挨拶状|テンプレートのダウンロードと書き方は書式の王様

挨拶状の書き方と例文

挨拶状は異動転勤だけでなく、お見舞いやお礼、年末年始、社名変更などさまざまなシーンで利用する書類です。

挨拶状は、人事異動や転勤だけでなく、お見舞いやお礼、年末年始、社名変更、独立起業、新会社設立など、こちらの体制や気持ちを伝えるために、さまざまなシーンで利用する文書です。文書としては簡単なものですが、特に書き方のマナーが問われる大切な文書といってもいいものです。ここでは、その書き方を例文とともに解説していきます。

挨拶状のマナーと書き方

日ごろからお付き合いのある方へ連絡を取る場合には、メールや電話で済ませることが当たり前の時代になりましたが、事務的に済ませていいものと、そうせずに、きちんとした挨拶状をしたためたほうが、こちらの気持ちが直接伝わってよい場合があります。
新たなビジネス展開をお知らせする時。旧知の方に自身の立場が変わったことを通知する時。「お知らせ」や日ごろの「感謝」を伝えたい時。頂戴したものに対して「お礼」を伝えたい時。挨拶状には多くの目的がありますが、どんなケースでも、先方への敬意を表しつつ、こちらの強い意思を丁寧な言葉使いで伝えるような書き方にまとめるのが、上質な挨拶状の基本です。挨拶状のマナーや書き方は「伝えたい内容」を「丁寧に、敬意を払って、簡潔かつ正確に」仕上げること。書き連ねた文章を、そのまま読み上げてもおかしくないようにまとめられれば最高と考えておきましょう。

挨拶状は目的によって書式を選び、失礼のないように

挨拶状はあらたまった気持ちで何かを伝えたい時に書くものです。業務連絡のように毎日書くものではないだけに、いざ書くとなると緊張してしまいがちです。そのため、文章を考え過ぎてしまい、感謝の言葉や季節の挨拶など、「挨拶状の1行目」から悩んでしまうこともしばしばです。失礼のない言葉を選び、読みやすくまとめた『書式の王様』のテンプレートを使って、フォーマルかつ的確に活用するのが効率もよく、おすすめです。

新会社設立の挨拶状、例文

新会社設立の挨拶状は、ご挨拶であるのと同時に、その会社が取り組む「最初の営業活動」といえるものです。社名・設立日・代表者や役員の氏名・当初の業務内容などを簡潔にまとめ、意気込みとともに書き連ねるようにしましょう。とは言っても、業務連絡のように、あっさりと箇条書きで済ませては礼を失することになりかねません。『書式の王様』に保存された挨拶状のテンプレートを活用すれば、文字の大きさも適切で、丁寧で失礼がなく、かつ強い意気込みも感じてもらえるでしょう。

新会社設立の挨拶状001

社長就任の挨拶状、例文

どんな会社にとっても、社長就任は極めて大きなイベントです。それだけに、挨拶状にも細心の注意を払うことが求められます。書き方としては、季節のご挨拶や、日ごろの感謝を伝えた後、社長就任をお伝えします。そのあとに新社長としての意気込みを表したあと、これからのさらなるお付き合いをお願いするというのが定石です。

ちなみに、この挨拶状は、相手先を肩書まで明記した個人名にすることと、文章を「私、○○は、このたび……」というように新社長の個人名でまとめるのが通例になっています。主語はあくまでも個人。企業ではないことにご注意ください。なお、予定されていた社長交代の場合などは、特例的に、退任する前社長が退任を表明した後、新社長を紹介する書式を用います。この場合も主語は個人でまとめましょう。『書式の王様』なら、このような特例にも対応できるようなテンプレートも用意されています。

社長就任の挨拶状012

香典返しに添える挨拶状、例文

社長や役員など、会社にとっての重要な人物が亡くなった場合、四十九日の法要後には、葬儀への参列や香典をいただいたことなどに対するお礼と、法要の報告などを伝えるための挨拶状を送ることになります。この挨拶状には、ご挨拶と同時に「香典返しをお送りした」ことも伝えるのが通例です。ちなみに、社葬という形を取らず喪主が個人であっても、会社が前面に出た葬儀に際しては、会社からご挨拶するのが通例になっています。仕事関係の方々とご近所や親族の方々を分けて、ご挨拶するのもいいでしょう。

挨拶状は、文章としては比較的に短いものですが、決して失礼があってはならないものだけに、格調高い言葉を選ぶだけでなく、簡潔にまとめるように心掛けることが大切です。また、葬儀関連だけに使われる言葉が多いことにも注意が必要です。万一の失敗の無いよう、そのような専門用語まできちんと配した『書式の王様』に保存されたテンプレートを活用することをおすすめします。

香典返しに添える挨拶状

テンプレートを探すなら『書式の王様』
『書式の王様』では、ここで紹介したもの以外にも、退職や、移転、お中元などの際などのビジネスで使う挨拶状の雛形をたくさんご用意しています。また、挨拶状以外にもビジネスで活用できるさまざまなテンプレートをご利用いただけます。下記のリンクからアクセスしてご利用ください。
挨拶状のテンプレート一覧

投稿日:
2016/02/08
更新日:
2016/02/08

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