採用試験・面接|テンプレートのダウンロードと書き方は書式の王様

採用試験・面接の進め方と書類

採用試験から面接、内定に至るまでの採用活動に欠かせない書類がいくつかあります。

採用試験から面接、内定に至るまでの採用活動に欠かせない書類がいくつかあります。特に面接チェックシートは採用のマニュアルとして必ず用意しましょう。その他、内定者に送る合格通知や、応募者への試験日の通知などいくつか必要な書類があります。進め方に合わせて必要となる書類をご説明します。

採用試験・面接の流れ

企業各社は、より優秀な人材を獲得するために年間計画を立てて採用活動を行なっています。転職が当たり前の世の中では、せっかく採用した人材も社風に合わず、すぐに辞めてしまうという事態も起こりえます。優秀な人材を確保し、その流出を防ぐためにも採用段階での見極めが重要になってきます。今回は、新卒の採用試験・面接の流れについて説明していきます。

  1. 募集要項の開示
  2. 説明会開催
  3. エントリーシート受付
  4. 書類選考
  5. 一次試験
  6. 二次試験(管理職面接)
  7. 最終面接(役員面接)
  8. 内定

新卒採用では、大学・高専・高校周りなどをして会社説明をし、募集をかけてもらうことになります。学校の就職課担当者と調整をしながら推薦者を出してもらうこともあります。その募集依頼に関わる条項を盛り込みます。

説明会

募集要項を開示したら、会社説明会を開催します。説明会の開催には大きく分けて2種類あり、1つは大学や専門学校、高専、高校などを周って開催する説明会です。そしてもう1つは、就職サイトを活用した説明会です。学校周りをして開催する説明会は、学校の就職課の担当者と調整をしながら進めます。学校推薦などの枠を設ける会社もあり、その場合は学校の後ろ盾があるため、信頼のおける学生を獲得できるメリットがあります。
就職サイトを活用した説明会は、多くの学生のエントリーを獲得できる機会であり、エントリーシートの受付や説明会の案内、通知などを一括して管理・送信できることが魅力です。しかし、『とりあえず応募してみよう』というような志望度の高くない学生も多いため、入社まで至る人材はその中の少数であるということを心得ておきましょう。

>新卒者向け入社試験案内状のテンプレート

書類選考

エントリーシートを受け付けたら、多くの場合そのシートを元に書類選考を行ないます。専門職であれば、作品の提出を求める場合もあります。書類選考の段階では学生の人となりを判断することはできませんから、この段階では自社の求める人材像や求める職種にふさわしいかというよりも、一般的な常識を備えているかを見る企業が多いようです。あえて直筆にして、文字の大きさや書き方、バランス感覚などを見る採用担当者もいます。多くの応募がきますから、一字一句見逃さず隅々まで読み込むことは難しいといえます。どこに判断基準をおくか、予め決めておきましょう。

一次試験

一次試験として、グループディスカッションやゲーム形式を採用する企業が多くなってきています。会社で仕事をしていくうえでは、年齢も性別も雇用形態も異なる集団で成果を出していかなければなりません。集団の中でどのような行動をとるかを見ることができるグループディスカッションは、学生の人となりを見るにふさわしい試験であるといえるのではないでしょうか。初めて会う人たちとどのようにコミュニケーションを築いていくのか、どのような役割を担うのか、入社後の様子を擬似的に見ることができます。リーダーや書記、タイムキーパーなどの役割を学生自身で決めてもらいます。そうすることでリーダーシップがある人、協調性がある人、消極的な人など、特徴を掴むことができるのです。
どのような人材を求めるのかによって、合格者を決めていきます。企業によって、より強いリーダーシップを求める場合もあれば、逆にフォロワーシップの方を求める場合もあるでしょう。大切なのは、人事戦略に基づいてどの部署に配属させるかを検討し、獲得したい人材像を明確にしておくことです。

二次試験(面接)

一次試験のあとは二次試験として、多くの企業で面接が行なわれています。面接は会社の規模によって一次、二次、三次まであるところがありそれぞれです。配属先がすでに決められている場合は、配属先部署の部長クラス、課長クラスの社員が面接を担当し、その部署の雰囲気や仕事内容に合致する人材かどうかを確認します。
配属先が決まっていない場合でも、採用計画に沿って、製造部門の人員なのか、営業部門の人員なのか、管理部門の人員なのか、大枠の想定はしておきましょう。そうでなければ、会社側と学生の認識にズレが生じ、入社後すぐに退職ということにもなってしまいかねません。学生の長所を活かすためにも、適材適所の人員配置ができれば良い組織循環が期待できます。

最終面接

最終面接は役員が担当します。会社によっては社長が最終面接を務めることもあります。学生にとってはとても緊張する瞬間でありますが、ここで会社の最終的なイメージが学生に残ると思ってください。最終面接の役割としてすべきことは、学生の意志を確認する場でもありますが、会社トップの思いを伝えることができる場でもあるのです。この人の下で働きたいと思わせることができたら成功です。ここでトップの思いに感動した学生は、簡単に辞めたりはしません。学生の胸に突き刺さる印象が残せる最終面接をセッティングしましょう。

採用・面接で最も大切な面接チェックシートと見るべき点

それでは、実際の面接はどのように進めていけば良いのでしょうか?面接官は学生の履歴書を見ながら面接を進めますが、基準がなければ採否のつけようがありません。共に働く仲間として会社に合うかどうか、適性があるかどうかを見極めるために面接チェックシートを用います。面接官はこのチェックシートに添って質問をしながら、返答内容や態度について記録を残します。見るべき点として大きく3点挙げられます。項目は、自社が求める人材像に添って設定してください。

  1. 印象・・・面接時の印象は、入社後はお客様の印象にもなります。髪型や服装や清潔さも見ます。
  2. 態度・・・言葉遣いや立ち居振る舞いは、気をつけてもいつもの癖が出てしまいがちです。
  3. 返答内容・・・入社志望度を確認できるとともに、その場しのぎの返答でないかも見ることができます。

面接チェックシートとは

それでは、面接チェックシートとは具体的にはどのようなものでしょうか。簡単にいえば、採否を判断する基準表のようなものです。面接官はこれを元に面接を進めます。特に中途採用の面接では、新卒採用よりも面接体系が簡素化される傾向にあります。新卒採用は、会社が求める人材をこれから育てることになりますから、ある意味では新卒社員の成果は『出世払い』です。しかしながら中途採用で求めるものは『即戦力』ですから、出世払いでは困るわけです。そのため、時間をかけずに直属の上司となる社員が現場面接を担当し、必要に応じて人事面接や役員面接があり、早く現場入りしてほしいというのが中途採用担当者の本音でしょう。いざ入社してから職場に馴染めず辞めてしまうことがあったなら、採用活動がうまくいかなかったということになります。それを防ぐためにも面接チェックシートは大切な役割を担っているのです。職務遂行にあたって必要な資格があるのなら、その資格を持っているか、他社で同様の経験がどのくらいあるかも確認しなければなりません。面接チェックシートがあれば、どの面接官が担当することになっても同一クオリティの面接をすることが可能です。また、確認すべきことの聞き漏れも防ぐことができますから、必ずチェックシートを用意して面接に挑みましょう。
>採用試験・面接のテンプレート一覧


>面接チェックシート

>面接時チェックシート(外国人用、中国人IT技術者用)

面接で見抜く方法と面接官の教育

面接で優秀な人材を見抜くといっても、応募者は自分を良く見せようと努力しますから、限られた時間の中でそれを判断するのは実はとても難しいのです。どんなに履歴書の内容が素晴らしくても、実際職務に就いたら仕事ができないというケースも往々にしてあるのです。短い時間の中でその人の人となりを見るポイントはいくつかあります。

  • 話の内容に一貫性があるか
  • 大げさに話を盛りすぎていないか
  • できないことはできないと言えるか
  • 予想外のことが起きても機転が利くか

例えば、話の内容に一貫性がなく二転三転する場合は、信念を持っておらず、その場しのぎの対応をしていることが伺えます。また、会社が異なれば同じ職種であっても業務内容や進め方は違って当たり前です。できないことはできない、わからないと正直にいう誠実さをみる場合もあります。できないのにできるフリをする人は、仕事でもミスを隠したり、上司への報告を怠ったりするかもしれません。予想外の質問が来て黙ってしまう人は、応用が利かない可能性もあります。回答の内容如何に関わらず、何かしらの返答をうまくできる人は、コミュニケーション能力が高いと判断できるでしょう。
しかし、百戦錬磨の人事担当者でも100%見抜けるわけではありません。だからこそ、面接官の教育が必要なのです。慣れない面接官は、威圧的になってしまったり、面接にふさわしくない質問をしてしまったりする可能性があります。例えば必要以上にプライベートな内容や、宗教に関わるタブーとされる質問などが挙げられます。そんな事態になれば、会社の評判にも関わるため、コンプライアンス上でも面接官の教育は必要になってきます。とはいえ、面接官も仕事が忙しいですから、教育にそこまで時間はかけられません。そこで重宝するのが面接官のマニュアルです。面接前にも読み返せますので、聞くべきポイントやどのようなトーンで話したら良いかなどをまとめ、統一化しておくと良いでしょう。マニュアルを用意しておくことで面接官のレベルを合わせることができるのです。

まとめ
採用面接は、会社の将来を背負う優秀な人材を獲得するためにとても重要な活動です。優秀な人材を投入してパフォーマンスを向上させ、業績につなげなければなりません。採用活動にもコストがかかります。苦労して採用した人材がすぐに辞めてしまったり、うまく機能しなかったりするとせっかくの労力が水の泡になってしまいます。企業活動を活性化させるためにも採用試験のテンプレートを有効活用して、有益な採用計画を立てましょう。

投稿日:
2016/02/03
更新日:
2016/02/03

他の採用試験・面接の書式テンプレート

≫一覧を見る

採用試験・面接に関連する書き方一覧

  • 【履歴書の書き方】

    履歴書は大切な就職を決める書類の一つ。採用担当に自分の良さを分かりやすく伝えたいですね。パート・アルバイトや派遣、正社員や職種によるポイントを解説しながら、基本項目、職歴、志望動機などの書き方を分かりやすく解説します。

  • 【職務経歴書の書き方】

    職務経歴書は過去に勤めた会社と業務内容を伝えるだけでなく、実績・成果を存分に伝えるための大切な自己PRです。何社も受ける場合も、相手の会社の業務内容や理念に合うように少しずつ変えることもテクニックの一つです。採用担当にあなたの魅力が伝わるよう、アルバイト・派遣・正社員などシーンに合わせた書き方をご紹介します。

  • 【雇用契約書の書き方】

    雇用契約書は雇用側と内定者が交わす契約書のことです。労働条件通知書と違い、双方が署名捺印する書類になります。労働条件に加えて合意しておいた方がいい内容を盛り込むことでトラブルを防ぐことができます。雛形や見本を見ながら書き方を学びましょう。

  • 【内定通知の書き方】

    内定通知とは、会社が求人応募者またはその紹介元に対し、ある期日から応募者を雇用すると約束する文書のことです。入社日や必要書類、入社前に研修を行う場合はその日時・場所なども通知します。主に新卒採用や転職者の採用など、すぐには雇用を開始しない場合に使用します。内定後にその解除を希望する場合、雇われる側からは2週間の予告期間を置けば可能です。ただし、会社側からの解除には、解雇と同程度の厳しい制限があります。内定通知の書き方や雛形についてご説明します。

  • 【採用通知の書き方】

    採用通知書とは、採用が決定した求職者に送る書類になります。内定の旨を伝える文章とともに、入社承諾書など必要な書類を送付します。シンプルなフォーマットではありますが、抜け漏れがあると後からトラブルになることも。書き方や例文を解説していきます。

  • 【身元保証書の書き方】

    時折入社時などに人事担当から求められる身元保証書は、従業員が万一会社に損害を与えた場合に連帯保証人となった保証人が連帯責任を追うことを約束するものです。とても大げさな感じがしてしまいますが、大手企業ならごく普通のことで履歴書や職務経歴書と同じ感覚で書類提出が行われています。多くは企業の人事担当が用意し、求められた従業員は必要事項を記入して提出するようになっています。

  • 【不採用通知の書き方】

    不採用通知を送る求人応募者は、潜在的な顧客、取引先、出資者ですから、丁重な断りの文面を用意したいものです。また、大学や専門学校、人材紹介会社から紹介を受けた場合は、今後も紹介を受けられるよう申し添えます。近年ますます個人情報保護が重視されているため、応募書類を返却するか責任をもって廃棄するかも、書面に明記した方がよいでしょう。様々な種類の不採用通知のテンプレートや書き方についてご説明します。

  • 【会社案内の書き方】

    会社案内・パンフレットは少ないページ数で、その会社の理念や事業、業績などが一目で分かるように作る必要があります。内容構成はもちろんのこと、デザインにもこだわりたいですね。こちらでは、簡単に会社案内が作れるよう制作方法やデザイン参考例をまとめました。

  • 【労働条件通知の書き方】

    労働条件通知書とは雇用側と内定者で労働条件を明確にするための書類です。トラブルを防止するために労働条件は明示するよう労働基準法で定められています。明示する必要がある項目が漏れると後から問題になることもありますので、雛形を使いながら書き方を学ぶことが大切です。

  • 【採用試験・面接の書き方】

    採用試験から面接、内定に至るまでの採用活動に欠かせない書類がいくつかあります。特に面接チェックシートは採用のマニュアルとして必ず用意しましょう。その他、内定者に送る合格通知や、応募者への試験日の通知などいくつか必要な書類があります。進め方に合わせて必要となる書類をご説明します。

  • 【求人案内の書き方】

    ハローワークや各種大学・専門学校、そして求人サイトや広告に記載する求人案内はターゲットに対しメリットや魅力を存分に伝える大切な書類です。また、必要なスキルや資格などを分かりやすく掲載したいですね。求人案内の書き方について詳しく解説していきます。

  • 【入社書類の書き方】

    入社に必要な書類はいくつかあります。内定・入社誓約書や雇用契約書、機密情報保持誓約書など各種同意書に加え、内定者に健康診断書などご用意いただくための説明書や添え状が必要になります。その準備方法と書き方を詳しく解説していきます。

  • 【採用規程の書き方】

    優秀な人材を採用するために、明文化された基準・規定は必要不可欠です。規程を設けることで、選考基準がある程度統一され書類選考から面接までの採用工程が効率化できるだけではなく、スキルの低い人材を誤って採用してしまうことを防ぎ、公正な採用を行うことができます。

  • 【採用申請の書き方】

    採用申請書とは、従業員の採用にあたり現場から人事部門に申請する書類になります。その書類は企業によっては稟議書同様会社のトップまで閲覧することも。どうしても採用を進めたいなら人事に伝わる書き方テクニックが必要になります。書式とともに例文を入れて解説していきます。

採用試験・面接の書式・テンプレート

採用試験・面接の書式テンプレート一覧です

面接用チェックリスト02

採用試験・面接のテンプレート一覧と書き方、例文です。採用試験・面接を効果的に行うためのチェックシートや、入社試験の案内状などをまとめて紹介…

≫広告掲載について

最新アップロード書式

最近追加された書式テンプレートです

Fax Cover 022

英語のFAX送付状です。FAX送付状とは、顧客などに連絡事項を伝えるための送付状のことです。WhenIfax,Icanuseit.

≫最近追加された書式一覧

おすすめ情報

今bizoceanがおすすめする情報です

キーワード検索

書式カテゴリ検索

価格区分で絞り込み

ファイルで絞り込み

採用試験・面接の進め方と書類 トップへ