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見積書の書き方

見積書とは、仕事の依頼や商品の注文を受けようとする側が、仕事や製品の内容、金額などを前もって概算した文書のことです。取引先にとっては、契約するかそれとも変更するかを判断する材料になります。

見積書とは、仕事の依頼や商品の注文を受けようとする側が、仕事や製品の内容、金額などを前もって概算した文書のことです。取引先にとっては、契約するかそれとも変更するかを判断する材料になります。複数の見積書を比較検討する、いわゆる「相見積もり」の場合もあるため、価格などの条件面の魅力を訴えると同時に、書面からも明瞭さや信頼感をアピールしたいものです。見積もりの時点で支払条件などを明文化しておくことで、後々認識違いによるトラブルの発生を防ぐ効果もあります。ここではすぐに使える見積書や、項目と書き方についてまとめました。

見積書の基礎知識

見積書は、仕事を受注する側が発注者側のニーズを汲み取り、仕事や製品の内容と納期、その金額を概算した文書になります。見積依頼書を受けてから、見積書を発行する場合もあります。発注者側は見積書の内容から、実際に発注するか否かを検討します。ただ、見積書の金額はあくまでも仕事を請け負う前の段階であるため、請求書の金額と一致するとは必ずしも限りません。また、発注者側が複数の業者に見積書を提示させて比較することを相見積もりといいます。そこでしっかりとアピールするため、見積書は見やすくわかりやすいようにしておきましょう。

見積書の書き方

  1. 宛先:相手先が会社の場合は御中、担当者がいる場合には担当者名と様をつけましょう。
  2. 通番:管理の目的で見積書番号を付けておけば、確認するときや探すのが容易になります。
  3. 発行日:見積書の有効期限を決定する重要なものです。更に「X月X日付の見積書について」というように、どの見積書かを示すコミュニケーションの役目もします。
  4. 提出者、作成者の印:会社名には社印(角印でも可)、作成担当者名には作成者の右横に印鑑を押します。
  5. タイトル:「お見積書」が一般的です。
  6. 見積金額:明細がある場合は、その合計と合致するように注意する。
  7. 納品場所:「貴社指定場所」が一般的です。
  8. 納期:日付を明記する場合と「正式受注後1ヶ月以内」など
  9. 見積有効期限:「本見積提出後1ヶ月」など
  10. 補足説明:「上記はXXの条件で作成してあります。〇〇が必要な場合は別途お見積りさせていただきます」とハッキリ明記しておく。

見積書の有効期限は?

決まったものはありません。商品、サービスに依存する形になります。材料の価格が変動するものであれば、有効期限は短くします。出来る限り、有効期限は記載した方がよいでしょう。

表紙と送付状は必要?

必ずしも必要というものでもありません。一般的には見積書は持参することがビジネスマナーと考えられています。遠方の場合は、相手の承諾を得て、PDF化してメールで送付することもあります。手渡しの場合は、表紙があってもよいかもしれません。ここでも必須というわけではありません。

見積書はどこまで正確であればよいのか?

認識の違いを防止する役割もありますので、補足説明で「上記の金額はXXの条件で作成されており、〇〇が必要な場合は別途お見積りさせていただきます」明記しておくことが認識の違いを防止するのに役立ちます。リスクを余りに考慮して発注のタイミングを逃してはビジネスになりません。可能な限り、条件等を付して、正確な見積書を提出したいものです。

投稿日:
2016/01/28
更新日:
2016/05/23

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