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一覧表の作り方とテンプレート活用法

一覧表は、ただ項目をまとめるだけではなく、それを管理・活用することが大事です。

一覧表は、ただ項目をまとめるだけではなく、それを管理・活用することが大事です。例えば、業務上扱うデータを月別・年間で数値をまとめたり、従業員のシフトを一覧でまとめたりするなど、どの程度で増減しているか、進捗状況を把握し、対策や施策を考えることができます。ここでは、経営を行ううえで使用する項目をまとめることができる一覧表を紹介します。

表の種類

経営上の意思決定をするためには、多くのデータを収集・分析して判断します。ここでは、いくつかの一覧表にまとめて分析できる代表的な項目を紹介します。
給与

>給与一覧表
従業員に支払った給与を管理することができます。人件費にどれだけ支払ったかを確認することができますし、給与明細との差異を発見することもできます。
借入金

>借入金一覧表
どの銀行からどれだけ借りたのか、また利息や残高なども確認できます。これらの金利の支払い額は営業利益から経常利益を算出する時に必要となります。また、バランスシートの評価にも用いられます。
料金

>料金一覧表(予備校・学習塾)
この表は、予備校・学習塾向けになっていますが、セル名を変更して自社に合った表にしてください。一般的なビジネス向けの場合、商品名と料金、原価、粗利(率)などに名前を変更します。

表の分析・活用法

上記の項目について、一覧表に記入した時の分析方法を紹介します。
・給与一覧表
給与は人件費の一部であり、人件費は固定費といわれています。固定費とは、売上の増減に関係なくかかる一定の費用のことです。業績次第で賞与は増減しますが、一般的に基本給は連動しません。よって、この表からは給与全体は売上総利益(粗利)の何割を占めているのかを知ることが大事です。何割が適正かは、会社のビジネスモデルによって異なりますが、4~5割が一般的といわれます(福利厚生費、交通費なども含めればそれ以上)。もしこの水準を大きく上回るようであれば、人件費を抑えるために仕事の外注などを考える必要があるでしょう。

・借入金
借入金の利息の支払いは営業外費用の一種であり、これを返済するためにはキャッシュが必要です。たくさんの売上を稼いでいても、手元にキャッシュがなければ黒字倒産になってしまいます。借入金の利息とキャッシュの両方を見ながら返済計画を立てましょう。

・料金
従業員の給料や福利厚生、施設などはすべて売上から原価を引いた粗利(売上総利益)から支払われます。粗利を増やす方法は、商品の単価(=料金)を上げることです。また、お客様へ提案する時にも、料金は大きな判断材料になるため、商品の料金一覧を作成して社内で共有することが大事です。原価が決まっている商品であれば、項目をつくって記入しましょう。

まとめ
一覧表を一度作成して満足するのではなく、継続してデータを記入して分析をすることが大切です。感覚的な直感だけに頼ることなく、数字をベースに分析、問題発見をして経営に活かしていきましょう。

投稿日:
2016/02/08
更新日:
2016/02/08

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