新入社員必見～電話・伝言メモの書き方～

電話・伝言メモの書き方のポイント

電話・伝言メモは、必要な情報が漏れなく正しく伝わるように書くことが大切です。どのように書くと良いのか、電話・伝言メモの書き方のポイントを見ていきましょう。

メモ用紙を準備しておく

電話に出るときには、あらかじめメモをする用紙を準備しておきましょう。電話に出ている状態でメモ用紙を探すと相手の話に集中できず、聞き逃したり忘れてしまったりする可能性があります。

ちょうど良い用紙が見つからずメモを取り損ねたり、手近な紙にメモを取り、誤って捨ててしまったりすることもあるかもしれません。電話・伝言メモ専用の用紙やメモ帳などを定位置に置いておけば、こうしたミスが防止できるでしょう。

新しいページに書くようにする

電話・伝言ごとに、新しい用紙やページに書くようにすることも重要です。前回の電話・伝言と同じ用紙やページにメモを取ると、前回の内容と今回の内容が混ざってしまい、伝達ミスが起こる可能性があります。

どうしても同じ用紙やページにメモを取りたい場合は、前回取ったメモの下に線を引くなどして、内容が混ざらないよう工夫しましょう。

箇条書きで簡潔に表現する

電話・伝言メモは、箇条書きで簡潔に表現しましょう。長文で書くと読むのに時間がかかるうえに、必要な情報が伝わりにくくなります。

電話・伝言を残した相手の企業名や担当者名、電話・伝言があった日時や内容など、書くべきことをある程度決めておくと、簡潔かつ効率的にメモが取れるでしょう。

名前はカタカナで表記する

電話・伝言を残した相手の名前は、カタカナで表記しましょう。名前をカタカナで書いておけば、折り返しの連絡をする際に、担当者が名前を読み間違えることを防げます。

重要なポイントは目立たせる

電話・伝言でとくに重要なポイントは、下線を引いたり色を変えたりして目立たせましょう。重要なポイントを目立たせておくと、メモを読んだ人が迅速に対応できるようになります。

電話・伝言メモに記載する情報

先にお伝えしたとおり、書くべきことをある程度決めておくと、スムーズに電話・伝言メモを作成できます。具体的には何を書いたら良いのか、電話・伝言メモに記載する主な項目について紹介します。

電話・伝言メモのテンプレートを用意しておくと、内容に沿って情報を埋めたりチェックをつけたりするだけで良いので便利です。

bizocean（ビズオーシャン）では、電話・伝言メモのテンプレートもご用意していますので、ぜひご活用ください。

電話があった日時

電話・伝言メモには、必ず電話や伝言があった日時を記載しておきましょう。何月何日の何時ごろに連絡があったのかがわかると、担当者が折り返しの連絡をする際に会話しやすくなります。

相手の会社名・部署名・名前

電話・伝言メモには、相手の会社名・部署名・名前も必須です。だれから電話・伝言があったのかがわからないと、対応しようがなくなってしまいます。誤りや抜け漏れがないように、正確に記載しておきましょう。

折り返しの必要性

折り返しの要不要も、電話・伝言メモに記載しておきたい情報です。「またあとでかけ直します」と言われたなどで折り返しが不要な場合も、その旨を記載しておきましょう。

相手の連絡先の電話番号

電話・伝言を残した相手の連絡先がわからないと、その後の対応ができなくなります。電話・伝言メモには、必ず相手の連絡先・電話番号も書いておきましょう。

用件

電話・伝言の用件も、確認できた範囲で良いので記載しておきましょう。「〇月〇日　打ち合わせしたい」「〇月〇日までに資料がほしい」など、簡単な内容でかまいません。

ある程度用件が把握できていれば、担当者が折り返しの連絡をしたときに、再度説明してもらう手間をかけずに済みます。

応対者

だれが応対したのかわからないと、確認したいことがあったときなどに担当者が困ってしまいます。自分の名前を応対者として書いておきましょう。

電話・伝言メモの状況別の対応

ここでは、「相手の声が聞き取りにくい」「社名が聞き取れなかった」など、電話・伝言メモを作成する際の「困った」に対する対応について紹介します。

①相手の声が聞き取りにくい時には

相手の声が小さかったり、電話や電波の調子が悪かったりして聞こえにくい場合には、相手に失礼の無いようにお伺いします。

「恐れ入りますがお電話が遠いようです」または「電波の調子が悪いようです」と伝えましょう。相手のせいにすることは大変失礼になりますので、電話や電波の具合がよくないというニュアンスにするのが適切です。

また、相手の声が全く聞こえなくなったとしても、こちらの声は相手に聞こえている場合があります。無言で切ってしまうと、相手にとってはいきなり切られたように感じるかもしれません。

「電波の調子が悪いようでお声が聞こえませんので、一旦お電話を切らせていただきます」などと丁寧にお断りを伝えて切るようにしましょう。

②会社名を聞き取れなかった時には

会社名を聞き取れなかった際には、「申し訳ございませんが、お電話が少々遠いようです。恐れ入りますが、御社名をもう一度お聞かせいただけますでしょうか」と伺いましょう。

たとえ相手が早口で聞き取れなかったとしても、聞き取れなかった旨を素直にお詫びし、もう一度聞かせてほしい旨を伝えます。

③相手の名前が聞き取れなかった時には

相手の名前が聞き取れなかった際も、会社名を聞き取れなかった時と同様に「申し訳ございません。失礼ですが、もう一度お名前をお願いいたします」とお願いしましょう。

もし会社名までを聞き取れた場合は「恐れ入ります、もう一度お名前を確認させていただきたいのですが、〇〇会社の何様でしょうか」などと聞き直すとよいでしょう。

④相手の連絡先を確認したい時には

相手の連絡先を確認したい際には、「折り返しのご連絡先をいただけますでしょうか」や「どちらの番号にご連絡いたしましょうか」と伺って電話番号を確認します。

⑤聞き取った内容は必ず復唱する

相手の連絡先を控えた後は、必ず復唱します。

担当者が連絡先を知らなかった場合、電話・伝言メモの番号が頼りとなりますし、いつもの電話番号とは違う番号への折り返しを求められることもあります。

電話番号を控えて、「お電話番号を復唱させていただきます」と番号を読み上げて確認しましょう。

まとめ

お客様や、取引先からの電話・伝言は間違いなく担当者へ伝えましょう。今後の関係性に影響を及ぼす場合もあるので、相手の用件はしっかり聞き取って、電話対応にも失礼が無いように対応します。

また、用件の聞き取りはもちろんのこと、電話・伝言メモを読みやすい文字で書くことも大切です。

≫電話・伝言メモの書式テンプレート