分かりやすい出張報告書の書き方と例文

出張報告書とは、交渉や打ち合わせなどの出張の成果や現地での業務内容を報告するためのものです。記載する内容はいつ、どこに、何のために出張したか正確な情報を簡潔にまとめることが大事です。出張報告書に関するテンプレートや書き方について解説します。

出張報告書の書き方のポイント

出張には国内出張と海外出張がありますが、どちらも会社からの指示によって目的を持って行くものです。そのため、出張報告書は会社から与えられた指示に対しての成果報告であることを意識して書きましょう。記載内容は、現地で収集したデータや情報、調査結果等を客観的に分かりやすく、かつ事実を書くようにします。

①事実を簡潔に分かりやすく

出張で得られた成果は、事実を歪曲させることなく記載する必要があります。だからといって不要なところまで全て書く必要はありません。大切なことは、この出張でどんな成果が得られたのか、必要なポイントを押さえて読み手に分かりやすいように書くということです。

②出張の目的や主旨を意識する

出張といってもその目的は、顧客訪問、商談、展示会、説明会等さまざまです。今回の出張の目的と目指すゴールは何なのか、主旨をはっきりさせることを意識しましょう。出張へ行くと、本来の目的とは異なる成果を予定外に得られることもあります。そんな場合、成果の大きな副産物についフォーカスを当てたくなってしまいます。もちろんそれも大切ですが、まずは本来の目的がどう達成されたのか、課題はあったのかを明確にするよう心がけましょう。

③定型のフォーマットを活用する

出張報告書は、会社ごとにフォーマットが決まっている場合があります。そのフォーマットに則って記載すれば、必要事項も漏れなく書くことができます。しかし、フォーマットがあってもかなり自由度が高い場合や、フォーマット自体がない場合は、定型のフォーマットを活用すると良いでしょう。

出張報告書の例文

出張報告書を漏れなく書くためには、どのような項目が必要なのでしょうか？最低限盛り込むべき項目をご紹介します。

• 出張者名
• 出張先
• 日程
• 目的
• 内容
• 報告事項
• 成果
• 所感
• 出張経費
• 添付書類

出張は上司と同行する場合もありますが、そうでない場合もあります。出張に行っていない人は現地でどんなことが起きたのかは分かりません。そのため、出張報告書は同行していない人にも理解できる内容でなくてはなりません。出張先で得られた資料やパンフレット等は出張報告書に添付したり、回覧したりすると良いでしょう。せっかく費用と時間をかけ、業務に役立てるために行く出張ですから、関係者と共有できるようにしておくと、得られるものはさらに大きくなります。

＞出張報告書001

目的別の出張報告書～書き方・例～

具体的に出張報告書はどのように書けば良いのでしょうか？基本的な出張報告書の書き方を目的別に挙げてご紹介します。

＜新製品販売促進のための出張報告書＞

目的：新製品○○の関東地区における販売促進

出張期間：○○年○月○日（○）～○○年○月○日（○）

内容：

1. ○月○日（○）移動　●●駅△△ホテル宿泊
2. ○月○日（○）●●店　訪問
3. ○月○日（○）●●店　訪問
4. ○月○日（○）●●店　訪問
5. ○月○日（○）移動

報告事項：関東地区の出店店舗を廻り、下記の業務を行った。

• 新製品の説明、契約
• 販売促進キャンペーンの提案
• 店頭ディスプレイの依頼

成果：改良後の新製品につき新規追加機能を説明したところ、各店舗で反響が得られた。
店頭でもメインが目立つエリアに陳列してもらう約束を取り付けられた。

所感：当該製品の宣伝用ポスターやポップが小さく地味で目立っていないため、デザイナーとデザイン変更も含め再度検討が必要であると思われる。

出張経費：

• 宿泊費　○○円（▲▲ホテル）
• 交通費　○○円（新幹線）

＜アセアン地区展示会出展の出張報告書＞

目的：アセアン地区販売拡張のための展示会出展

出張期間：○○年○月○日（○）～○○年○月○日（○）

出張先：シンガポールa

同行者：○○部●●部長

出張期間：○○年○月○日（○）～○○年○月○日（○）

内容：

1. ○月○日（○）移動（飛行機）　△△ホテル宿泊
2. ○月○日（○）出展エリア確認及び準備
3. ○月○日（○）展示会　1日目
4. ○月○日（○）展示会　2日目
5. ○月○日（○）移動（飛行機）

報告事項：アセアン地区販売拡張のため展示会出展し、下記の業務を行った。

• 他社展示会ブースチェック
• 販促品の配布
• 来場者への説明会開催
• 来場者アンケート回収

成果：展示会来場者は○カ国●万人。うち自社説明会参加者は△千人。さらに10社とアポイントを取り付けた。ご来場頂いた取引先現地法人代表者と会食を実施し、引き続き来期の契約も締結した。

所感：展示会は大成功に終わったが、想定よりも参加国が多かったため、外国語対応可能なスタッフの人数が少なかった。そのためお客様をお待たせするケースが多々あった。今後は英語だけでなく、中国語、マレー語対応可能なスタッフの増員を検討する必要がある。

出張経費：

• 宿泊費　○○円（▲▲ホテル）
• 交通費　○○円（飛行機）
• 接待費　○○円（●●社　代表取締役社長△△様）

＞販売促進目的の出張報告

出張報告書を書くときの注意点

出張報告書は、出張で得られた成果や課題を会社に報告する書類です。出張から戻ったら、速やかに作成して提出をしましょう。書き方のコツとして、会社や上司は何を一番知りたいのかという点を考えるとポイントが絞りやすくなります。また、なるべく早く提出することを心がけましょう。出張から戻って時間が経ってしまうと記憶も曖昧になりがちです。提出される側としても早く報告を聞きたいと思っていますので、何ヶ月も過ぎてから提出されても意味がありません。また、所感は業務内容や顧客情報などで気づいた点を盛り込むと良いでしょう。単なる感想ではなく、客観的な意見など改善に繋がることを意識して書きます。そのため、出張先では気づいたことを都度メモできるようにしておきましょう。

まとめ
出張は、ある一定の目的を持って行くものであり、交通費や宿泊費など、まとまった経費もかかります。時間と経費をかけて行うものですから、必ず目的を達成して戻る必要があります。そのため、事前に目的とゴールを明確にしておくようにしましょう。そして戻ってきてからは、記憶が新しいうちになるべく早く出張報告書を書きます。フォーマットを参考にして、分かりやすい出張報告書を書いてみましょう。