採用試験・面接の進め方と書類

採用試験から面接、内定に至るまでの採用活動に欠かせない書類がいくつかあります。特に面接チェックシートは採用のマニュアルとして必ず用意しましょう。その他、内定者に送る合格通知や、応募者への試験日の通知などいくつか必要な書類があります。進め方に合わせて必要となる書類をご説明します。

採用試験・面接の流れ

企業各社は、より優秀な人材を獲得するために年間計画を立てて採用活動を行なっています。転職が当たり前の世の中では、せっかく採用した人材も社風に合わず、すぐに辞めてしまうという事態も起こりえます。優秀な人材を確保し、その流出を防ぐためにも採用段階での見極めが重要になってきます。今回は、新卒の採用試験・面接の流れについて説明していきます。

1. 募集要項の開示
2. 説明会開催
3. エントリーシート受付
4. 書類選考
5. 一次試験
6. 二次試験（管理職面接）
7. 最終面接（役員面接）
8. 内定

新卒採用では、大学・高専・高校周りなどをして会社説明をし、募集をかけてもらうことになります。学校の就職課担当者と調整をしながら推薦者を出してもらうこともあります。その募集依頼に関わる条項を盛り込みます。

説明会

募集要項を開示したら、会社説明会を開催します。説明会の開催には大きく分けて2種類あり、1つは大学や専門学校、高専、高校などを周って開催する説明会です。そしてもう1つは、就職サイトを活用した説明会です。学校周りをして開催する説明会は、学校の就職課の担当者と調整をしながら進めます。学校推薦などの枠を設ける会社もあり、その場合は学校の後ろ盾があるため、信頼のおける学生を獲得できるメリットがあります。
就職サイトを活用した説明会は、多くの学生のエントリーを獲得できる機会であり、エントリーシートの受付や説明会の案内、通知などを一括して管理・送信できることが魅力です。しかし、『とりあえず応募してみよう』というような志望度の高くない学生も多いため、入社まで至る人材はその中の少数であるということを心得ておきましょう。

＞新卒者向け入社試験案内状のテンプレート

書類選考

エントリーシートを受け付けたら、多くの場合そのシートを元に書類選考を行ないます。専門職であれば、作品の提出を求める場合もあります。書類選考の段階では学生の人となりを判断することはできませんから、この段階では自社の求める人材像や求める職種にふさわしいかというよりも、一般的な常識を備えているかを見る企業が多いようです。あえて直筆にして、文字の大きさや書き方、バランス感覚などを見る採用担当者もいます。多くの応募がきますから、一字一句見逃さず隅々まで読み込むことは難しいといえます。どこに判断基準をおくか、予め決めておきましょう。

一次試験

一次試験として、グループディスカッションやゲーム形式を採用する企業が多くなってきています。会社で仕事をしていくうえでは、年齢も性別も雇用形態も異なる集団で成果を出していかなければなりません。集団の中でどのような行動をとるかを見ることができるグループディスカッションは、学生の人となりを見るにふさわしい試験であるといえるのではないでしょうか。初めて会う人たちとどのようにコミュニケーションを築いていくのか、どのような役割を担うのか、入社後の様子を擬似的に見ることができます。リーダーや書記、タイムキーパーなどの役割を学生自身で決めてもらいます。そうすることでリーダーシップがある人、協調性がある人、消極的な人など、特徴を掴むことができるのです。
どのような人材を求めるのかによって、合格者を決めていきます。企業によって、より強いリーダーシップを求める場合もあれば、逆にフォロワーシップの方を求める場合もあるでしょう。大切なのは、人事戦略に基づいてどの部署に配属させるかを検討し、獲得したい人材像を明確にしておくことです。

二次試験（面接）

一次試験のあとは二次試験として、多くの企業で面接が行なわれています。面接は会社の規模によって一次、二次、三次まであるところがありそれぞれです。配属先がすでに決められている場合は、配属先部署の部長クラス、課長クラスの社員が面接を担当し、その部署の雰囲気や仕事内容に合致する人材かどうかを確認します。
配属先が決まっていない場合でも、採用計画に沿って、製造部門の人員なのか、営業部門の人員なのか、管理部門の人員なのか、大枠の想定はしておきましょう。そうでなければ、会社側と学生の認識にズレが生じ、入社後すぐに退職ということにもなってしまいかねません。学生の長所を活かすためにも、適材適所の人員配置ができれば良い組織循環が期待できます。

最終面接

最終面接は役員が担当します。会社によっては社長が最終面接を務めることもあります。学生にとってはとても緊張する瞬間でありますが、ここで会社の最終的なイメージが学生に残ると思ってください。最終面接の役割としてすべきことは、学生の意志を確認する場でもありますが、会社トップの思いを伝えることができる場でもあるのです。この人の下で働きたいと思わせることができたら成功です。ここでトップの思いに感動した学生は、簡単に辞めたりはしません。学生の胸に突き刺さる印象が残せる最終面接をセッティングしましょう。

採用・面接で最も大切な面接チェックシートと見るべき点

それでは、実際の面接はどのように進めていけば良いのでしょうか？面接官は学生の履歴書を見ながら面接を進めますが、基準がなければ採否のつけようがありません。共に働く仲間として会社に合うかどうか、適性があるかどうかを見極めるために面接チェックシートを用います。面接官はこのチェックシートに添って質問をしながら、返答内容や態度について記録を残します。見るべき点として大きく3点挙げられます。項目は、自社が求める人材像に添って設定してください。

1. 印象・・・面接時の印象は、入社後はお客様の印象にもなります。髪型や服装や清潔さも見ます。
2. 態度・・・言葉遣いや立ち居振る舞いは、気をつけてもいつもの癖が出てしまいがちです。
3. 返答内容・・・入社志望度を確認できるとともに、その場しのぎの返答でないかも見ることができます。

面接チェックシートとは

それでは、面接チェックシートとは具体的にはどのようなものでしょうか。簡単にいえば、採否を判断する基準表のようなものです。面接官はこれを元に面接を進めます。特に中途採用の面接では、新卒採用よりも面接体系が簡素化される傾向にあります。新卒採用は、会社が求める人材をこれから育てることになりますから、ある意味では新卒社員の成果は『出世払い』です。しかしながら中途採用で求めるものは『即戦力』ですから、出世払いでは困るわけです。そのため、時間をかけずに直属の上司となる社員が現場面接を担当し、必要に応じて人事面接や役員面接があり、早く現場入りしてほしいというのが中途採用担当者の本音でしょう。いざ入社してから職場に馴染めず辞めてしまうことがあったなら、採用活動がうまくいかなかったということになります。それを防ぐためにも面接チェックシートは大切な役割を担っているのです。職務遂行にあたって必要な資格があるのなら、その資格を持っているか、他社で同様の経験がどのくらいあるかも確認しなければなりません。面接チェックシートがあれば、どの面接官が担当することになっても同一クオリティの面接をすることが可能です。また、確認すべきことの聞き漏れも防ぐことができますから、必ずチェックシートを用意して面接に挑みましょう。
＞採用試験・面接のテンプレート一覧

＞面接チェックシート

＞面接時チェックシート（外国人用、中国人IT技術者用）

面接で見抜く方法と面接官の教育

面接で優秀な人材を見抜くといっても、応募者は自分を良く見せようと努力しますから、限られた時間の中でそれを判断するのは実はとても難しいのです。どんなに履歴書の内容が素晴らしくても、実際職務に就いたら仕事ができないというケースも往々にしてあるのです。短い時間の中でその人の人となりを見るポイントはいくつかあります。

• 話の内容に一貫性があるか
• 大げさに話を盛りすぎていないか
• できないことはできないと言えるか
• 予想外のことが起きても機転が利くか

例えば、話の内容に一貫性がなく二転三転する場合は、信念を持っておらず、その場しのぎの対応をしていることが伺えます。また、会社が異なれば同じ職種であっても業務内容や進め方は違って当たり前です。できないことはできない、わからないと正直にいう誠実さをみる場合もあります。できないのにできるフリをする人は、仕事でもミスを隠したり、上司への報告を怠ったりするかもしれません。予想外の質問が来て黙ってしまう人は、応用が利かない可能性もあります。回答の内容如何に関わらず、何かしらの返答をうまくできる人は、コミュニケーション能力が高いと判断できるでしょう。
しかし、百戦錬磨の人事担当者でも100％見抜けるわけではありません。だからこそ、面接官の教育が必要なのです。慣れない面接官は、威圧的になってしまったり、面接にふさわしくない質問をしてしまったりする可能性があります。例えば必要以上にプライベートな内容や、宗教に関わるタブーとされる質問などが挙げられます。そんな事態になれば、会社の評判にも関わるため、コンプライアンス上でも面接官の教育は必要になってきます。とはいえ、面接官も仕事が忙しいですから、教育にそこまで時間はかけられません。そこで重宝するのが面接官のマニュアルです。面接前にも読み返せますので、聞くべきポイントやどのようなトーンで話したら良いかなどをまとめ、統一化しておくと良いでしょう。マニュアルを用意しておくことで面接官のレベルを合わせることができるのです。

まとめ

採用面接は、会社の将来を背負う優秀な人材を獲得するためにとても重要な活動です。優秀な人材を投入してパフォーマンスを向上させ、業績につなげなければなりません。採用活動にもコストがかかります。苦労して採用した人材がすぐに辞めてしまったり、うまく機能しなかったりするとせっかくの労力が水の泡になってしまいます。企業活動を活性化させるためにも採用試験のテンプレートを有効活用して、有益な採用計画を立てましょう。