退職願・辞表|テンプレートのダウンロードと書き方は書式の王様

退職願・辞表の書き方と例文

退職願とは、雇用主に退職の希望を伝えるための書類。辞表という書式もありますが、一般的に退職願のほうが使われます。

退職願とは雇用主に退職の希望を伝えるための書類。辞表という書式もありますが、一般的に退職願の方が使われます。辞表は役員や公務員が辞職の意を伝える書類になり、一般社員の方は使うことはありません。マナーを気にするべき書類なので、正しい書き方を学びましょう。

退職願と辞表の違い

退職願とは、会社と労働契約を結んでいる一般社員が、会社との契約を解除してもらうための申し出をする書類のことをいいます。退職願を提出しただけでは退職することはできません。会社側の合意を得てはじめて、退職となります。そのため、会社側が合意する前であれば撤回することも可能です。

辞表とは、経営者や役員、労働契約を結んでいない公務員が辞職の意を伝えるために用いる書類のことをいいます。企業の経営者や役員は、労働契約ではなく委任契約を結んでいます。そのため、役職者は会社の労働組合にも入っていません。一般社員は労働者ですが、役職者は使用者の立場になります。労働者が会社を辞めるときには、雇用主使用者にあてて退職願を出します。そしてその使用者が会社を辞めるときには退職願ではなく、辞表を提出するのです。それにより、委任契約を解約する形をとります。

上記の理由から、一般社員が辞表を提出することはありません。自分の会社での立場から、どちらの書式を提出すればよいかを選びましょう。
退職願・辞表 テンプレート一覧

退職願の書き方

便箋は、白地のものを選びましょう。縦書きの場合は、行の一番下の書き出しに『私事』『私儀』『私は』と書き添える場合もあります。謙譲の意を表す決まり文句です。退職願には決まった書式はなく、退職の意志さえ伝わればどんな書式でもよいとされています。ですが、円満に退職するためにもマナーは守りたいですよね。退職願に書き入れるべき5つの項目について、ポイントを交えながら説明します。

1.宛名
実際に退職願を提出するのが直属の上司だとしても、宛名は会社の社長にしましょう。敬称には『様』を用います。
2.退職理由
退職を希望する旨とその理由を記載します。通常、退職願の文面には退職理由についての詳細は記載しません。ですが、形式上、理由の記載が必要となります。
3.届出年月日
退職願を書いた日付ではなく、提出する日付を書き入れます。
4.退職日
会社で定められている労働契約の内容、就業規則に則って上司と相談のうえ、退職日を決めます。その退職日を記載します。退職日は、出社最終日ではなく、契約が終了する日のことをいいます。有給休暇の消化などで実際には会社へ来ていなくても、契約終了日が退職日となりますので注意しましょう。
5.署名・捺印
自分の所属部署を記載し、署名・捺印します。退職後も書類のやりとりが発生することもありますから、特に転居を伴う場合などは必要に応じて退職後の住所や連絡先を書き入れましょう。

>退職願い01

退職理由の書き方と例文

退職願の文面には退職理由について詳細を記載する必要はありません。ここで記載する退職理由はほとんどの場合『一身上の都合』となります。ただし、これは自己都合で退職する場合の理由であって、会社都合で退職をする場合は『一身上の都合』は使いません。後ほど詳しく説明します。

例:この度、一身上の都合により、平成○年○月○日をもって退職いたしたく、ここにお願い申し上げます。

自己都合の場合

自己都合で退職する場合、民法では退職の14日前までに退職の意思表示をすればよいことになっています。そのため、会社に引き止められた場合でも、法律上は14日前に合意が得られれば退職することができます。ただし、特にすぐに退職しなければならない理由がない限りは上司と相談して退職日を決め、円満退社をすることをオススメします。退職後、会社は新たな人員を確保しなければならず、新任者に引継ぎもしなければなりません。飛ぶ鳥跡を濁さずという諺があるように、早い段階で余裕をもって退職スケジュールを立てることが大切です。

会社都合の場合

会社都合で退職する場合は注意が必要です。失業手当の給付時期が、自己都合と会社都合では異なるためです。会社都合の場合は、『一身上の都合』ではなく、会社都合で退職する具体的な理由をそのまま書きます。そうでなければ雇用保険では自己都合と判断され、すぐに失業手当がもらえないことがあります。一度自己都合退職として処理されてしまうと撤回することはできませんので気をつけましょう。もし、どうしてもそのままの理由が書けない場合は『会社都合により』とだけでも良いので、自己都合ではない旨を記載するようにしましょう。

例:退職勧奨があった、ハラスメントにより勤務困難となった

退職願の折り方・封筒・提出のマナー

退職願の折り方は三つ折です。一般的な折り方と同じく、文書を正面にして、下3分の1からまず折り、さらに上3分の1をかぶせるように三つ折を作ります。それを左に90度回転させ、文書の右上の部分が上にくるようにセットします。封筒の裏面を自分の正面にくる状態にして中に入れます。このとき、折り目がずれないように合わせて折るように気をつけてください。

退職願を入れる封筒は、無白地のものを選びます。郵便番号枠がないもので、縦長、二重になっているものが適しています。堂々と渡すものではありませんので、内ポケットにしまうことのできるサイズが良しとされています。茶封筒は主に事務用となりますからマナー違反と判断されます。書き損じや汚れのないように気をつけましょう。

封はしてもしなくても構いませんが、あらかじめ糊がついている封筒の場合は封をします。封をする場合は糊付けしたあと〆と書きます。封をしない場合はフラップのみ折り曲げ、何も書きません。提出するまではクリアファイルに入れるなどして、折れないように保管しておきましょう。

封筒の表面には「退職願」「退職届」と書きます。裏面は、自分の所属部署とフルネームを左下に書き入れます。宛名を書く必要はありません。

そして、退職願は提出をする前に口頭で上司に話したうえで提出するようにしましょう。いきなり退職願を提出するのは心象がよくありません。

体調不良などで出社できない場合、郵送で退職願を送付することもあります。その場合は、上記のようにして退職願を書いたうえで、さらに大き目の封筒を用意します。その中に退職願と添え状を同封して送付します。

辞表の書き方

辞表の書き方も、基本的には退職願と変わりません。取締役の辞表の場合には、役員の変更登記の添付書類となることがありますので『辞任届』と書く場合もあります。その場合でも、印鑑は認印でよいとされています。

> 取締役の辞表

辞表の折り方・封筒・提出のマナー

折り方・封筒ともに退職願に準じますが、表面には『辞表』や『辞任届』と書きます。テレビドラマなどに出てくる辞表には、筆ペンで立派に書かれているものをよく見かけますが、実際に提出する際は目立ちすぎないよう、ボールペンや万年筆で書くほうが無難です。

まとめ
会社を辞めるにあたっては、それぞれ色々な理由がありますが、どんな理由であれ、退職をする際はマナーを守って円満退社を目指したいですよね。退職願を提出しても、会社がそれを受理しなければ退職はできません。円満退社をするためには、退職を決めた時点で早めに上司に申し出て、スケジュールを組むことが大切です。退職をする際には自分の置かれている状況をよく理解したうえで退職願・辞表の準備を進めるようにしましょう。

投稿日:
2016/02/05
更新日:
2016/11/07

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