとも2週間以内には、企業の採用担当者の手元に届くようにしましょう。入社の手続き等で忙しい場合は、ひとまず断りの電話を入れ、改めてお詫び状を送るといいでしょう。今後、仕事上の取引でその会社と関わることもあるかもしれません。そういった意味でも丁寧な対応を心がけましょう。

内定辞退のお詫び状フォーマットと書き方

内定辞退のお詫び状に関しては、内定を辞退する旨と、そのことに関する謝罪の気持ちを伝えるというだけのシンプルなものでいいでしょう。フォーマットを利用し、あまり考え込まず、早めに送付することを心がけましょう。


内定辞退のお詫び状例文
>内定辞退のお詫び状例文

クレーム・苦情に対するお詫び状について

ビジネス上のお詫び状のなかでも使用頻度の高いものは、クレームに対するものかもしれません。このタイプの書状では「クレーム内容」を、「改善するべき点への指摘」と置き換えて対応すると、前向きな姿勢を示すことができます。そのため、お詫びと同時に感謝の言葉を伝えることも重要です。
ビジネス文書として通用するスタイルでまとめるように心がけてください。

クレーム・苦情に対するお詫び状のフォーマットと書き方

クレーム処理のお詫び状は、問題をそれ以上大きくしないためにも、慎重な構成が必要になります。間違いや失礼のないお詫び状を作成するために、テンプレートを利用するとよいでしょう。
苦情へのお詫び
>苦情へのお詫び

まとめ
お詫び状は、迷惑をかけたことに対する「お詫び」と「反省」、そして「対処方法」などを簡潔に順序良く構成しなければいけない書状です。お詫びや反省を伝えるとともに、今後もいいお付き合いをさせていただきたいという気持ちを伝えることも大切です。

投稿日:
2016/05/23
更新日:
2016/05/23

他のお詫び状の書式テンプレート

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お詫び状に関連する書き方一覧

  • 【お礼状の書き方】

    お礼状は、感謝の気持ちを表わしたもので、タイミングが大切です。贈り物をいただいたり、お祝いをいただいたり、お世話になったりしたときは、できるだけその日のうちにお礼状を送るのがよいでしょう。電話でお礼の気持ちを伝えることもありますが、その後改めて手紙やはがきでお礼状を送るのがマナーです。お礼状には形式があるのでテンプレートを利用すると便利ですが、自分なりの言葉を付け加えると感謝の気持ちが伝わりやすくなります。

  • 【お詫び状の書き方】

    先方に納品した商品や提供したサービスに不備やクレームが発生した、もしくは、事務処理や手続きなどでミスをした場合は、誠意を示すために、速やかにお詫び状を送ります。まず、こちら側の落ち度を認め、お詫びします。そして今後の対処方法や再発防止策を伝えましょう。できれば、電話でお詫びの気持ちを伝えて謝罪し、その後またお詫び状を送るのがよいでしょう。お詫び状には、時候の挨拶は不要です。

  • 【推薦状の書き方】

    推薦状は、就職、昇格、昇進、製品PR、選挙の投票などの際、先方に人物や商品、サービスなどの優れている点を積極的に紹介し、推薦を依頼する場合に送るものです。推薦状に記載する内容は、人物や商品などの特徴や長所などのアピールポイントだけでなく、人柄や評判など、本人に面と向かって聞きにくい情報を記載するのもよいでしょう。

  • 【挨拶状の書き方】

    挨拶状は異動転勤だけでなく、お見舞いやお礼、年末年始、社名変更などさまざまなシーンで利用する書類です。簡単な書式ではありますが、マナーも大切な文書。書き方を例文を入れて解説します。

  • 【訃報の書き方】

    訃報とは、「誰が」「いつ」亡くなり、「いつ」「どこで」「誰が」通夜、葬儀を執り行うのかを正確に通知するものです。例えば、社長などが亡くなった場合、そのことを社外の人にも知らせる時には、訃報を利用します。いち早く訃報を伝えるため、ファックスを利用することが多くなりますが、通夜、葬儀場所の周辺地図も添付するとよいでしょう。

  • 【招待状の書き方】

    招待状は、パーティー、懇親会、祝賀会、各種会合などでお客様をもてなすときに送ります。会合の日時や開催場所は正確に記載し、場合によっては案内図を添付するとよいでしょう。記載する文章は、簡潔にわかりやすく書きます。招待状を発送するタイミングは、招待される人のスケジュールや準備期間に配慮して、3週間くらい前には届くように送りましょう。

  • 【手紙文例の書き方】

    手紙の構成は、冒頭に頭語を入れ、時候の挨拶、安否の挨拶、お礼、お詫び、返信の挨拶を書き、本文に入ります。そして結びの挨拶を書き、文末に結語を入れます。頭語と結語の組み合わせは、一般的な手紙の場合、頭語は「拝啓」結語は「敬具」、改まった手紙なら頭語は「謹啓」結語は「敬白」「謹言」となります。封書とはがきの使い分けですが、あくまでもはがきは略式であるため、目上の人に送る場合は封書で送ります。

  • 【紹介状の書き方】

    紹介状は、ある人を紹介するための書状です。企業に人を紹介したり、新しい得意先を紹介したり、後任者を紹介したりと、ビジネス面でもよく利用されるものです。紹介状を作成するには、まず紹介する人と自分との関係を記載した上で、その人の特徴や前歴、功績などを簡潔に記載します。紹介状を相手に直接渡す場合は、封をせずに渡すようにしましょう。

  • 【お悔やみ状の書き方】

    お悔やみ状の書き方と文例です。お悔やみ状は、訃報を受けたが通夜や葬儀に出席できない場合に送ります。訃報を受けたらなるべく早く送りましょう。お悔やみ状は、1)お悔やみの言葉、2)遺族を励ます言葉、3)弔問に伺えないことへのお詫びの言葉、4)香典を送ったこと、を盛り込み作成します。忌み言葉や他の用件、追伸文を書くことはタブーです。

  • 【感謝状の書き方】

    感謝状は、日頃の感謝の気持ちを言葉に表わし書状にしたものです。賞状の形式で作成したり、手紙や色紙に感謝の気持ちを書いたりして送ります。賞状形式で作成する場合は表彰状と同様に、句読点は用いません。寄与や業績アップに貢献した時、定年退職時など、感謝の気持ちを表明する場面は多々ありますので、フォーマットを活用してみましょう。

  • 【お見舞い状の書き方】

    お見舞い状のテンプレート、書式一覧と書き方です。お見舞い状とは、病気やケガをされた方や災害に遭われた方に対し、慰めや励ましの気持ちを届けるものです。先方が入院された、災害に遭われたという一報を受けたら、できるだけ早いうちにお見舞い状を送りましょう。記載する内容は、時候の挨拶や自分の近況は書かず、お見舞いの言葉だけを書きます。また、相手を元気づけることが大切ですが、余計なプレッシャーを与えるような言い回しは避けましょう。

  • 【お祝い状の書き方】

    お祝い状は送るタイミングが大切です。知らせを受けたら、できるだけ早く祝意を伝えましょう。早いタイミングを逃してしまった場合でも、「遅くなりましたが」という言葉を添えて、お祝い状を送ります。また、お祝い状には、忌み言葉は避け、他の言葉に置き換えるなどして、表現にも気を配るようにしましょう。発送するときは、封書で送るのが礼儀です。

  • 【電報の書き方】

    電報は、結婚のお祝い、就任、栄転、昇進などのお祝い、誕生祝い、お悔やみなどで利用されている電気通信サービスです。NTTやKDDIなどの電話会社に依頼します。電話会社には定型文も用意されていますが、独自のメッセージで送れば、より親しみが湧くのではないでしょうか。あらゆる場面でのテンプレートや文例が紹介されているので、活用してみましょう。

お詫び状の書式・テンプレート

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