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交通費清算書の書き方とフォーマット

交通費精算テンプレートや書き方についてご説明します。

交通費には、従業員が客先訪問などでバスや鉄道、タクシーなどを利用した際の費用を精算するもの、運輸業などで運転者が勤務中に発生した交通費を精算するもの、自宅から会社までの通勤にかかった費用を精算するものなどさまざまな種類があります。交通費精算テンプレートや書き方についてご説明します。

営業活動の際にかかった交通費清算書の書き方

営業活動に伴う交通費は、顧客訪問や接待等さまざまなシーンで発生します。遠方の顧客では新幹線や飛行機を利用する場合もあるでしょう。日々色々な交通手段を使いますので、処理を忘れないように都度精算をしていく必要があります。特に電車やバス等の交通費は領収書が出ませんから、精算し忘れないよう注意が必要です。精算の際にも、鉄道会社名、区間、乗り換え明細等を明記するようにしましょう。そのルートが妥当なものであれば、公共交通機関を利用した交通費に関しては領収書不要で処理してくれる会社が多いです。ただし、タクシーやハイヤーなどは領収書が必須となりますから、紛失には注意してください。外出の多い営業職は特に、手帳等に交通費メモをするなどして、経費処理が円滑に行えるように管理をしましょう。

>交通費精算書

定期区間の交通費清算について

定期区間の交通費については、6ヵ月単位で定期券を支給されることが多いです。期間が長ければ長いほど定期も安価となるためです。最初に通勤届を提出し、区切りごとに6ヵ月分の定期券費用が会社から振り込まれるというスタイルが多いでしょう。まずはそのルートでの通勤を承認してもらわなければなりません。会社によって規定が定められている場合も多いからです。例えば、バス利用が認められるには自宅から駅まで○km以上であること、証明書があれば駐輪場代が支払われる場合等です。そして、引越し等で通勤ルートが変わる場合は速やかに新しいルートを報告しなければなりません。その場合は残っている定期券を払い戻して、新しい定期券との差額分が振り込まれることになります。基本的には、会社までの最短、最安値ルートが適用されます。最初が肝心ですから、よくルートを調べて、会社の規定と照らし合わせた上で申請をしましょう。

領収書の管理のコツ

なくしてはいけないとわかっていてもついどこかに紛れてしまいがちなのが領収書です。特にタクシーの領収書は薄くて小さい紙であるので、保管の仕方によっては印字面が薄くなってしまうこともあります。領収書は精算が終わるまでは、紛失・破損・汚れには気をつけて保管しなければなりません。税務調査が入る際には帳簿と証拠書類などを照らし合わせて不正・不備がないかのチェックがなされます。大切な証拠となる領収書を管理するコツをいくつかご紹介しましょう。
1.原本は精算書と合わせて糊付けする
精算書を作成したら、領収書とセットで保管しておく必要があります。片方だけでは、未精算なのか精算済みなのかがわからなくなってしまいます。領収書は小さい場合が多いので、別の紙に貼り付けると良いでしょう。
2.PDFやコピーをとっておく
万一紛失した場合でも、PDFやコピーが残っていれば精算できる可能性があります。
3.用途ごとにファイリングする
『交通費・宿泊費・食費』のように予め分けておき、小さなファイルなどで保管しておくと良いですね。感熱紙の領収書も直射日光が当たらずに済みます。用途ごとではなく、必要に応じて週ごとに分けても良いでしょう。ファイルにしておけば、探したいときでもすぐに見つけることができます。

車利用の際にかかった交通費清算書の書き方

運送業など、車を利用する業務の交通費を精算する場合は下記のフォーマットを参考にしてください。最低限記載しなくてはならない項目は次の7項目です。

  1. 日付
  2. 行先
  3. 出発地
  4. 到着地
  5. 片道/往復
  6. 交通費概要
  7. 金額

車を利用している間にかかる費用は全て入れます。高速道路利用料金や各種通行料、給油代金なども記載します。その際、必ず領収書も添付することを忘れないでください。そのほか、自宅からそのまま車を利用する場合やタイムカードを兼ねている場合は、出発時刻や到着時刻も書き入れます。残業代が支給される場合は勤務時間を書く欄があっても良いですね。

>運送業者用交通費精算書(運輸業用)

通勤の際にかかった交通費清算書の書き方

通勤の際にかかる交通費は、基本的には定期券が支給されます。そのため基本となる通勤経路を事前に申請する必要があります。直行や立ち寄り等で違うルートになる場合もその基本ルートを差し引いての精算となるため、明確にしておかなければならないのです。通勤届のフォーマットを例に挙げてみましょう。記載すべき主な項目は下記のとおりです。

  1. 所属・氏名・印鑑
  2. 住所
  3. 会社までの距離
  4. 通勤時間
  5. 1ヵ月あたりの定期代
  6. 定期期限 / 新経路開始日
  7. 通勤方法(交通機関(手段)名・駅名)
  8. 通勤経路図

通勤経路図は、地図を描いても良いですし、手描きに自信のない人はネット地図などのコピー画面でも大丈夫です。

>通勤届02

まとめ
交通費精算に必要な書類や書き方についてご説明しましたが、如何でしたか。日々積み重なっていく交通費ですから、漏れのないように速やかに精算しなくてはなりません。また財務処理上、その月に発生した交通費はその月中に処理をする必要があります。出来る限り後ろに延ばさないようにしましょう。ポイントは2点です。『領収書をなくさないこと』『速やかに処理すること』。上記書き方を参考にして、より円滑な営業活動に役立ててください。

投稿日:
2016/03/02
更新日:
2016/03/02

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