送付状|テンプレートのダウンロードと書き方は書式の王様

送付状の使い方と書き方

送付状はカバーレター、挨拶状、添え状、送り状とも呼ばれ、送った書類に添えられるのが一般的です。

送付状はカバーレター、挨拶状、添え状、送り状とも呼ばれます。送った書類に添えられるのが一般的です。自分が相手に何を送ったのかについて、書類の中身や枚数を記載しているため、同封忘れや枚数ミスがあったときにすぐ発見できます。送付状は履歴書やFAX、資料・カタログを送るなど、多くの書類と共に使用されます。このページでは、それぞれの文書に合った送付状のテンプレートを紹介しています。

送付状はいつ使う?

送付状は、ビジネスで書類を郵送するときは必ず同封する文書です。添え状ともいい、誰が何を何枚送ったのかを示しており、枚数ミスや同封ミスがあったとき相手側がすぐ気づけます。学生には馴染みがないかもしれません。最近はウェブ上でエントリーシートや各種情報の記入を求める場合が多いですが、まだ大企業でも郵送での提出を求めるところもあります。もし企業に履歴書やエントリーシートを送るのであれば、送付状はあったほうがよいでしょう。中途採用などで履歴書を郵送する場合、後述するカバーレターを同封して、職歴以外のアピールポイントを書くことで他志願者と差別化できます。

送付状の書き方

送付状はシンプルな構成で、以下の項目を記載します。

  • 日付、宛先
  • 拝啓+挨拶
  • 題名
  • 主文(書類を送付する旨を伝える)
  • 送付した書類と枚数を記載

統一されたフォーマットがあるわけではありませんが、慣例としてだいたいのテンプレートは決まっています。以下がよく使われるテンプレートです。

>書類送付のご案内-シンプル書類送付状
このシンプルな送付状に、会社のロゴを組み入れて自社用の送付状を作成しておくのがいいでしょう。また、送り先によっては挨拶部分にちょっとしたコメントを付け加える(例:先日はご来訪頂きありがとうございました。)などのちょっとした気遣いもポイントです。また、書類はクリアファイルに入れて送れば取り出すときに形が崩れないのでおすすめです。

カバーレターの書き方

企業に履歴書またはエントリーシートを送る場合、上記の送付状ではなくカバーレターを同封することがあります。カバーレターは、履歴書だけでは伝えきれない自分の長所や志望動機、バックグラウンドなどを採用担当者に伝える重要な書類です。採用担当者の時間は限られているため長すぎると読まれないことがあるので、A41枚程度にまとめるとよいでしょう。以下の項目を1ブロック(3~4文)ずつ簡潔に書くのがおすすめです。

  • 希望職種、志望動機
  • 今までの経験、実績からの自己アピール。長所がどう活かせるか。
  • お礼と面接希望のお願い

まとめ
送付状やカバーレターの同封は、いわば慣習です。作成にはひと手間かかりますが、それが続いている理由は便利であることはもちろん、一種の礼儀だからでしょう。しっかりと同封して、先方と良い関係を築いていきましょう。

投稿日:
2016/02/09
更新日:
2016/02/09

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