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これで完璧!正しい領収書の書き方解説

領収書とは、金銭支払いを証明する文書です。会社などビジネスにおいては、現金やクレジットカードを使って、商品やサービスを受けた証拠として、会計上管理し、法人は法人税法、個人の場合は所得税法で定められた期間、保管しなければなりません。また、印紙税法によって、金額に応じた収入印紙を貼る必要もあります。ここでは領収書の書き方、取扱い方法、再発行やもらい方の注意点について解説いたします。

領収書の基礎知識

領収書は金銭支払いを証明する文書です。領収証ともいいます。現金やクレジットカードを使って、商品やサービスを受けた証拠として、会計上管理し、法人は法人税法、個人の場合は所得税法で定められた期間、保管しなければならない書類でもあります。また、印紙税法によって、金額に応じた収入印紙をはる必要もあります。ビジネスパートナーやお客様にとっては、支払いを証明する大切な書類ですし、自社にとっても物品やサービスを提供し、売り上げを計上したことを証明する書類になるので、正しい書き方を覚えて、作成しましょう。

領収書の書き方

領収書を書くときに必要な項目、記載内容と注意するべき点をまとめました。①~⑧は必須で、⑨以降はあると便利な項目です。また、発行した領収書の控えを、社内で保管します。

番号 項目 記載内容と注意点
タイトル 領収書(領収証)であることがわかるように記載します。
宛名 会社名や個人名を正しく記載します。
金額 実際に受け取った金額を桁区切りの記号「,」を入れて、記載します。また先頭には「¥」マーク、末尾には「-」を書き、変更することができないようにします。
但し書き 商品などの販売代金であれば、「XX代として」というように具体的に記載します。「お品代」という曖昧な表現は避けましょう。
収入印紙欄 金額が5万円以上の場合には、金額に応じた収入印紙を貼付します。また、再使用できないように割印(消印)を押します。
内訳 消費税の金額などがわかるように記載します。
日付 領収書を発行する日付を記載します。
受領者 受取る人(自社)の住所や名称を記載します。担当者が個別に発行する場合でも、社名を記載します。
領収書番号 発行件数が多い場合は、採番ルールを決めて、記載します。管理がしやすくなります。
備考欄 メモ書きとして使います。例えば、クレジット払いなどのときに「クレジットカード」と記載し、カードの利用控え伝票も一緒に保管しておくとよいでしょう。

サンプル画像

領収書の宛名を書くときのポイント

会社の場合は正式な会社名、個人の場合はフルネームが望ましいです。名刺などを見せて貰い、正しく書きます。商習慣として見らける「上様」という表記は、支払う方(宛先となる方)が望んだ場合にだけ使用するようにしましょう。

領収書の但し書きはお客様にも確認してから記載する

商品の販売であれば商品名となりますが、飲食の場合には、支払う方に予め確認することをお勧めします。お食事代とご飲食代は同じように見えますが、ご飲食代にはお酒が含まれる印象を与えます。

領収書に収入印紙が必要になるのは、どんなとき?

領収書の内容が、5万円以上の売上代金の場合に、必要となります。これは印紙税法で定められた印紙税を支払うためで、印紙を購入し貼付することで納税をしたことになります。なお、消費税は売上代金ではないため、上記のサンプル画像のように消費税額を明記することで、除外することができます。5万円未満は「非課税」となるため、収入印紙は不要ですが、5万円以上100万円以下は200円です。通常、領収書を発行する側が負担をします。具体的な印紙税額については、国税庁のホームページで確認することができます。
https://www.nta.go.jp/taxanswer/inshi/7105.htm

領収書に印鑑は必要?

通常、手書きやパソコン等で作成する領収書であれば、会社の角印や担当者の印鑑を押印します。昨今では、メールにPDFで添付するなど、紙で出力しないケースもあるため、簡略化されることもあります。また、店舗でレシートを発行する場合には、領収書という記載や、店舗名・住所なども併せて印字することで、印鑑を押さなくても正式な領収書とすることができます。

領収書
>領収書006

その他、領収書に関するQ&A

ここでは、領収書について、知っておいた方がよいことをいくつかご紹介します。

領収書の再発行を依頼されたら?

金銭支払いを証明する文書のため、原則、重複して発行しません。金額修正や汚損してしまったことを理由に、やむを得ず再発行する場合には、先に発行したものを回収します。店舗などで、「レシートではなく、領収書を」と求められた場合には、必ずレシートを回収しましょう。また、紛失してしまい、回収ができない場合の対応は、再発行の可否、発行するときの履歴の残しなどのルールを社内で決めておくとよいでしょう。

収入印紙はどこで買えるの?

収入印紙は、郵便局や法務局で買えます。また、収入印紙は金券として扱われるため、切手類を扱っている近ビニやタバコ屋でも購入することができます。

領収書をもらうときに気をつけることは?

タイトル、日付、金額、但し書き、受領者(発行者)が明記されていることを確認します。店舗でもらうレシートに、店名が入っていないものは、経理部門や税務署に「無効」と判断されることもあるため、その場合には領収書の発行を依頼しましょう。また、新幹線や、電車、バス、高速道路などの公共交通機関の領収書が必要なときには、自動券売機の「領収書発行ボタン」や、有人改札で依頼をすれば発行してもらえます。ETCを利用の場合は、クレジットカード会社の明細請求書で代用することが多いようです。領収書は支払いを証明する文書です。正しく発行し、管理しましょう。

投稿日:
2016/01/29
更新日:
2017/05/31

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