退職証明書|テンプレートのダウンロードと書き方は書式の王様

【記入例付】退職証明書のわかりやすい書き方

退職証明書とは、雇用主が退職した事実を証明するために用意する文書。転職や健康保険の切り替え、雇用保険の手続きなどに必要になるため、必ず必要となる書類です。人事担当が用意することが多く、テンプレートを使うと便利です。正しい書き方や記入例を解説します。

退職証明書とは? 離職票との違いについて

退職証明書とは、中途採用された者が新しい勤務先から退職証明を提出するように求められることにより、前職の会社に請求し、確かにその会社に在籍したこと、またその在籍した期間等を証明するなどのための書類をいいます。特に書式や内容は決められてはいませんが、退職者が求めた場合には、会社は遅滞なく退職を証明する書類、すなわち退職証明書を交付しなければなりません。このことは、労働基準法第22条に定められており、会社は元の従業員から請求があった場合には、その交付を拒否することはできません。一方、これに対して離職票は、退職者が雇用保険の失業給付を受給する場合に必要となる書類です。今まで勤務していた会社が雇用保険喪失と同時に職業安定所長に申請して交付をうけ、退職者に送ります。これには勤務していた間の最後の1年の月額報酬金額、退職理由等が記載され、書式は定型化されています。離職票については雇用保険法に規定があります。

退職証明書の書き方

退職証明書は、離職票のような公的文書ではなく、フォーマットも定型化していないため、書き方に特に決まりがあるわけではなく、会社と退職者の間で決められるものです。基本的には退職証明書は退職者から発行を求められる書類であるため、退職者の要求する内容を記載することになります。逆に言えば、退職者から要求されない事項は記載する必要はないし、要求されていない事項を記載して、かえって退職者からクレームがくる場合もあります。退職者から、退職証明書の発行を依頼された場合には、必ず記載事項を退職者にまず確認することが大切です。なお、退職証明書は、退職者から請求があった場合には、必ず発行するように労働基準法で定められていますので、発行を拒否することはできません。また、退職者の再就職のための重要な資料となりますので、くれぐれも間違いのないよう記載する必要があります。

必要項目と記入例

では、早速退職証明書の書き方についてみていきましょう。
以下が退職証明書のサンプルです。> 退職証明書01
記入すべきものと、そのポイントについてを記載しておりますのでご覧ください。
 退職証明書01

●退職者の氏名
誰にあてた退職証明書かを明らかにします。
●現住所
退職者を特定するために住所を記載します。
●生年月日
現住所同様、退職者の特定に必要な記載です。
●入社年月日

退職者がいつから勤務を始めたのか、勤務期間の始期を記載します。
●退職年月日
退職者がいつまで勤務していたのか、勤務期間の終期を記載します。

以上が、退職証明書で記載を求められる必要最小限度の記載となります。このほか、退職者の求めに応じて、従事していた業務の種類、従事していた役職や地位、賃金の額、退職の理由等を記載することになります。

再就職のために必要な項目と記入例

再就職の際に必要な項目は、若干変わってきます。以下で説明しておりますのでご覧ください。

●退職者の職種
退退職者が従事していた仕事の内容を記載します。前職での経験を活かして再就職する場合などには、重要な項目です。記載の仕方は、事務職、営業職、といった書き方になります。
●退職者の役職
退職者がどのような役職についていたのかを記述します。退職者が再就職先で管理職の経験を見込まれて採用される場合などには必要な項目です。
●退職者の賃金
再就職先での賃金の決定にあたり、前職において得ていた賃金は基準になることがあります。本人の申告に間違いないか、確認の意味で証明を求められる場合もあります。
退職者が履歴書、職務経歴書に記載した事項に相違がないかを退職証明書で証明するわけです。
退職証明書02>退職証明書02

退職理由の記入例

退職理由については、退職者本人が記載を希望しない場合には、特に記載する必要はありません。
しかし本人が退職の理由の記載を請求している場合には、配慮が必要になります。再就職先の会社が記載を要求している場合などには書かざるをえませんが、退職の理由が特に本人にとって不都合もなく、本人と会社の認識にズレがない場合には、その事由をそのまま記載して問題はないでしょう。
自己都合による退職であれば、その通りに書けばよいのです。微妙なのは、早期退職に手を挙げた場合や退職勧奨に応じた場合です。
こういう場合、通常離職票では雇用保険の受給を有利にして退職勧奨に応じやすいよう、会社都合と記載されると思います。しかし、再就職先に提出する退職証明書では、会社都合とすると、何か就業中に不都合でもあったのかと勘ぐられることもあるかと思います。
また、退職勧奨による退職の場合には、会社の認識と本人の意識に往々にしてズレがある場合があり、会社都合と記載して退職者との間でトラブルが発生する要因にもなります。こういった事態を避けるために、退職理由の記載を請求された場合には、退職者との認識のズレをなくすとともに、時には曖昧な表現にとどめておくことも必要です。この際、私的文書である退職証明書と離職票の表現が異なっても、問題はありません。
さらに、退職証明書の退職理由の欄は、以下のように自由欄のものと選択式のものがあります。

適切な退職理由の書き方が分からない場合は、選択式になっている退職証明書のテンプレートを選ぶようにすると良いでしょう。

まとめ

退職証明書は特に書式が一般に決まっているわけではありませんが、通常使用する退職証明書の書式はテンプレートの中から選び、用意しておくのが便利でしょう。退職者から、書式にない項目を求められた場合には、その項目を付け加え、不要なものは削除すればよいのです。最後に、注意する点として、作成した退職証明書には、会社の角印などを押印して、勝手に退職者が作成したものではないことを示すようにしましょう。

投稿日:
2016/02/08
更新日:
2017/10/10

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