出張報告書の書き方を初歩から解説！ 記載すべき項目の内容・書き方のポイント・テンプレートも紹介
出張報告書とは、交渉や打ち合わせなどの出張の成果や、現地での業務内容を報告するためのものです。
記載する内容はいつ、どこに、何のために出張したか、正確な情報を簡潔にまとめることが大事です。
本コラムでは、出張報告書に関するテンプレートや書き方について解説します。
出張報告書とは
出張報告書とは、出張先での業務内容や成果、目的の達成度合いなどを所属部署や会社に報告する文書です。自身の出張での成果を証明するだけでなく、社内共有するうえで欠かせない書類になります。
そのため、同行していない人が読んで分かりやすいものにしなければなりません。
基本的に、出張報告書の書き方に明確なルールはありませんが、上司や会社からフォーマットや書き方の指定があった場合は、それらに従って作成します。
自由な書式で作成する場合でも、共有しやすいように、簡潔で読みやすい報告書にしましょう。
出張報告書の目的
出張報告書は、どんな内容の商談が行われ、どのような成果が得られたのかを会社に伝えるための書類です。
出張は会社の利益向上や販売促進などのために行われます。 社外での業務において、成果や課題を意識して取り組んだかを証明するための重要な書類といえるでしょう。
出張によってマイナスの損益を生み出さないためにも、会社側は出張報告書の提出を求め、出張先で実際に何をしてきたのかを確認しているのです。
一方、出張した社員本人が業務を振り返るいい機会にもなります。
出張報告書に記載する項目
出張報告書を漏れなく書くためには、どのような項目が必要なのでしょうか？最低限盛り込むべき項目をご紹介します。
- 出張者名
- 出張先
- 日程
- 目的
- 内容
- 報告事項
- 成果
- 所感
- 出張経費
- 添付書類
出張は上司と同行する場合もありますが、そうでない場合もあります。出張に行っていない人は現地でどんなことが起きたのかは分かりません。
そのため、出張報告書は同行していない人にも理解できる内容でなくてはなりません。出張先で得られた資料やパンフレット等は出張報告書に添付したり、回覧したりすると良いでしょう。
せっかく費用と時間をかけ、業務に役立てるために行く出張ですから、関係者と共有できるようにしておくと、得られるものはさらに大きくなります。
出張の概要
出張報告書の冒頭には、いつ、誰と、どのような目的で、どこに行ったか、などの概要を記載します。
あくまでも概要なので、ここで詳細に書く必要はありません。箇条書きなどで簡潔にまとめます。
出張中の行動
出張先で何をしたかを記載します。
出張には「新卒募集のための説明会」「新製品の発表会」「取引先との契約締結」などの目的があるので、その目的に応じて、「いつ」「誰と」「どのように行動したか」「どの製品について商談したか」などを書きます。
出張に関する資料があれば添付してもよいでしょう。
出張によって得た成果
出張したことによって得られた成果を書きます。
研修が目的であれば何について学んだのか、商談であればどのような契約ができたのか、人材募集であれば何人と面会したか、といったことをまとめます。
期待したような成果が得られなかった場合は、なぜ目的を果たせなかったか、どのように改善すべきか、といった今後の対策も盛り込みます。
出張後の感想や課題などの所感
出張の経験によって自分がどう感じたのかをまとめます。
「フレックスタイムに興味を持っている学生が多かった」「新製品に興味を持ってもらえたが、単価がネックとなるようだ」など、出張中や出張後に感じたことを記載します。
この所感は次回の出張の際に役立つ情報ともなるので、会場の雰囲気や相手の反応などで感じたことを書いておくとよいでしょう。
出張にかかった経費
出張にかかった交通費や宿泊費などを正確に記載します。
出張経費については、会社によっては出張報告書とは別の書類を提出する場合もあります。
経費として取り扱うには領収証が必要となるので、出張中は常に領収証を紛失しないように注意が必要です。
出張報告書の書き方のポイント
出張には国内出張と海外出張がありますが、どちらも会社からの指示によって目的を持って行くものです。
そのため、出張報告書は会社から与えられた指示に対しての成果報告であることを意識して書きましょう。
記載内容は、現地で収集したデータや情報、調査結果等を客観的に分かりやすく、かつ事実を書くようにします。
それでは、具体的なポイントを見ていきましょう。
出張前にわかる範囲はまとめておく
出張前でも、出張期間や同行者、訪問先、交通費、宿泊費などは事前にわかることが多いものです。
業務の合間などにあらかじめわかっている部分を記載しておけば、出張後はスケジュール通りに進んだかどうかを確認するだけですみます。
出張後は日常の業務に戻るため、なかなか出張報告書を書く時間が取れない可能性もあるので、前もってわかる範囲はすませておくとよいでしょう。
出張中はこまめにメモを取っておく
出張中は予定外の行動や交通費などが発生することがあります。出張後に思い出しながら書くと、うっかり忘れてしまったり、詳細が不明になったりすることがあります。
こまめにメモを取っておけば、出張報告書を作成する時に役に立つでしょう 。
また、出張中に訪問先の反応などで気づいたことがあれば、こちらもメモに記録しておくと所感として書くことができます。
出張から戻ったらすぐに提出する
出張から戻ったらなるべく早めに出張報告書を作成しましょう。
出張後すぐであれば記憶も鮮明に残っていますが、日数が経つとそのぶん記憶が薄れていきます。
スムーズに書くためにも、必要な情報をきちんと伝えるためにも、出張後はすぐに報告書の作成にとりかかりましょう。
なお、社内規定で出張報告書の提出期限が定められている場合もあるため、あらかじめ確認しておくことをおすすめします。
出張の目的や主旨を意識して書く
出張といってもその目的は、顧客訪問、商談、展示会、説明会等さまざまです。今回の出張の目的と目指すゴールは何なのか、主旨をはっきりさせて書くことを意識しましょう。
とくに気をつけたいのは、脱線しないことです。出張へ行くと、本来の目的とは異なる成果を予定外に得られることもあります。
そんな場合、成果の大きな副産物についフォーカスを当てたくなってしまいます。もちろんそれも大切ですが、まずは本来の目的がどう達成されたのか、課題はあったのかを明確にするよう心がけましょう。
定型のフォーマットを活用して効率よくまとめる
出張報告書は、会社ごとにフォーマットが決まっている場合があります。そのフォーマットに則って記載すれば、必要事項を漏れなく書くことができます。
しかし、フォーマットがあってもかなり自由度が高い場合や、フォーマット自体がない場合は、ネット上で配布されている定型のフォーマットを活用すると効率よくまとめることができるでしょう。
提出前に読みやすさ・誤字脱字をチェック
せっかく書いた出張報告書に誤字脱字があったり、読みにくい文章になっていたりすると、意図が正しく伝わりません。
書き終わったらかならず全体に目を通し、日本語として不自然な点はないか、変換ミスなどはないか、といった点をチェックしましょう。
出張報告書の例文(テンプレート)
具体的に出張報告書はどのように書けば良いのでしょうか？基本的な出張報告書の書き方を目的別に挙げてご紹介します。
＜新製品販売促進のための出張報告書＞
|
目的：新製品○○の関東地区における販売促進 出張期間：○○年○月○日（○）～○○年○月○日（○） 内容：
報告事項：関東地区の出店店舗を廻り、下記の業務を行った。
成果：改良後の新製品につき新規追加機能を説明したところ、各店舗で反響が得られた。 所感：当該製品の宣伝用ポスターやポップが小さく地味で目立っていないため、デザイナーとデザイン変更も含め再度検討が必要であると思われる。 出張経費：
|
＜アセアン地区展示会出展の出張報告書＞
|
目的：アセアン地区販売拡張のための展示会出展 出張期間：○○年○月○日（○）～○○年○月○日（○） 出張先：シンガポール 同行者：○○部●●部長 内容：
報告事項：アセアン地区販売拡張のため展示会に出展し、下記の業務を行った。
成果：展示会来場者は○カ国●万人。うち自社説明会参加者は△千人。さらに10社とアポイントを取り付けた。ご来場頂いた取引先現地法人代表者と会食を実施し、引き続き来期の契約も締結した。 所感：展示会は大成功に終わったが、想定よりも参加国が多かったため、外国語対応可能なスタッフの人数が少なかった。そのためお客様をお待たせするケースが多々あった。今後は英語だけでなく、中国語、マレー語対応可能なスタッフの増員を検討する必要がある。 出張経費：
|
まとめ
出張は、ある一定の目的を持って行くものであり、交通費や宿泊費など、まとまった経費もかかります。時間と経費をかけて行うものですから、必ず目的を達成して戻る必要があります。
そのため、事前に目的とゴールを明確にしておくようにしましょう。そして戻ってきてからは、記憶が新しいうちになるべく早く出張報告書を書きます。
フォーマットを参考にして、分かりやすい出張報告書を書いてみましょう。