手紙文例|テンプレートのダウンロードと書き方は書式の王様

使える手紙文例と書き方

手紙の構成は、冒頭に頭語を入れ、時候の挨拶、安否の挨拶、お礼、お詫び、返信の挨拶を書き、本文に入ります。

手紙の構成は、冒頭に頭語を入れ、時候の挨拶、安否の挨拶、お礼、お詫び、返信の挨拶を書き、本文に入ります。そして結びの挨拶を書き、文末に結語を入れます。また、あくまでもはがきは略式であるため、目上の人に送る場合は封書で送ります。さまざまな手紙文例や書き方のルールをご説明します。

手紙の基本について

インターネットや携帯電話での電子メールが一般的になり、手紙に触れる機会も少なくなったのではないでしょうか。その分だけ、手紙には電子メールとは違う特別感があります。

頭語と結語とは

手紙に格式を持たせるのが、頭語と結語です。頭語とは、手紙の一番初めに書く言葉で、挨拶と共に手紙の内容がどのようなものか相手に伝えることもできます。例えば、よく目にする拝啓の場合は、手紙の内容が一般的な内容であるのに対し、謹啓や謹白などは改まった感じが増します。さらに、緊急の場合は、急啓や急白を使用します。また、電子メールで使用するRE:(リターン)を意味する、いただいた手紙に対する返信の際には、拝復や謹復を使用します。手紙の初めに書く頭語に対して、文末に書く結びの言葉が結語です。結語は何でもいいというわけではなく、頭語に合わせたものを使用しなければなりません。代表的なものをいくつか紹介します。

内容頭語結語
一般的な内容拝啓敬具
拝呈敬白
改まった内容謹啓敬具
恭啓謹言
粛啓謹白
謹白頓首
謹呈敬白
前文を省略する場合前略草々
冠省早々
略啓不一
緊急の内容急啓早々
急呈敬具
急白拝具
いただいた手紙への返信拝復敬具
復啓敬白
謹復拝具

時候の挨拶とは

時候の挨拶とは、頭語の後に書くのが一般的です。手紙を出す季節や天候などに合わせたものを一般的に選びます。梅雨時期であれば、「長雨の候いかがお過ごしでしょうか」など「長雨の候=梅雨時期」というような表現で書きます。代表的な表現をご紹介します。

1月初春
新春
厳冬
大寒
2月立春
早春
節分
春寒
寒明け
3月浅春
季春
春分
春色
4月陽春
桜花
温暖
春日
5月晩春
若葉
青葉
向暑
6月青葉
深緑
長雨
梅雨
7月盛夏
真夏
猛暑
大暑
8月晩夏
残暑
秋暑
初秋
9月新涼
秋涼
清涼
新秋
10月紅葉
秋涼
秋晴
秋雨
爽秋
11月晩秋
霜秋
深秋
暮秋
12月師走
初冬
向寒
厳寒

結びの挨拶とは

結びの挨拶とは、本文の後に続ける手紙を締めくくるための言葉です。特に返信が必要なのであれば明記することが必要です。また、乱筆・乱文を詫び、相手の健康や繁栄を祈る一言を添えるといいでしょう。

封書とはがきについて

封書とはがきの使い分けについてですが、一般的な挨拶や季節の挨拶に関してははがきで送りますが、目上の人や第三者に知られたくないような内容に関しては封書を使用しましょう。

封筒の書き方

封筒は、まず左上の切手を貼るスペースを残し、横書きで郵便番号を記載しましょう。住所は縦書きで、封筒の右側から2行に収まるように記載しますが、マンション名や建物名で改行し、2行目に書くと綺麗です。最も重要なのは宛名です。個人宛であれば、個人名が封筒の中央に来るように気を付けましょう。企業名を記載し、個人名を書く際は全体のバランスを見ながら、企業名は住所と同じ大きさにとどめ、個人名をしっかり大きく書きます。企業名は、株式会社などは略さずに記載し、役職名を書くのであれば名刺などで確認して間違いがないようにしましょう。封筒の綴じ目には忘れずに「〆」や「封」と書きます。裏面には、差出人を記載しますが、封筒の中央より右に住所、中央より左に所属の会社名と個人名を記載します。特に返信を求める際には、郵便番号まで間違いなくしっかり書きましょう。
長形3号(A4判3つ折り)封筒宛名と差出人
>長形3号(A4判3つ折り)封筒宛名と差出人

お礼の手紙について

お礼の手紙は、内容と同時に発送のスピードも大事です。可能な限り翌日までには手紙を書き上げ発送しましょう。1週間以上経過してしまうと、お礼の対応としては遅すぎます。ただし、結婚式の後に新婚旅行などに出かける際は、帰宅後1週間以内に新婚旅行の感想と共に一筆したためるといいでしょう。

気持ちが伝わる手紙文例

手紙は長すぎず短すぎずということで、便箋2枚以内に収めるのが一般的とされていますが、内容が薄すぎると手紙として出す意味がありません。例えば、面会に関するお礼の手紙では、「山田様からご紹介いただいたレストランには近日中に足を運ぼうと思っております。」や「3年後、5年後の目標を明確に持つべきであるという考えには感銘いたしました。」など面会した際のエピソードを書くと相手にもそのシーンを回想させることができ、気持ちが伝わる手紙になります。

お中元のお礼の手紙

会社で働いていると、取引先や協力企業からお中元をいただくことがあります。その際にも、お礼の手紙を出す必要があります。会社でいただくお中元は、個人でいただくものではなく企業としていただくものとなります。一般的には、会社の代表者名や部門長の名前でお礼状を作成します。大量にお中元をいただく場合などは、テンプレートを利用し確実に発送することが大事になります。抜け漏れがないようにしっかりとお礼の手紙を出しましょう。
お中元のお礼の手紙03(仕事関係者宛)
>お中元のお礼の手紙03(仕事関係者宛)

お詫びの手紙について

お詫びの手紙を出す前に、必ず電話で一報を入れましょう。手紙だけを唐突に送るよりもまずは電話で詫び、さらに手紙を送ることで謝罪の意が伝わります。お礼よりもお詫びは非常に繊細な対応が求められます。今後の関係性も左右するので慎重に対応しましょう。

お詫びの手紙文例

お詫びの手紙で大切なのは、「何に対するお詫びなのか、今後の対応はどうするのか」の2点に関して明確に記載することです。例えば、お客様に違う商品を発送してしまった場合、「ご注文いただいた商品とは異なるものがお手元に届いてしまい誠に申し訳ございませんでした。正しい商品を既に配送手配しておりますので、●月●日までにはお手元にお届けできます。」と書くといいでしょう。

紛失のお詫びの手紙

紛失のお詫びの手紙には、「何を紛失したのか、今後の対応はどうするのか」をしっかり書きましょう。持ち主の本音としては、紛失してしまったことはどうしようもない事実であり、この後の対応のほうが知りたいところになります。ただ詫びるだけでなく、弁償や相当の金額を支払うなどの対応を明確にすることによりお詫びの気持ちもより伝わります。
紛失のお詫びの手紙(借りた書籍を紛失したことを詫びる)
>紛失のお詫びの手紙(借りた書籍を紛失したことを詫びる)

まとめ
手紙は、電子的なやり取りよりも特別な気持ちを伝えるツールとして、個人間だけでなく企業間でも重要なツールとなっています。形式的なところはテンプレートをうまく活用し、発送するタイミングや内容を工夫して効果的に使っていきましょう。

投稿日:
2016/06/06
更新日:
2016/06/07

他の手紙文例の書式テンプレート

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手紙文例に関連する書き方一覧

  • 【お礼状の書き方】

    お礼状は、感謝の気持ちを表わしたもので、タイミングが大切です。贈り物をいただいたり、お祝いをいただいたり、お世話になったりしたときは、できるだけその日のうちにお礼状を送るのがよいでしょう。電話でお礼の気持ちを伝えることもありますが、その後改めて手紙やはがきでお礼状を送るのがマナーです。お礼状には形式があるのでテンプレートを利用すると便利ですが、自分なりの言葉を付け加えると感謝の気持ちが伝わりやすくなります。

  • 【お詫び状の書き方】

    先方に納品した商品や提供したサービスに不備やクレームが発生した、もしくは、事務処理や手続きなどでミスをした場合は、誠意を示すために、速やかにお詫び状を送ります。まず、こちら側の落ち度を認め、お詫びします。そして今後の対処方法や再発防止策を伝えましょう。できれば、電話でお詫びの気持ちを伝えて謝罪し、その後またお詫び状を送るのがよいでしょう。お詫び状には、時候の挨拶は不要です。

  • 【推薦状の書き方】

    推薦状は、就職、昇格、昇進、製品PR、選挙の投票などの際、先方に人物や商品、サービスなどの優れている点を積極的に紹介し、推薦を依頼する場合に送るものです。推薦状に記載する内容は、人物や商品などの特徴や長所などのアピールポイントだけでなく、人柄や評判など、本人に面と向かって聞きにくい情報を記載するのもよいでしょう。

  • 【挨拶状の書き方】

    挨拶状は異動転勤だけでなく、お見舞いやお礼、年末年始、社名変更などさまざまなシーンで利用する書類です。簡単な書式ではありますが、マナーも大切な文書。書き方を例文を入れて解説します。

  • 【訃報の書き方】

    訃報とは、「誰が」「いつ」亡くなり、「いつ」「どこで」「誰が」通夜、葬儀を執り行うのかを正確に通知するものです。例えば、社長などが亡くなった場合、そのことを社外の人にも知らせる時には、訃報を利用します。いち早く訃報を伝えるため、ファックスを利用することが多くなりますが、通夜、葬儀場所の周辺地図も添付するとよいでしょう。

  • 【招待状の書き方】

    招待状は、パーティー、懇親会、祝賀会、各種会合などでお客様をもてなすときに送ります。会合の日時や開催場所は正確に記載し、場合によっては案内図を添付するとよいでしょう。記載する文章は、簡潔にわかりやすく書きます。招待状を発送するタイミングは、招待される人のスケジュールや準備期間に配慮して、3週間くらい前には届くように送りましょう。

  • 【手紙文例の書き方】

    手紙の構成は、冒頭に頭語を入れ、時候の挨拶、安否の挨拶、お礼、お詫び、返信の挨拶を書き、本文に入ります。そして結びの挨拶を書き、文末に結語を入れます。頭語と結語の組み合わせは、一般的な手紙の場合、頭語は「拝啓」結語は「敬具」、改まった手紙なら頭語は「謹啓」結語は「敬白」「謹言」となります。封書とはがきの使い分けですが、あくまでもはがきは略式であるため、目上の人に送る場合は封書で送ります。

  • 【紹介状の書き方】

    紹介状は、ある人を紹介するための書状です。企業に人を紹介したり、新しい得意先を紹介したり、後任者を紹介したりと、ビジネス面でもよく利用されるものです。紹介状を作成するには、まず紹介する人と自分との関係を記載した上で、その人の特徴や前歴、功績などを簡潔に記載します。紹介状を相手に直接渡す場合は、封をせずに渡すようにしましょう。

  • 【お悔やみ状の書き方】

    お悔やみ状の書き方と文例です。お悔やみ状は、訃報を受けたが通夜や葬儀に出席できない場合に送ります。訃報を受けたらなるべく早く送りましょう。お悔やみ状は、1)お悔やみの言葉、2)遺族を励ます言葉、3)弔問に伺えないことへのお詫びの言葉、4)香典を送ったこと、を盛り込み作成します。忌み言葉や他の用件、追伸文を書くことはタブーです。

  • 【感謝状の書き方】

    感謝状は、日頃の感謝の気持ちを言葉に表わし書状にしたものです。賞状の形式で作成したり、手紙や色紙に感謝の気持ちを書いたりして送ります。賞状形式で作成する場合は表彰状と同様に、句読点は用いません。寄与や業績アップに貢献した時、定年退職時など、感謝の気持ちを表明する場面は多々ありますので、フォーマットを活用してみましょう。

  • 【お見舞い状の書き方】

    お見舞い状のテンプレート、書式一覧と書き方です。お見舞い状とは、病気やケガをされた方や災害に遭われた方に対し、慰めや励ましの気持ちを届けるものです。先方が入院された、災害に遭われたという一報を受けたら、できるだけ早いうちにお見舞い状を送りましょう。記載する内容は、時候の挨拶や自分の近況は書かず、お見舞いの言葉だけを書きます。また、相手を元気づけることが大切ですが、余計なプレッシャーを与えるような言い回しは避けましょう。

  • 【お祝い状の書き方】

    お祝い状は送るタイミングが大切です。知らせを受けたら、できるだけ早く祝意を伝えましょう。早いタイミングを逃してしまった場合でも、「遅くなりましたが」という言葉を添えて、お祝い状を送ります。また、お祝い状には、忌み言葉は避け、他の言葉に置き換えるなどして、表現にも気を配るようにしましょう。発送するときは、封書で送るのが礼儀です。

  • 【電報の書き方】

    電報は、結婚のお祝い、就任、栄転、昇進などのお祝い、誕生祝い、お悔やみなどで利用されている電気通信サービスです。NTTやKDDIなどの電話会社に依頼します。電話会社には定型文も用意されていますが、独自のメッセージで送れば、より親しみが湧くのではないでしょうか。あらゆる場面でのテンプレートや文例が紹介されているので、活用してみましょう。

手紙文例の書式・テンプレート

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お歳暮のお礼002(仕事関係者宛)

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