反論状の書き方・例文
反論状とは、相手の意見や批判に反対の意見を述べる文書のことです。契約解除や特許侵害、不当請求など取引上で発生した問題の他、対応の難しい無茶なクレームが寄せられたときなどに作成します。
相手の誤解を指摘し、間違いを認めてもらうために提出するものであるため、感情的な内容にならないよう注意しなければなりません。
そして、責任の所在が明確になるよう、事の経緯や事実関係をきちんと説明しましょう。
反論状の書き方
反論状は、感情を排して責任の所在が明確になるよう、経緯や事実関係を客観的かつ具体的に書きます。相手を非難するような書き方はしないようにしましょう。反論状は別名「反駁（はんばく）状」とも呼ばれています。基本的な書き方は、右上に発行日、左に宛先（会社名、部署名、課名、名前等）、右に発行者名、タイトルを記載し、頭語、内容、結語で締めくくります。頭語と結語は「拝復・敬具」「前略・草々」などとします。
反論状の例文
クレームを受けた内容に無理な要求があった際に使用する反論状です。なぜその要求を受けることができないかについても具体的に記載すると効果的です。
≫無茶なクレームに対する反論状