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退職届の正しい書き方と文例

退職届とは、労働者からの一方的な労働契約解除を文書で申し出をする書類です。退職届けは退職願と異なり、特別な事情がない限り撤回できません。退職届けや退職届けの作り方について解説します。

退職届とは

退職届とは、労働者が雇用主に明確な退職の意思表示を表す書類です。法的に退職届の提出が義務付けられているわけではありませんが、提出することが儀礼のようになっています。それを元に社会保険や雇用保険の手続きなどをするからです。退職をすることの証明書類と考えても良いでしょう。

提出するタイミング

退職届はいつ、誰に提出すれば良いのでしょうか?民法では、退職をする14日前までに退職の意思表示をすれば良いことになっています。ですが、退職にあたり新たな人員の確保や引継ぎのことを考えれば、最低でも1ヶ月前までには退職の意思を上司に伝えておきたいですね。その他、就業規則や社内規定で決められている場合もありますので、上司や人事に確認してみましょう。

退職届と退職願の違い

退職届と退職願とは同じもののように思えますが、その意味は大きく異なります。退職願は撤回できますが、退職届は一度提出しまったらもう撤回はできません。退職届が受理された時点で退職となります。退職届は退職が確定したときに提出するもので撤回はできない、退職願は会社が受理する前であれば撤回ができると覚えておきましょう。

辞表と退職願の違い

退職の意思表示をする書類として『辞表』と呼ばれるものもあります。辞表は、経営者や役員、労働契約を結んでいない公務員が、辞職の意を伝えるために用いる書類のことをいいます。企業の経営者や役員は、一般社員が結んでいる労働契約ではなく、委任契約を結んでいます。そのため一般社員は労働者ですが、役職者は使用者の立場になります。労働者が会社を辞めるときには、使用者にあてて退職願を出します。使用者自身が会社を辞めるときには退職願ではなく、辞表を提出するのです。それにより、委任契約は解約となります。上記の理由から、一般社員が辞表を提出することはありません。

退職届の書き方

会社によって退職届のフォーマットが用意されていることもありますが、基本的には決まった書式はありません。しかし、円満に退職するためにもマナーは守りたいですね。退職届に書くべき項目は下記の5つになります。また注意したいポイントについて説明します。

【書くべき項目】

  1. 宛名
  2. 退職理由
  3. 提出年月日
  4. 退職日
  5. 署名・捺印

使用する用紙について

使用する便箋は、A4縦もしくはB5縦の無地で白地のものを選びます。絵柄やイラスト入りなどデザイン性があるものは、ふさわしくありませんので注意してください。

手書きをする場合の注意点

手書きをする場合は黒のボールペンや万年筆で書きましょう。書くときは文章の行や列が乱れないように、線引きなどをあてながら書きます。万一書き損じてしまった場合は訂正をするのではなく、書き直した方が良いですね。

退職理由について

本文の書き出しには『私事』『私儀』『私は』と書き添える場合もあります。これは謙譲の意を表す決まり文句です。退職理由は詳細を書く必要はありませんが、形式上、理由の記載が必要となります。退職理由には『一身上の都合により』と書きましょう。

提出日と退職日について

提出年月日には、退職届を書いた日付ではなく、会社へ提出する日付を書きます。また退職日については、労働契約の内容や就業規則に則って上司と相談のうえ決めます。残った有給休暇などを利用して、実際には会社へ出社しなくなる日ではなく、契約終了日が退職日となります。契約が終了する日が退職日となりますので注意しましょう。

署名・捺印について

自分の所属部署・氏名を記載し捺印します。退職後も書類のやりとりが発生することもありますから、必要に応じて退職後の住所や連絡先を書いておきましょう。

使用する封筒と封筒の書き方について

封筒も無地の白い封筒で、郵便番号欄がないものを用意しましょう。実際に退職届を提出するのはほとんどの場合、直属の上司になると思います。それでも、宛名には会社名と社長名を書きます。敬称には『様』を用いましょう。また、表面の中央には『退職届』裏面の左下に『所属部署・氏名』を書きます。

退職届の折り方について

退職届の折り方は三つ折です。一般的な手紙の折り方と同じく、文書を正面に、まず下3分の1から折り、さらに上3分の1をかぶせるように三つ折にします。それを左に90度回転させ、文書の右上の部分が上にくるようにセットします。折り目がずれないように意識してくださいね。

退職届の例文
○○年○○月○○日
○○○○株式会社
代表取締役 社長 ○○○○○様
退職届
このたび○○年○○月○○日をもちまして、一身上の都合により、退職させていただきたく、ここにお届け申し上げます。
退職後の連絡先は以下のとおりです。

・住所
・電話
以上
○○○課 ○○○○○ 印

横書きの退職届

退職届のフォーマットに決まりはありませんので、縦書きでも横書きでも問題はありません。一般的に良く使われているのは横書きのワードフォーマットです。テンプレートを参照してください。
退職届011
>退職届011

エクセルを使った退職届

退職届はワードだけでなく、エクセルでも簡単に作成することができます。手紙というよりも記載事項が多く、事務的な処理がメインの目的であるときに使われます。テンプレートを参照してください。
退職届018
>退職届018

退職届を郵送する場合に注意すること

体調不良や急ぎの転居などで、退職日に出社できないこともあるでしょう。その場合は、郵送で退職届を送付することもあります。退職届を郵送する場合は、退職届が入る大き目の封筒を用意し、その中に退職届と添え状を同封して送付します。

添え状について

添え状には退職日に来社できないことへのお詫びの文章と退職届を送付する旨を記載します。手書きでも印刷でも構いませんし、決まったフォーマットもありませんが、退職届と同じく無地の用紙を選ぶと良いでしょう。

まとめ
会社を辞めればその会社に行く機会はなくなるかもしれませんが、マナーを守って円満に退社したいですよね。退職届は退職願とは異なり、提出したらもう撤回はできません。退職の意志が固まったら早めに上司に報告し、退職の準備を進めましょう。退職届の書き方は、テンプレートを参考にしてください。

投稿日:
2017/02/03
更新日:
2017/04/20

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