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退職書類の一覧と書き方・保管期限

退職時には多くの書類のやりとりが発生します。

退職時には多くの書類のやりとりが発生します。退職願など退職者が提出する書類、健康保険被保険者証など退職者から会社に戻してもらうもの、雇用保険資格喪失届など雇用側から渡す書類などがあります。一覧でまとめながら解説していきます。

退職時に必要な書類とは?

勤めている会社を退職する際には、雇用保険や税金の手続きなどに必要な書類がたくさんあります。紛失や提出漏れがあると手続きが滞ってしまったり、もらえるはずのものがもらえなくなってしまったりということが起こります。事前に会社に返却するべきもの、会社から受け取るべきものは何かをリストアップしておくと良いでしょう。それでは、退職者から会社に返却するものと、会社が退職者に用意するものに分けて、例を挙げてみましょう。

退職者から会社に返却するもの

会社に返却するものとして、退職願や保険証、退職所得申告書のように行政手続きに関わるものや、会社の所有物である備品などが相当します。その他、業務上知り得た内容は一切口外しないという秘密保持誓約書にサインする場合もあります。会社に組合があった場合には退組届の提出も必要になってきます。寿退社や出産による退社の場合は、祝い金がもらえることもありますので会社の福利厚生もよくチェックしておきましょう。

  • 退職願
  • 健康保険被保険者証
  • 退職所得申告書
  • 秘密保持誓約書
  • 貸与被服
  • 身分証明書(IDカード)
  • 入館証
  • 退組届
  • 就業規則
  • 行動指針
  • 未使用の名刺
  • 承認用印鑑
  • 机、ロッカーの鍵
  • 文房具一式
  • 通勤定期券の返還
  • 出産手当金等の申請
  • 会社用携帯電話、PCの返却

会社が退職者に用意する書類

会社の方から退職者に用意される書類としては、源泉徴収票や雇用保険被保険者証など、行政手続きに関するものがほとんどです。書類に不備があると、退職者が職業安定所や市役所などで手続きができなくなってしまうこともありますので、漏れのないように準備することが大切です。会社が保管していた年金手帳を退職者に返却するのを忘れており、半年間紛失したと思っていたという例もよくあります。

  • 源泉徴収票
  • 雇用保険被保険者証
  • 離職票
  • 健康保険資格喪失証明書
  • 年金手帳(会社保管の場合)

抜け漏れがないようにチェックリストを使おう

人事手続きに関わる書類は、万一渡し忘れや紛失が発生すると、その後の手続きができないばかりか個人情報漏洩にもつながりかねません。記憶だけに頼るのは無理がありますから、抜け漏れがないようにチェックリストを使うと良いでしょう。チェックリストの様式は、わかりやすく項目を列挙し、済んだものにはチェックをつける欄を設けておきます。済んでいないものが一目でわかるため、抜け漏れを防ぐことができます。

  • 雇用契約書、解雇通知・・・3年
  • 雇用保険に関する書類・・・2年
  • 雇用保険被保険者資格取得確認通知書・・・4年
  • 健康保険、厚生年金保険関連書類・・・2年
  • 健康診断個人票・・・5年
  • 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書・・・7年
  • 源泉徴収簿・・・7年
  • 災害補償に関する書類・・・3年


> 10退職チェックリスト

労働契約解除通知の書き方

退職にも種類があり、細かく分けると定年退職や依願退職、会社都合退職、契約満了に伴う合意退職などがあります。ここでは、会社側から労働契約を解除する場合の通知書の書き方についてみてみましょう。会社都合としては、業績悪化による人員整理や倒産などのケースが挙げられます。穏便に契約解除をすすめるためには、唐突に労働契約解除通知を手渡すのではなく、事前に口頭で伝えておくことが大切です。社員にも生活がありますから、今後の身の振り方を考える時間が必要です。

労働契約解除通知とは

労働契約の終了を伝える正式な書類が労働契約解除通知です。内容はシンプルに、下記の3点をまとめて書きます。

  • この度契約終了に至った理由
  • 契約終了の日付
  • 今後の手続きや手当等の振込みについて

最後に、これまで会社へ尽力してもらったことへの御礼で締めると印象が良くなります。通知書のテンプレートを参考にしてみてください。

> 契約期間満了の通知書002(雇用契約終了のお知らせ)

退職書類の添え状の書き方

退職書類を対象社員に渡す際には、添え状をつけましょう。添え状は、あくまでも今回の主旨を伝える目次みたいなものですから、詳細に触れる必要はありません。この書類を送る目的と内容、返送期限など必要なポイントだけをわかりやすく伝えるようにすると良いでしょう。様式は、通常ビジネスレターで送る『送付状』と同じで大丈夫です。

まとめると、

  • 今回の退職にあたり必要な書類を送付する旨
  • 退職書類名
  • いつまでに、誰宛に返送して欲しい旨
最後に、これまで会社に貢献してくれたことへの感謝をさりげなく盛り込むと印象が良くなります。

まとめ
退職者が会社を辞めてしまえばもう関係ないかというと、そうではありません。退職後も諸手続きでしばらくはやりとりをすることがありますし、今後、お客様として取引をすることがある可能性もあります。そのため、如何なる理由で退職になったとしても、手続きは迅速かつ穏便にすすめる必要があるといえます。抜け漏れがあると今後の行政手続きにも支障が出る恐れがありますので、チェックリストを活用して事務手続きをしましょう。退職後も良好な関係を保つことが理想ですね。

投稿日:
2016/02/03
更新日:
2016/02/03

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