指示書|テンプレートのダウンロードと書き方は書式の王様

伝わる指示書の書き方

指示書とは、業務内容やその方法などを指示する文書のことです。

指示書とは、業務内容やその方法などを指示する文書のことです。読み手を意識して具体的に簡潔な文章で記載することで、指示の漏れを防ぐことができます。指示書の書き方について解説します。

さまざまな場面で使われる指示書

指示書は、具体的に業務内容やそのやり方・方法などを文書で指示し、その通りに遂行してもらうものです。指示書は社内への通達や命令、取引先へ業務内容を指示するほか、医療現場でも使われています。一般企業で使われるのは業務指示書、製造指示書、残業指示書などがあります。医療現場で使われるのは歯科技工指示書、訪問看護指示書、事前指示書などがあります。

伝わりやすい指示書を作成するポイント

指示書を発令しても、指示通りの内容が遂行されなければ意味がありません。受け手にわかりやすい指示書を作成する必要があります。伝わりやすい指示書とはどのようなものでしょうか?わかりやすい指示書のレイアウトを挙げてみます。

<レイアウト>
  • 発令・提出の日付(右寄せ)
  • 宛先(左寄せ)
  • 発信者(右寄せ)
  • タイトル(中央揃え)
  • 本文

なお、文体は社内向けの指示書であれば常体でも構いませんが、下請け会社や取引先に送付する場合は、敬体で文章を書くようにしましょう。

指示書の書き方~社内用~

社内用指示書は、全社的なものか、特定の部署へ宛てるのか、特定の人物へ宛てるのか、受け手の置かれている状況を踏まえたうえで書きましょう。わかりやすい指示書を書くために気をつけたいポイントを挙げてみます。

  • 宛先が明確になっているか。
  • 関係無い人まで宛先に設定されていないか。
  • 指示内容が簡潔に書かれているか。
  • 問い合わせ先が明記されているか。
  • 指示の期限が書かれているか。
  • 添付資料が煩雑になっていないか。
  • 曖昧な指示になっていないか。

指示書は、宛先を明確にする必要があります。例えば無関係の部署や人にまで指示書が送付されると、不要な混乱を招くことにもなりかねません。本来は無関係である人が作業を進めてしまったり、逆に関係者が自分は無関係であると勘違いしてしまったりすることもあります。また、指示内容を長文で書いてしまうと全体のボリュームがわかりづらくなるため、箇条書きで書くと良いでしょう。必要なタスクを箇条書きにすることで、やらなければならないタスクを整理しやすくなります。

経費削減についての指示書

営業活動を進めるうえで、どうしても経費はかかってしまうものですが、その経費を削減することは、どの企業にとっても課題となっていることでしょう。経費削減は全社員の協力があってこそ効果が表れるものですから、理由や目的などを示して関心を高める工夫をします。掲示板などに貼り出し、立ち読みでも理解できるよう簡潔に書き、交通費、事務用品費、通信費など項目別に指示内容を列挙しましょう。

経費削減についての指示書
>経費削減についての指示書

出向を命じる指示書

出向は、社員の労働環境が大きく変わります。それゆえ、出向期間や出向先について明確に記す必要があります。度々事例が起こりうることですから、会社としての出向命令書としてテンプレートを用意しておくと良いでしょう。ワードフォーマットを参考にしてください。出向命令書に記載すべき項目は下記の通りです。

  1. 出向の目的
  2. 出向先
  3. 出向期間
  4. 出向先における担当業務
  5. 労働条件

いずれも重要な項目ではありますが、特に労働条件に関しては出向者が一番気にする項目です。モレや間違いのないよう明確に記載してください。

出向命令書
>出向命令書

指示書の書き方~社外用~

社外文書はどのような内容であっても、会社を代表して送ることになります。そのため指示書といえども、礼儀を重んじて書くことが求められます。指示内容をまとめて伝えるだけでなく、失礼のない表現を心がけましょう。

コーディングの指示書

コーディングとは、プログラミング言語を用いて処理可能な形式のプログラムを記述することをいいます。コーディングの指示書には、プレーンテキストの指示、JavaScript等、実装指示などを記入します。文章では指示が曖昧になってしまう場合は、デザインデータを添付し直接赤枠などで囲みます。デザインデータと指示書を元にコーディングがされますので、対象が明確になるよう指示書を作成しましょう。デザインデータは、サンプルページなど具体的なものをつけるとより伝わりやすくなります。コーディングの指示書は、エクセルでの作成が便利です。セルごとに番号入力日対象のページ指示内容を入れていきます。指示内容の具体例を挙げてみましょう。

  • プレーンテキストはフォントがCentury、ゴシックとなっているものとしてください。
  • 7ページはAデザインを元に流し込みを行ってください。
  • デザインデータにないプルダウンのロールオーバーは透過50%としてください。

まとめ
指示書は、業務内容や業務命令などを文書にして伝えるものです。指示を出したい相手に内容が正確に伝わるよう、簡潔に書かなければなりません。指示というからにはある程度強制力があるものですが、納得して業務にあたってもらうためにも、目的や理由を記載することもあります。効率的に業務が進められるよう、受け手に伝わりやすい指示書作りを心がけましょう。

投稿日:
2016/08/03
更新日:
2016/08/03

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