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【見本あり】全項目解説!領収書の正しい書き方

領収書とは、金銭支払いを証明する文書です。会社などビジネスにおいては、現金やクレジットカードを使って、商品やサービスを受けた証拠として、会計上管理し、法人は法人税法、個人の場合は所得税法で定められた期間、保管しなければなりません。また、印紙税法によって、金額に応じた収入印紙を貼る必要もあります。 ここでは領収書の書き方、取扱い方法、再発行やもらい方の注意点について解説いたします。

領収書の役割とは

領収書は金銭支払いを証明する文書で、領収証ともいいます。
現金やクレジットカードを使って、商品やサービスを受けた証拠として、会計上管理し、法人は法人税法、個人の場合は所得税法で定められた期間、保管しなければならない書類でもあります。
また、印紙税法によって、金額に応じた収入印紙をはる必要もあります。ビジネスパートナーやお客様にとっては、支払いを証明する大切な書類ですし、自社にとっても物品やサービスを提供し、売り上げを計上したことを証明する書類になるので、正しい書き方を覚えて、作成しましょう。

領収書の書き方

領収書を書くときに必要な項目、記載内容と注意するべき点をまとめました。①~⑧は必須で、⑨以降はあると便利な項目です。また、発行した領収書の控えを、社内で保管します。
領収書の書き方の説明

番号 項目 記載内容と注意点
タイトル 領収書(領収証)であることがわかるように記載します。
宛名 会社名や個人名を正しく記載します。
金額 実際に受け取った金額を桁区切りの記号「,」を入れて、記載します。また先頭には「¥」マーク、末尾には「-」を書き、変更することができないようにします。
但し書き 商品などの販売代金であれば、「XX代として」というように具体的に記載します。「お品代」という曖昧な表現は避けましょう。
収入印紙欄 金額が5万円以上の場合には、金額に応じた収入印紙を貼付します。また、再使用できないように割印(消印)を押します。
内訳 消費税の金額などがわかるように記載します。収入印紙が必要かどうかは税抜金額での判断となるため、きちんと記載しましょう。
日付 領収書を発行する日付を記載します。
受領者 受取る人(自社)の住所や名称を記載します。担当者が個別に発行する場合でも、社名を記載します。
領収書番号 発行件数が多い場合は、採番ルールを決めて、記載します。管理がしやすくなります。
備考欄 メモ書きとして使います。例えば、クレジット払いなどのときに「クレジットカード」と記載し、カードの利用控え伝票も一緒に保管しておくとよいでしょう。

おさえておきたい4つのポイント

ではここから、領収書を書くときに特に気を付けたい4つのポイントについて解説していきます。

【宛名】 法人・個人それぞれの書き方

会社の場合は正式な会社名、個人の場合はフルネームが望ましいです。名刺などを見せて貰い、正しく書きます。商習慣として見受けられる「上様」という表記は、支払う方(宛先となる方)が望んだ場合にだけ使用するようにしましょう。

【但し書き】 飲食代はお客様に書き方を確認しよう

商品の販売であれば商品名となりますが、飲食の場合には、支払う方に予め確認することをお勧めします。お食事代とご飲食代は同じように見えますが、ご飲食代にはお酒が含まれる印象を与えます。

【収入印紙】 必要になるの場合

領収書の内容が、5万円以上の売上代金の場合に、必要となります。これは印紙税法で定められた印紙税を支払うためで、印紙を購入し貼付することで納税をしたことになります。収入印紙を購入できるのは郵便局や法務局のほか、切手類を扱っているコンビニやタバコ屋でも購入することができます。

なお消費税は売上代金ではないため、上記のサンプル画像のように税抜金額が5万円未満の場合は「非課税」となるため、収入印紙は不要ですが、5万円以上100万円以下は200円の収入印紙が必要です。通常、領収書を発行する側が負担をします。具体的な印紙税額については、国税庁のホームページで確認することができます。
【国税庁のホームページ】https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/inshi/7105.htm

【印鑑】 領収書への押印方法

通常、手書きやパソコン等で作成する領収書であれば、会社の角印や担当者の印鑑を押印します。 昨今では、メールにPDFで添付するなど、紙で出力しないケースもあるため、簡略化されることもあります。 また、店舗でレシートを発行する場合には、領収書という記載や、店舗名・住所なども併せて印字することで、印鑑を押さなくても正式な領収書とすることができます。押印はシャチハタでもOKです。

知っていると役に立つ!領収書Q&A

次に、領収書について知っておいた方がよいことをいくつかご紹介します。

Q.領収書の再発行を依頼されたら?

A.金銭支払いを証明する文書のため、原則、重複して発行しません。

金額修正や汚損してしまったことを理由に、やむを得ず再発行する場合には、先に発行したものを回収します。店舗などで、「レシートではなく、領収書を」と求められた場合には、必ずレシートを回収しましょう。また、紛失してしまい、回収ができない場合の対応は、再発行の可否、発行するときの履歴の残しなどのルールを社内で決めておくとよいでしょう。

Q.領収書を受け取ったらどこを確認すればいい?

A.タイトル、日付、金額、但し書き、受領者(発行者)が明記されていることを確認します。

店舗でもらうレシートに、店名が入っていないものは、経理部門や税務署に「無効」と判断されることもあるため、その場合には領収書の発行を依頼しましょう。また、新幹線や、電車、バス、高速道路などの公共交通機関の領収書が必要なときには、自動券売機の「領収書発行ボタン」や、有人改札で依頼をすれば発行してもらえます。ETCを利用の場合は、クレジットカード会社の明細請求書で代用することが多いようです。領収書は支払いを証明する文書です。正しく発行し、管理しましょう。

Q.領収書でも割り印をすることはあるの?

A.領収書にも原本と控えにまたがって割り印を押すことで、整合性を証明し悪用されるのを防ぐことができます。

割り印についてはこちらの記事で詳しく解説しています。
>【解説図付き】割り印・契印の違いと押印の正しい位置解説

まとめ

いかがでしたか?冒頭でもお伝えしましたが、領収書は金銭の授受についての大切な書類です。必要な項目に漏れのないよう、しっかりと記載しましょう。領収書の書式やスタイルにも様々ありますので、是非ご自身や事業内容にあったものを利用してください。

投稿日:
2016/01/29
更新日:
2018/10/02

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