議事録の書き方

ピンチはチャンス!クレームから改善・向上につなげる方法

2008/5/20

山本雅暁

議事録のテンプレート一覧はこちら

ビジネスマンは、社内や社外の関係者と会議を持ち、お互いの立場、考えを理解しながら、ビジネスの方向性や必要なアクションを決める活動を行っています。
議事録は会議の目的や結果を文書として残し、情報の共有化と、次のアクションを取る為の道しるべになります。
議事録の戦略的活用と書き方のポイントを紹介します。

議事録のメリット、目的、役割を理解しよう

議事録作成は、面倒くさい、煩わしいと思っているビジネスマンの方は多いと思います。
でも、議事録の目的を考えると、その重要性が理解できます。
会議を行う目的は、情報を共有化して次のアクションを決める事です。

主催者は、想定した結果を導き出す為に、会議の事前段階から入念に準備して議題、出席者、議論の仕方も考えて会議を開催します。
議事録は、主催者が自ら演出した会議結果を文書として記録を残すと共に、今後のアクションを起こす為のトリガーとして活用します。
議事録は、社内の合意事項として経営活動を推進する道しるべとなります。
社外関係者との会議議事録は、覚書と同等な契約書になり、会社間の約束事になります。

会議開催通知の戦略的活用!開催前の準備

前項で申し上げました様に、会議はその開催前から、入念な準備を行う必要があります。会議を効果的に行い所定の結果を導き出す事につながります。

先ず、会議開催通知の発行から始まります。
開催通知は、会議を効果的に行うための事前準備をうながす様に出します。
会議から所定の結果を出す為に、出席者の選定、議題の確定、討議時間の見積もり、出席者の予定
確認とスケジュール調整、会議室やテーブル形式の選択、検討用資料の準備と配布、事前検討の依頼などを行います。

その後に、開催通知を出します。開催通知により、出席者が会議前に考える様に仕向ける事も重要です。
開催通知の具体的な書き方は、次回の記事で説明します。

会議の議事進行は結果をイメージして行おう

会議の議事進行は、結果(議事録)をイメージしながら行い、会議が終了したときには、議事録が頭の中で描けていられる様にします。具体的には次のステップを取って確実に行いましょう。

先ず、会議目的、議題と期待する効果の確認を行う

会議進行中は、論点を明確にして、具体的な事実や事柄に基づいて議論し、具体的な結果を出すようにする

結論が出ないものは、次の討議事項として無駄な時間を消費しないようにする

討議後にサマリー(総括)を必ず行う




++決まった事項(対応策、アクションプランとスケジュールの再確認)
++未解決事項の対応(誰が、何時までに、何を行うか)
++次回会議の開催の有無の確認

社内会議議事録を戦略的に活用しよう

社内会議の目的は、情報の共有化と対応策及びアクションプランの明確化です。
議事録は、この会議結果の結果を記述した文書です。この議事録を有効に使いましょう。

会議は、関係部署の人達がチームで行うプロジェクトの意志・進捗・対応策確認のステップの一つです。
会議の開催・運営・議事録作成は、そのプロジェクトを運営する中心部隊や担当者が率先して行い、活用します。
議事録の結果に従って、未解決事項の対応、新規課題の発掘、それらを討議・確認する為の次回会議の開催と議事録の発行・フォローと言う、プロセスを繰り返していく事が効果的なプロジェクト運営となります。

議事録の具体的な書き方は、三回目の記事で説明します。

社外会議議事録を戦略的に活用しよう

社外会議は、会社間の共通課題検討や共同プロジェクト活動の一環として開催されます。その会議議事録は、各会社の公的なコミットメントですし、会社間の約束事⇒契約書の役割を果たします。

共同プロジェクトを主導的に運営する為に、会議の設定・開催、議事録の作成を引受、活用します。
プロジェクトの進捗と今後の対応確認は、ステップ毎に会議開催と、議事録発行を行います。この継続的な活動により、成果を確実にゲット出来ます。

プロジェクトの方向変更、中断或いは中止と言った重要な局面では、その決定会議後の議事録は、当該方針を規定する重要な公的文書の役割を果たします。

議事録の具体的な書き方は、四回目の記事で説明します。

ガイドのポイント

  • 会議とその議事録を戦略的に経営活動に利用する
  • 会議は開催前から始まっている⇒入念な事前準備により所定の成果を引き出す
  • 会議の議事進行は議事録を想定して行い、明確な結果を出す

次回:戦略的会議開催通知の発行と活用

「議事録」の書き方第1回第2回第3回第4回

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