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経費精算書の書き方と記入例

経費精算書とは、業務を行うにあたってかかった立替金を精算することです。支払先から発行してもらった領収書を添付します。経費精算書に関する書き方や記入例について解説します。

経費精算書とは

立て替えていた経費を、後日精算する書類を経費精算書といいます。基本的に経費精算書は領収書とセットになります。領収書は紛失しないよう大切に保管しておきましょう。

経費として認められるものとは

経費は、事業を展開するうえで必要なコストのことを指します。必要経費とすることで税金を減らすことができますが、全てが経費として認められるわけではありません。経費として認められる主な費目は次のとおりです。

  • 給料賃金
  • 減価償却費
  • 地代家賃
  • 租税公課
  • 荷造運賃
  • 水道光熱費
  • 通信費
  • 広告宣伝費
  • 接待交際費
  • 修繕費
  • 消耗品費
  • 福利厚生費
  • 旅費交通費 等

経費精算の流れ

経費精算の方法は会社によって少し異なります。規模の小さな会社では小口現金の用意があるかもしれませんが、規模が大きい場合は、たいていの会社が振込みの形をとっています。どちらの場合も経費精算の流れとしては大きな違いはありません。
1.立替払い(社員)

2.経費精算書作成(社員)

3.承認(上司)

4.支払処理(経理)

5.振込みもしくは現金払いでの受取(社員)

領収書がなかった場合

経費を精算するには基本的に領収書が必要になりますが、領収書がない経費も存在します。例えば電車やバスの交通費や、慶弔見舞金などです。その場合は出金伝票を作成すると良いでしょう。出金伝票には日付・金額・項目(区間)・費目などを書きます。しかしながら出金伝票は自己申告で書くものですから、信憑性が低いものです。できるだけ証拠書類を手元に持っておくことが大切です。例えば祝儀・香典のコピー、式典の招待状、取引先慶弔届、納品書、各種明細などです。確実に精算してもらえるように、自己責任で証拠を持っておくようにしましょう。

会社で使える経費精算書の書き方・例

会社の経費精算は、その内容によってフォーマットが異なる場合があります。例えば交通費の精算、出張費の精算、事務用品の立替購入の精算などさまざまです。今回は、交通費精算書と立替経費精算書の書き方と記入例をご紹介しましょう。

交通費精算書の書き方と記入例

交通費精算は、外出をしたとき、出張へ行ったときなどに、立て替えていた交通費を精算するものです。人によっては書く機会が多いかもしれません。通勤定期券を持っている場合は、その定期区間外にかかった交通費のみを精算します。記入すべき項目例を挙げてみましょう。

  • 申請日
  • 所属/社員番号/氏名
  • 対象日付
  • 訪問先
  • 利用交通機関名(JR/地下鉄/バス/タクシー等)
  • 出発地
  • 到着地
  • 片道/往復
  • 金額

交通費精算書
>交通費精算書

立替経費精算書の書き方と例

立替経費精算書は、色々な費目に使える便利なフォーマットです。例えば書籍購入やセミナー参加など、あらゆるシーンでかかった費用を精算することが可能です。記入すべき項目例を挙げてみましょう。

  • 申請日
  • 所属/社員番号/氏名
  • 支払金額
  • 支払先
  • 支払目的
  • 支払内容
  • 領収書添付欄

立替経費精算書
>立替経費精算書

経費精算で注意すべきこと

会社としても個人としても、経費の精算は正確に迅速に処理をすることが求められます。そのために気をつけたいポイントを3つご紹介します。
1.領収書をなくさない
最も気をつけなければならないのは『領収書をなくさない』ということです。領収書は経費を立て替えた証拠となるものであり、監査が入ったときにも厳しくチェックされるものです。レシートになっている領収書は、印字の消失にも気をつけて保管しましょう。
2.なるべく早く精算する
立替経費が発生したら、なるべく早く精算するようにしましょう。例えば1年も前の経費を申請しても、精算してもらえない可能性が高いからです。会社には決算というものがありますから、基本的にその期にかかった費用は期中に精算しなければなりません。また会社によっては、給与締めごとに精算期限が設けられている会社もあります。
3.公私混同に注意する
どんなものでも会社の経費になるわけではありません。例えば私用で使うものは会社の経費にはできませんので注意してください。小額であれ、業務上横領の罪が問われることもあります。

交際費のルール

特に厳しくチェックされるのが接待交際費です。会社で接待交際費と称されるものにもいくつか種類があります。取引先への接待や、社内の親睦を深めるための懇親会、会議でのお弁当代など、福利厚生費との線引きも難しく、精算の際に担当者が頭を悩ませるものでもあります。そのため、下記の点を念頭に社内ルールを事前に設けておく必要があります。
・ 事業との関連性を明確にすること(公私混同の防止)
例)事前に接待交際届の提出を義務づける、対象顧客の条件を設定しておく等
・ 特定者のみが恩恵を受けるものにならないこと(不公平感の是正)
例)部署ごとの親睦費は参加率80%の場合、年1回まで3,000円/人支給する等

経費精算書の保存期間

総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳などは帳簿といい、7年間の保存期間が定められています。
取引を証明する納品書、領収書、レシート類は証憑書類と呼ばれており、こちらも合わせて保存しておくことが求められます。精算が終わったからといって、廃棄せず残しておきましょう。また、コピーやPDFの保管ではなく、原本での保存が定められていますので注意しましょう。

まとめ
立て替えていた経費を後日精算するための書類を、経費精算書といいます。事業を展開するうえで、必要コストを経費とすることで税金を減らすことができます。経費として計上できるものには給料や通信費、広告宣伝費、接待交際費などがあります。経費精算はなるべく早く行い、領収書は決してなくさないようにしましょう。また、帳簿類は7年間の保存期間が定められています。処理が終わっても破棄せず、原本を保管しておくことが必要です。

投稿日:
2016/12/06
更新日:
2016/12/06

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