上申書の書き方と文例

上申書とは

まずは、上申書（じょうしんしょ）とはどんなものかを解説します。他の文書との違いも見て、どのような時に活用すべきかを把握しましょう。

今回は以下の項目に着目していきます。

• 上申書の目的
• 上申書の種類
• 上申書の効力
• 意見書・嘆願書との違い

上申書の目的

上申書は、上司や上役に対して、自身の意見や提案を伝えるための文書です。行政の手続きとしては主に、警察や法務局、裁判所に対する申し立てや報告書として利用されます。

例えば、交通違反や事故による、免許処分の緩和を求める際にも利用されます。

同様に企業内でも、経営層や上司に対して、提案や意見を伝える際に使用される文書です。

しかし、上申書を提出したとしても、意見や報告が必ず伝わるという保証はありません。あくまで意見するためのものだと理解しておきましょう。

上申書の種類

一般に使われている上申書は大きく分けて2種類あります。

• 公的機関に提出する上申書
• ビジネスで会社に提出する上申書

意味合いや用途に大きな違いは無く、どちらも提案や意見を伝える目的で使われます。

上申書の効力

上申書は法的な書類ではないため、上申書を提出したからといって確実に意見が通るわけではありません。

しかし、意見を申し立てることで主張が受け入れられる可能性は上がります。何もしないよりは良いという認識で上申書を作成すると良いでしょう。

≫上申書の書式テンプレート

意見書・嘆願書との違い

上申書と似た書類として「意見書」と「嘆願書」があります。

 「意見書」が必要なケースは、主に以下の2つです。

• 特許出願者が拒絶理由通知に対して提出する反論書類
• 地方公共団体の公益に関わる事件について、市町村議会としての意思を意見するための文書

上申書が自発的に提出する文書であるのに対し、意見書は意見する対象がいる際に提出する文書です。上申書は一方的に提出できますが、意見書は当事者間でのやり取りとなります。

「嘆願書」は、実情や希望を伝えて、それを達成するための権力を持つ者や組織に提出する文書です。「嘆願書」の例は以下のとおりです。

• 税務署・警察署などに対して処分軽減や要望を述べる
• ハラスメント改善や解雇処分撤回を経営側に要請する　　

嘆願書と上申書はどちらも“お願い”を伝える形式ですが、「嘆願書」は被害者が許しの意思を示す場合にも使われます。

官公庁等に提出する上申書の書き方

官公庁等に提出する上申書の書き方について解説します。

例えば法務局へ相続登記申請を行う場合、通常なら上申書の提出は不要です。しかし、戸籍上で相続関係が証明できない場合は上申書が必要になります。

また、交通事故を起こして厳罰を課せられた場合、処分軽減を求める際にも上申書を作成することがあります。

裁判所に提出するケース

裁判は解決までに膨大な時間と費用がかかるため、早期解決を目指すために「和解勧告を求める上申書」を提出することがあります。

和解勧告を求める上申書の例文

• 上申の主旨：原告は、判決を待たずして本件を解決するため職権による和解勧告を求めます。
• 上申の理由：和解を通じた早期かつ全面解決を図るため下記を求めます。

1. 1. 被害者・遺族へ謝罪すること。
   2. 損害を賠償すること。
   3. 再発防止に取り組むこと。

警察に提出するケース

交通事故や速度超過などの違反で処分を受けたとき、主張があれば上申書を提出して処分の軽減を求められます。

警察に提出する上申書の例文

○○警察署長殿

平成○年○月○日、○○道路で起きた速度超過違反の件について申し上げます。
制限速度○kmの道路で速度超過違反をしてしまったことを猛省しております。
下記の事由から、寛大な処分をお願いしたく上申いたします。

• ゴールド免許所有、違反歴無し
• 早朝見通しの良い道路で他車両も無く速度超過に気づかなかった
• 子供が倒れ病院へ連れて行くのに一刻を争っていた

特許に関するケース

特許出願を分割する際、特許庁から上申書の提出が要請されます。

特許出願に関する上申書の例文

平成○年○月○日
特許庁長官殿
出願番号　特願2020-000000
上申をする者
住所又は居所　東京都千代田区○○1-1-1
氏名又は名称　○○株式会社
上申の内容　ここに上申する内容を記載します。

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会社で使用する上申書について

会社では、業務改善の提案や従業員の採用を提案する際に上申書が用いられます。提案書や企画書よりも幅広い意味で利用されることが多く、汎用的に活用できる文書です。

新設部署を設立するための上申書の書き方

新設部署を設立したいときの上申書には、以下の項目を記載してください。

• 部署新設が必要な理由
• 新設部署名・役割
• 新設部署想定人員
• 新設部署業務内容
• 部署新設により得られる効果

上申書の宛先は、案件に対して権限のある上司を設定してください。いきなり代表取締役や役員を指定せず、近いところからステップを踏んで上申しましょう。

≫新設部署の上申書

備品購入のための上申書の書き方

備品を購入したいときの上申書には、以下の項目を記載してください。

• 品名、機種
• 価格
• 数量
• 購入理由

業務上必要な備品だとしても、権限が与えられていなければ勝手に購入できません。上申書を提出して、上司や権限を持つ人からの承認を得てから購入しましょう。

≫備品購入の上申書

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上申書の提出方法

上申書の提出方法は、提出先によって異なります。

必ず資料やホームページなどを確認して、上申書の提出方法をチェックしてください。もし上申書の提出方法が分からない場合は、提出先の機関に電話やメールなどで確認しましょう。

聴聞会に参加した場合、担当官から「異議申し立てがあるか」と確認される場合が多いようです。その際は「上申書を提出させていただきます」と断ってから提出してください。

会社に上申書を提出する場合は、会社によって提出方法が決められているケースもあります。必ず自社ルールを確認してから上申書を提出しましょう。

上申書を裁判所に提出する場合

裁判所へ提出する上申書は、裁判所と被告にFAXで送信します。

不動産登記関連の上申書は、書留郵便で送ります。

宛名には、申し立てを起こした裁判所の裁判所書記官を設定しましょう。

上申書を警察に提出する場合

処分軽減を求めたい場合は、警察署等に直接持参して面談の機会を持った方が良いとされることもあります。

事象により提出方法はケースバイケースの対応をする必要がありますので、まずは置かれている状況を確認することが大切です。

宛名には、管轄警察署長を設定しましょう。

社内に提出する場合

社内で上申書を提出する際は、必ず適切な承認ルートを確認した上で提出することが大切です。

上申書について分からない上司に提出しても、適切に受理されない場合があります。どの部署へ回せばいいのか分からず、対応が遅れてしまうことも考えられるでしょう。

上申書を扱うことになったら、まず初めに上申書の承認ルートを確認してください。さらに、今後のためにも上申書の提出ルールを書類にまとめておくとよいでしょう。

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上申書の有効期限

上申書には有効期限は存在しません。法定書類ではないため、提出が義務付けられていないからです。

ただし、状況や措置を変えるための提出書類であるため、提出は早めにしましょう。

まとめ

上申書は法的効力のある文書ではありませんが、自分の意見や主張を伝えることができるものです。

確実に意見が通るとは限りませんが、提出する価値は大いにあります。自分の意志を強く出すのではなく、できるだけ客観的に書くようにしましょう。

例文やフォーマットを参考にして作成してみてください。

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