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業務関連の文書の書き方

日々の仕事を円滑に効率よく進めていくには、業務関連の文書の使い方が重要です。

社員全員が日々の仕事を円滑に進めるためには、口頭やホワイトボードで指示すればいいというものではありません。各種の業務関連文書の活用が重要ポイントになります。たとえば「業務日報」や「売上日報」で営業活動をチェックすることも重要ですし、「工程管理表」などの各種管理表でプロジェクトや個々の作業の優先順位を決めておいたり、注意点を明確にしたりしておくと、効率が上がるばかりではなく、社内の共通認識度も高まります。ここでは業務関連文書の種類や活用ポイントなどについて紹介していきましょう。

幅広い業務。その内容

まず「仕事」と「業務」の違いについて明確にしておきましょう。結論から言うと「業務」は目標で、それに対して「仕事」は実務です。たとえば、このような商品をいついつまでに作り出すというのが業務で、あらかじめ手順などが定められた作業を進めることが仕事、と理解しておくといいでしょう。この違いを元にして「業務」という言葉を会社運営面から定義すると、業務は、円滑に仕事を進めるための手続きを明示した書類や各種管理表、営業、生産に関わらず使用したい日報などのコミュニケーションツール作成といった「仕事周りの管理」のことを示すものということになります。

業務を効率化すれば仕事に集中できる

日々の仕事が混乱してしまう原因の多くが、業務としての目標や意義、スケジュールや納期などの明確な指示がないことから発生しています。それだけにスピーディで明確な業務指示が重要なポイントなのです。業務が効率化できれば仕事が円滑に進み、集中度も高まると言ってもいいでしょう。結果的に、売上向上や、納期を守ること、あるいは完成度を高めることなど会社の実力や信用度を高める効果が出てきます。
ちなみに、営業日報作成などの制度を取り入れると、仕事に対する意識や責任感が向上し、進捗が高まる効果も期待できます。また、建築や土木工事などでは工程管理表(ガントチャートとも呼ばれています)などで目標に対する共通認識の徹底化や、より高い安全性の確保などの効果も期待できます。

業務の効率化を手助けする文書

業務別に担当者や売上目標、納期、注意点などを記載した文書があれば、各担当者は与えられた業務や仕事が明確になり、効率アップや完成度の向上を図ることができます。そんな業務の効率化を促進するために役立つのが「業務管理分担表」です。
『書式の王様』のサイトでは業務を視覚化するために営業日報や営業報告書など多くのテンプレートが用意されています。日報、週報、月報など以外に車両運行報告書、配送先記録、営業報告なども多く保存されています。また、営業、事務、研究などの部署別や、卸業、製造業、運輸業、建設業など業種別にも揃っています。会社や業務の特性に合わせて選択して使用してください。

投稿日:
2016/02/15
更新日:
2016/02/15

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