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上申書の書き方と文例

上申書とは、官公庁や警察などに対して法律に基づかない場合の意見や報告などを行ったり、特許庁に対し特許出願を分割する際や商標登録に対し意見したりする場合に用いる文書のことです。

上申書とは、官公庁や警察などに対して法律に基づかない場合の意見や報告などを行ったり、特許庁に対し特許出願を分割する際や商標登録に対し意見したりする場合に用いる文書のことです。また、上司に意見を申し述べる書類を指す場合もあります。上申書に関するテンプレートや書き方について解説します。

上申書の意味とは

上申とは、上部機関や上役に対して意見を申し述べることをいいます。主に官公庁や警察に対し、法的な手続を経ず報告や申し立てをする際に提出する書類のことを、上申書といいます。一般企業では、経営層や上司に提案や意見を伝える際に提出されます。

上申書の種類

一般に使われている上申書は大きく分けて2種類あります。1つは、公的機関に提出する上申書です。もう1つは、ビジネスで会社に提出する上申書です。意味合いや用途に大きな違いは無く、どちらも提案や意見を伝える目的で使われています。

上申書の効力

上申書は法的な書類ではないため、上申書を提出したからといって確実に意見が通るわけではありません。しかしながら、相手に自分の思いや意思を伝えることで自分の主張が受け入れられる可能性は上がります。何もしないよりは良いという認識で作成すると良いでしょう。

官公庁等に提出する上申書について

官公庁等に提出する上申書は、法務局へ相続登記申請を行う場合警察所へ事故等の処分軽減を求める場合、などがあります。相続登記申請を行う場合、通常上申書の提出は不要ですが、相続関係を証明する戸籍が発行されず、相続関係が証明できないとき等に必要となります。また、事故等を起こし厳罰を科された場合、処分が軽減されるに相当する事情を説明するために上申書が必要となることがあります。

裁判所に提出する上申書~書き方・文例~

裁判は、解決までに膨大な時間と費用がかかります。早期解決を目指すため、裁判所へ和解勧告を求めることがあります。文例をご紹介しましょう。

『和解勧告を求める上申書』
  • 上申の主旨:原告は、判決を待たずして本件を解決するため権職による和解勧告を求めます。
  • 上申の理由:和解を通じた早期かつ全面解決を図るため下記を求めます。
  1. 被害者・遺族へ謝罪すること。
  2. 損害を賠償すること。
  3. 再発防止に取り組むこと。

警察に提出する上申書~書き方・文例~

交通事故を起こしたり、速度超過の違反をしたりすると、内容如何によっては免許取り消しの処分を受けることがあります。聴聞会へ赴く際、主張があれば上申書を書いて提出することができます。文例をご紹介しましょう。

『上申書』

○○警察署長殿

平成○年○月○日、○○道路で起きた速度超過違反の件について申し上げます。
制限速度○kmの道路で速度超過違反をしてしまったことを猛省しております。
下記事由から、寛大な処分をお願いしたく上申いたします。

  • ゴールド免許所有、違反歴無し
  • 早朝見通しの良い道路で他車両も無く速度超過に気づかなかった
  • 子供が倒れ病院へ連れて行くのに一刻を争っていた

特許に関する上申書~書き方・文例~

特許の出願人は、特許出願を分割することができます。その際、特許庁から上申書の提出が要請されます。文例をご紹介しましょう。

『上申書』

平成○年○月○日
特許庁長官殿
出願番号 特願2020-000000
上申をする者
住所又は居所 東京都千代田区○○1-1-1
氏名又は名称 ○○株式会社
上申の内容 ここに上申する内容を記録します。

会社で使用する上申書について

会社で使用する上申書は、業務改善提案をするときや、新しく社員を採用したいときなどに使われます。提案書や企画書よりも幅広い意味で利用されることが多く、あらゆるシーンで汎用的に使われています。

新設部署を設立するための上申書~書き方・文例~

新設部署を設立するための上申書テンプレートをご紹介しましょう。宛先は、案件に対して権限のある人を設定します。気をつけなければならないのは、役職者を飛ばして、いきなりトップの人へ送りつけないことです。ステップを踏むことを頭に入れておきましょう。記載すべき項目は下記の通りです。

  • 部署新設が必要な理由
  • 新設部署名・役割
  • 新設部署想定人員
  • 新設部署業務内容
  • 部署新設により得られる効果

新設部署の上申書
>新設部署の上申書

備品購入のための上申書~書き方・文例~

備品購入のための上申書テンプレートをご紹介しましょう。会社の備品は業務上必要なものであるからといって、勝手に購入することはできません。必ず承認を得る必要があります。記載すべき項目は下記の通りです。

  • 品名、機種
  • 価格
  • 数量
  • 購入理由

備品購入の上申書
>備品購入の上申書

上申書の提出方法

上申書は、提出ルートが決まっている場合や、提出窓口がある場合があります。上申書を書いたら、ホームページや資料などを確認して、提出先が指定されているかどうかをチェックします。もしわからない場合は代表電話にかけて確認すると良いでしょう。聴聞会などでは、担当官から『異議申し立てがあるか』の確認がされます。そのときに『上申書を提出させて頂いても宜しいでしょうか。』と断って提出することもあります。会社の場合は、上司を経由して人事・総務など然るべき承認ルートが決まっているケースもあります。提出に際しては、承認ルートをしっかり確認してから提出するようにしましょう。

官公庁や警察、裁判所へ提出する場合

裁判所へ提出する上申書は、裁判所と被告にFAXで送信します。不動産登記関連の上申書は、書留郵便で送ります。処分軽減を求めたい場合は、警察署等に直接持参して面談の機会を持った方が良いとされることもあります。事象により提出方法はケースバイケースの対応をする必要がありますので、まずは置かれている状況を確認することが大切です。宛名には、申し立てを起こした裁判所の裁判所書記官や、管轄警察署長などの責任者を設定しましょう。

社内に提出する場合

上申書は、適切な人に提出しなければ受理してもらえなかったり、キーマンに届かなかったりすることがありますので注意しましょう。備品購入のための上申書や採用上申書など、ある程度定期的に取扱うものも、ルートを明確にしておく必要があります。どこへ回せば良いのかわからなければ、対応が遅れてしまうからです。予めフォーマットを作成しておき、フォーマット内に承認ルートを記載しておいくのも良いでしょう。

まとめ
上申書は法的効力のある文書ではありませんが、自分の意見や主張を伝えることができるものです。確実に意見が通るとは限りませんが、提出する価値は大いにあります。自分の意志を強く出すのではなく、できるだけ客観的に書くようにしましょう。例文やフォーマットを参考にして作成してみてください。

投稿日:
2016/08/03
更新日:
2016/08/03

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