休日・休暇届|テンプレートのダウンロードと書き方は書式の王様

有給休暇・夏季休暇など、休日・休暇届のフォーマットと書き方

年次有給休暇や夏季休暇など、会社カレンダーで休日ではない日に休暇をとる場合は、届出を義務付けることが一般的です。

年次有給休暇や夏季休暇など、会社のカレンダーで休日ではない日に休暇をとらせる場合は、届出を義務付けることが一般的です。フォーマットは決まっておりませんが、テンプレート使って届出フローを決めておくことが一般的です。書式や書き方、理由の例文などをまとめました。

休日・休暇届の書式

休日とは、出勤しなくてもよい日のことをいいます。これには、法律で定めた法定休日と会社が独自に定めた法定外休日があります。これに対して、休暇とは、本来は出勤日ですが従業員が申請することにより取得できる休みのことをいいます。これにも労働基準法で定められた法定休暇と、特に会社が独自で定めた法定外休暇があります。法定休暇には年次有給休暇、産前・産後休暇、生理休暇などがあり、いずれも労働基準法等に規定されています。取得時期は、申請する労働者の指定により、特に取得の理由を明かす必要はありません。法定外休暇は、法定休暇のほかに会社が就業規則において特別に認めた休暇のことで、法定の日数を超えて与えられる年次有給休暇、社員の慶弔に際して与えられる慶弔休暇(不幸の際は忌引きともいう)、社員が業務外で病気や怪我をした時に取得できる私傷病休暇、夏休みとして与えられる夏季休暇、例えば勤続10年ごとに与えられる特別休暇(リフレッシュ休暇などとも呼ばれる)など、さまざまなものがあります。休日は特に申請しなくとも当然のこととしてその日は休むことができますが、休暇は本人が申請しなければ取得できません。このように、さまざまな休暇が会社によってありますが、それぞれの休暇の種類によって休暇申請のフォーマットを書式として用意しておくのが一般的です。

必要項目(有給休暇・夏季休暇など、休日・休暇届のフォーマットと書き方)

おおむね以下のような項目が必要となります。

休暇期間
いつからいつまで休むのか明示させます。
休暇事由
法定外休暇として会社が休暇を設けている場合には、休暇を取得する事由を書かせます。
休暇中の連絡先(夏季休暇の場合等)
長期休暇を取得する際には、滞在先、連絡先を申請させることもあります。

休日・休暇届の書き方

年次有給休暇届は、申請日、申請者の氏名、申請者の所属、有給休暇を取得する期間の始 期と終期及び日数及び休暇を取得する事由を記載し、氏名欄に印鑑を押印して上司に提出 します。出産休暇届では申請日、申請者氏名、出産予定日、休暇を希望する期間、休暇得 中の連絡先を記載し、添付書類として産婦人科医師の診断書を添付します。育児・介護休 業に関わる子供の看護休暇申請書には、申請日、申請者氏名、育児・介護対象について(氏名、続柄、生年月日)申請する理由、当該申請ですでに取得した日数、今回の申請で取得する日数及 び残っている日数など)を記載します。代休届では、代休予定日時、代休出勤日、代休出勤 の理由などを記載し、所属長の承認を得ることになります。

>年次有給休暇届
>出産休暇届、子の看護休暇申出書、代休届など休暇届に関するテンプレート一覧

理由の書き方・例文

 法定外休暇は、会社が就業規則等で従業員に認めた権利ですので、いちいち取得するのに理由をいう必要はありません。まして法定休暇の場合には、労働者の権利として休暇が付与されているため、いちいち休暇を取得する理由を書く必要はないのです。とは言っても上司も人間ですので、休暇取得をろくに理由も記載しないで申請されれば心情の点からも、マナーの点からもおもしろくはないでしょう。休暇を取得する以上は、ほかのメンバーにも仕事上の何らかの負担がかかるわけで、「忙しいのに申し訳ないが」といった姿勢は見せるべきでしょう。以下に休暇取得時の取得理由の記載例をいくつか挙げてみます。どれも長々と書く必要はなく、必要最小限の簡潔な記載をし、必要に応じて欄外などに補足もしくは注記を記載します。

子どもが流行病にかかった時

例文:「家族の看護のため」と取得理由の欄に記載し、欄外に(*息子が水疱瘡にかかりました、ご迷惑をおかけします。)と事情を記載すれば丁寧でしょう。

遊びに行く、旅行に行く時

例文:「私用のため、私事のため」
この場合は当たりさわりのない理由を記し、深く理由を書かない方がベターです。

研修やスクール、セミナー

例文:「自己啓発のため」
 この場合は、欄下に何々の資格取得のためと記載したり、具体的な出席するセミナーの名称を記載してもよいでしょう。

結婚式に参加

 例文:「私事のため、私用のため」
 兄弟などの家族の場合には、欄外に姉の結婚式に出席のため、等を記載したらよいでしょう。友人の結婚式に出席する場合には、「私事都合」とし、特に注記も必要ありません。

以上、休暇取得の理由は、いずれの場合にも本文は簡略に記載して、必要に応じて、注記を加えれば足ります。

まとめ
休日・休暇届は、会社によってはさまざまな特別な休暇を定めている場合もあり、種類が多くなる会社もありますが、それぞれの休暇ごとに休暇の性格も異なるため、休暇ごとに休暇届を作成するのが一般的です。それぞれにテンプレートが用意されておりますので自社にあったテンプレートを使って、書式を定めてください。

投稿日:
2016/02/05
更新日:
2016/02/05

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