分かりやすい出張報告書の書き方と例文

出張報告書とは、交渉や打ち合わせなどの出張の成果や現地での業務内容を報告するためのものです。

出張報告書とは、交渉や打ち合わせなどの出張の成果や現地での業務内容を報告するためのものです。記載する内容はいつ、どこに、何のために出張したか正確な情報を簡潔にまとめることが大事です。出張報告書に関するテンプレートや書き方について解説します。

出張報告書の書き方のポイント

出張には国内出張と海外出張がありますが、どちらも会社からの指示によって目的を持って行くものです。そのため、出張報告書は会社から与えられた指示に対しての成果報告であることを意識して書きましょう。記載内容は、現地で収集したデータや情報、調査結果等を客観的に分かりやすく、かつ事実を書くようにします。

①事実を簡潔に分かりやすく

出張で得られた成果は、事実を歪曲させることなく記載する必要があります。だからといって不要なところまで全て書く必要はありません。大切なことは、この出張でどんな成果が得られたのか、必要なポイントを押さえて読み手に分かりやすいように書くということです。

②出張の目的や主旨を意識する

出張といってもその目的は、顧客訪問、商談、展示会、説明会等さまざまです。今回の出張の目的と目指すゴールは何なのか、主旨をはっきりさせることを意識しましょう。出張へ行くと、本来の目的とは異なる成果を予定外に得られることもあります。そんな場合、成果の大きな副産物についフォーカスを当てたくなってしまいます。もちろんそれも大切ですが、まずは本来の目的がどう達成されたのか、課題はあったのかを明確にするよう心がけましょう。

③定型のフォーマットを活用する

出張報告書は、会社ごとにフォーマットが決まっている場合があります。そのフォーマットに則って記載すれば、必要事項も漏れなく書くことができます。しかし、フォーマットがあってもかなり自由度が高い場合や、フォーマット自体がない場合は、定型のフォーマットを活用すると良いでしょう。

出張報告書の例文

出張報告書を漏れなく書くためには、どのような項目が必要なのでしょうか？最低限盛り込むべき項目をご紹介します。

• 出張者名
• 出張先
• 日程
• 目的
• 内容
• 報告事項
• 成果
• 所感
• 出張経費
• 添付書類

出張は上司と同行する場合もありますが、そうでない場合もあります。出張に行っていない人は現地でどんなことが起きたのかは分かりません。そのため、出張報告書は同行していない人にも理解できる内容でなくてはなりません。出張先で得られた資料やパンフレット等は出張報告書に添付したり、回覧したりすると良いでしょう。せっかく費用と時間をかけ、業務に役立てるために行く出張ですから、関係者と共有できるようにしておくと、得られるものはさらに大きくなります。

＞出張報告書001

目的別の出張報告書～書き方・例～

具体的に出張報告書はどのように書けば良いのでしょうか？基本的な出張報告書の書き方を目的別に挙げてご紹介します。

＜新製品販売促進のための出張報告書＞

目的：新製品○○の関東地区における販売促進

出張期間：○○年○月○日（○）～○○年○月○日（○）

内容：

1. ○月○日（○）移動　●●駅△△ホテル宿泊
2. ○月○日（○）●●店　訪問
3. ○月○日（○）●●店　訪問
4. ○月○日（○）●●店　訪問
5. ○月○日（○）移動

報告事項：関東地区の出店店舗を廻り、下記の業務を行った。

• 新製品の説明、契約
• 販売促進キャンペーンの提案
• 店頭ディスプレイの依頼

成果：改良後の新製品につき新規追加機能を説明したところ、各店舗で反響が得られた。
店頭でもメインが目立つエリアに陳列してもらう約束を取り付けられた。

所感：当該製品の宣伝用ポスターやポップが小さく地味で目立っていないため、デザイナーとデザイン変更も含め再度検討が必要であると思われる。

出張経費：

• 宿泊費　○○円（▲▲ホテル）
• 交通費　○○円（新幹線）

＜アセアン地区展示会出展の出張報告書＞

目的：アセアン地区販売拡張のための展示会出展

出張期間：○○年○月○日（○）～○○年○月○日（○）

出張先：シンガポールa

同行者：○○部●●部長

出張期間：○○年○月○日（○）～○○年○月○日（○）

内容：

1. ○月○日（○）移動（飛行機）　△△ホテル宿泊
2. ○月○日（○）出展エリア確認及び準備
3. ○月○日（○）展示会　1日目
4. ○月○日（○）展示会　2日目
5. ○月○日（○）移動（飛行機）

報告事項：アセアン地区販売拡張のため展示会出展し、下記の業務を行った。

• 他社展示会ブースチェック
• 販促品の配布
• 来場者への説明会開催
• 来場者アンケート回収

成果：展示会来場者は○カ国●万人。うち自社説明会参加者は△千人。さらに10社とアポイントを取り付けた。ご来場頂いた取引先現地法人代表者と会食を実施し、引き続き来期の契約も締結した。

所感：展示会は大成功に終わったが、想定よりも参加国が多かったため、外国語対応可能なスタッフの人数が少なかった。そのためお客様をお待たせするケースが多々あった。今後は英語だけでなく、中国語、マレー語対応可能なスタッフの増員を検討する必要がある。

出張経費：

• 宿泊費　○○円（▲▲ホテル）
• 交通費　○○円（飛行機）
• 接待費　○○円（●●社　代表取締役社長△△様）

＞販売促進目的の出張報告

出張報告書を書くときの注意点

出張報告書は、出張で得られた成果や課題を会社に報告する書類です。出張から戻ったら、速やかに作成して提出をしましょう。書き方のコツとして、会社や上司は何を一番知りたいのかという点を考えるとポイントが絞りやすくなります。また、なるべく早く提出することを心がけましょう。出張から戻って時間が経ってしまうと記憶も曖昧になりがちです。提出される側としても早く報告を聞きたいと思っていますので、何ヶ月も過ぎてから提出されても意味がありません。また、所感は業務内容や顧客情報などで気づいた点を盛り込むと良いでしょう。単なる感想ではなく、客観的な意見など改善に繋がることを意識して書きます。そのため、出張先では気づいたことを都度メモできるようにしておきましょう。

まとめ
出張は、ある一定の目的を持って行くものであり、交通費や宿泊費など、まとまった経費もかかります。時間と経費をかけて行うものですから、必ず目的を達成して戻る必要があります。そのため、事前に目的とゴールを明確にしておくようにしましょう。そして戻ってきてからは、記憶が新しいうちになるべく早く出張報告書を書きます。フォーマットを参考にして、分かりやすい出張報告書を書いてみましょう。

投稿日：

2016/09/05

更新日：

2016/09/05

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  手順書とは、能率良く、作業や業務を行えるよう作成します。手順書通りに進めれば、作業効率が高まるだけでなく、トラブルも最小限に抑えることができるでしょう。誰が見てもわかりやすく表現する必要があります。そのために写真や図を使って理解しやすくなるよう工夫しましょう。

• 【予定表の書き方】

  予定表には年間予定表、月間予定表、週間予定表などがあります。予定表に記載して社内で共有することで、もし外出中に客先から連絡が入った場合なども、社内に残っている者がその旨を伝えることができますし、新規のアポイントにも対応しやすくなります。業務を効率よく進めるためにも、予定を立てて、予定表に記載しておくと便利です。

• 【表彰状の書き方】

  表彰状とは、特に優秀な成績をあげた人や優れた行いがあった人を褒めたたえた書状のことです。会社関連では、永年勤続、功労、営業成績、安全無事故など模範となる人をたたえて、表彰を行います。表彰状の書き方としては、句読点は用いず、文の区切りでも改行せずに一文字分だけ空けて文を続けます。文章は簡潔に短く区切りますが、表彰する理由や何の表彰であるかは、具体的に記載します。

• 【願書の書き方】

  願書の書き方、書式、テンプレート一覧です。願書とは、許可を得るために提出する文書のことです。主なものとして、退職を希望する際の退職願、会社や行政などに問題点を指摘して改善を求める嘆願書などがあります。要点をわかりやすく記載するようにしましょう。また、幼稚園への入園、小学校、中学校、高等学校、大学、短大、専門学校、職業訓練校などの入学試験を受験するために、希望する学校に提出する入学願書があります。入学願書は、学校によって所定の用紙が用意されている場合があるので確認しましょう。

• 【指示書の書き方】

  指示書とは、業務内容や命令の内容などを指示する文書のことです。作成する際には、読み手を意識し、相手が理解できる用語で具体的に記載しましょう。5W1H（いつ、どこで、誰が、何を、どのように、どうした）を踏まえて作成すると、指示の漏れを防ぐことができます。また、要点は箇条書きなどで簡潔に記載しましょう。

• 【申告書の書き方】

  申告書とは、国民が法律上の義務として、官庁などに一定の事実を申し出る内容を記載した文書のことです。例えば、確定申告書、法人税申告書、退職所得申告書、扶養控除申告書、還付申告書、償却資産申告書、失業認定申告書などさまざまな種類のものがあり、所定のフォーマットに必要事項を記載して、税務署などの申告先に提出します。申告書には申告期限が定められているので、注意が必要です。また、社内で活用できる申告書として、健康状態・職務内容・自己評価などを記載する自己申告書や通勤経路申告書、異動希望申告書などがあります。

• 【保証書の書き方】

  保証書とは、ある一定の条件で物事を保証する旨を記載した文書のことです。例えば、従業員が会社や事業主に提出する身元保証書は、家電製品などに添付される製品保証書などがあります。保証書の種類や書き方を解説します。

• 【承認書の書き方】

  承認書とは、相手の願いや要求などを聞いて、正当と判断すること、もしくは認めることを記載した文書です。社内では、社員が願い出た育児休業、介護休業、勤務時間短縮などを承認するときに作成します。書面には、日付、タイトル、相手の氏名、承認内容、自分の名前を盛り込みます。文章は簡潔に、必要事項のみを記載します。承認書のテンプレートには、さまざまなパターンのものがあるので、利用してみるとよいでしょう。

• 【調査書の書き方】

  調査書とは、調査の結果を報告する文書のことです。営業戦略やマーケティング、新人育成、競合店調査など、業務上必要な内容について調査を行い、結果を調査書にまとめることで、今後の戦略や計画などに役立てることができます。この他、学校の入学判定や就職の際の選抜資料として、受験先に提出される文書も調査書の一種で、内申書とも呼ばれます。

• 【決議書の書き方】

  決議書の書き方、書式、テンプレート一覧です。決議書とは、会議での決定事項や意見を記載した文書のことです。必要事項のみをピックアップし、箇条書きなどで簡潔にわかりやすく記載します。書面は、誰が見てもわかりやすい構成にしましょう。テンプレートを用意しておくと、必要事項を入れるだけで、手間なく決議書を作成することができます。

• 【進退伺いの書き方】

  進退伺いは辞表とは大きく違います。職務上の過失があったとき、責任を追って辞職するべきかどうかを上司にお伺いするときに使用しますが、辞職を決定しているものではありません。進退伺いには、責任の追う所存を伝えつつ、上司の指示を仰ぐ必要があり、文章や言い回しに気を使うこととなります。例文を入れて解説していきます。