出張報告書|ビジネス書式のダウンロードと書き方はbizocean(ビズオーシャン)
出張報告書とは、交渉や打ち合わせなどの出張の成果や現地での業務内容を報告するためのものです。
出張報告書とは、交渉や打ち合わせなどの出張の成果や現地での業務内容を報告するためのものです。記載する内容はいつ、どこに、何のために出張したか正確な情報を簡潔にまとめることが大事です。出張報告書に関するテンプレートや書き方について解説します。
出張には国内出張と海外出張がありますが、どちらも会社からの指示によって目的を持って行くものです。そのため、出張報告書は会社から与えられた指示に対しての成果報告であることを意識して書きましょう。記載内容は、現地で収集したデータや情報、調査結果等を客観的に分かりやすく、かつ事実を書くようにします。
出張報告書を漏れなく書くためには、どのような項目が必要なのでしょうか?最低限盛り込むべき項目をご紹介します。
出張は上司と同行する場合もありますが、そうでない場合もあります。出張に行っていない人は現地でどんなことが起きたのかは分かりません。そのため、出張報告書は同行していない人にも理解できる内容でなくてはなりません。出張先で得られた資料やパンフレット等は出張報告書に添付したり、回覧したりすると良いでしょう。せっかく費用と時間をかけ、業務に役立てるために行く出張ですから、関係者と共有できるようにしておくと、得られるものはさらに大きくなります。
具体的に出張報告書はどのように書けば良いのでしょうか?基本的な出張報告書の書き方を目的別に挙げてご紹介します。
出張報告書は、出張で得られた成果や課題を会社に報告する書類です。出張から戻ったら、速やかに作成して提出をしましょう。書き方のコツとして、会社や上司は何を一番知りたいのかという点を考えるとポイントが絞りやすくなります。また、なるべく早く提出することを心がけましょう。出張から戻って時間が経ってしまうと記憶も曖昧になりがちです。提出される側としても早く報告を聞きたいと思っていますので、何ヶ月も過ぎてから提出されても意味がありません。また、所感は業務内容や顧客情報などで気づいた点を盛り込むと良いでしょう。単なる感想ではなく、客観的な意見など改善に繋がることを意識して書きます。そのため、出張先では気づいたことを都度メモできるようにしておきましょう。
出張は、ある一定の目的を持って行くものであり、交通費や宿泊費など、まとまった経費もかかります。時間と経費をかけて行うものですから、必ず目的を達成して戻る必要があります。そのため、事前に目的とゴールを明確にしておくようにしましょう。そして戻ってきてからは、記憶が新しいうちになるべく早く出張報告書を書きます。フォーマットを参考にして、分かりやすい出張報告書を書いてみましょう。
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