送付状|テンプレートのダウンロードと書き方は書式の王様

履歴書やビジネスに!送付状の書き方【スマートな見本・テンプレート付き】

送付状はカバーレター、挨拶状、添え状、送り状とも呼ばれます。

送付状はカバーレター、挨拶状、添え状、送り状とも呼ばれます。相手へ送る書類に添えるためのもので、送付状を見る事でどのような書類が何枚同封されているのかを確認する事が出来ます。履歴書・職務経歴書を送る場合や、ビジネスの上でも重要な送付状。ここでは、受け取った相手に好印象を与えるスマートな書き方を、ポイントと共に解説していきます。

そもそも送付状の役割とは?

送付状は、ビジネス上はもちろん、履歴書や職務経歴書を送る場合にも重要な書類となります。「誰」が「何」を「何枚」送ったのかを示しているので、同封されているはずの書類に不備があったとき相手側はすぐに気づく事が出来ますね。学生の方には馴染みがないかもしれませんが、エントリーシートや履歴書・職務経歴書の提出を郵送で求められた場合には必ず同封してください。これだけで「しっかりとマナーを知っている学生さんだな」といった良い印象を与える事が出来るでしょう。履歴書に添付する場合については、いくつかのポイントを後述にて紹介しますので是非ご覧ください。

送付状の書き方6つの押さえるべきポイント

送付状はシンプルな構成で出来ており、以下の6項目を記載します。

  1. 日付・・・投函(持参)する日を記載しましょう。
  2. 宛先・担当者名・・・企業名は略さず正式名称で書きましょう。
  3. 題名・・・シンプルなものが好ましいです。
  4. 社名・住所・名前(書類作成者)・・・社判がある場合は使用しましょう。住所は都道府県から記入します。
  5. 拝啓・挨拶・主文(書類を送付する旨を伝える)・・・一般的な挨拶文を記載してください。
  6. 送付する書類と枚数・・・同封書類とその枚数、また連絡事項など。

統一されたフォーマットがあるわけではありませんが、慣例としてだいたいのテンプレートは決まっています。以下が上記のサンプルでも使用した、よくダウンロードされているテンプレートです。

書類送付のご案内-シンプル書類送付状
>書類送付のご案内-シンプル書類送付状

このようなシンプルな送付状に、会社のロゴを組み入れて自社用の送付状を作成しておくのもよいでしょう。また、送り先によっては挨拶部分にちょっとしたコメントを付け加える(例:先日はご来訪頂きありがとうございました。)などのちょっとした気遣いもポイントです。また、書類はクリアファイルに入れて送れば取り出すときに形が崩れないのでおすすめです。

履歴書に同封する場合

企業に履歴書またはエントリーシートを送る場合に同封する送付状は、履歴書だけでは伝えきれない自分の長所や志望動機、バックグラウンドなどを採用担当者に伝える重要な書類にもなります。採用担当者の時間は限られているため長すぎると読まれないことがあるので、A4サイズ1枚程度にまとめるとよいでしょう。以下の3つの項目を1ブロック(3~4文)ずつ簡潔に書くのがおすすめです。

  • 希望職種、志望動機
  • 今までの経験、実績からの自己アピール。長所がどう活かせるか。
  • お礼と面接希望のお願い

まとめ
いかがでしたか?送付状は記載すべきポイントを押さえておけば、以外と簡単に作成できる書類です。マナーとして、大事な書類にしっかりと同封をし、是非先方と良い関係を築いていきましょう。

投稿日:
2016/02/09
更新日:
2017/04/28

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