回覧書|テンプレートのダウンロードと書き方は書式の王様

回覧書の書き方

回覧書は、忙しい業務中に読むものです。文章は、簡潔なわかりやすい文章で記載するようにしましょう。

回覧書は、忙しい業務中に読むものです。文章は、簡潔なわかりやすい文章で記載するようにしましょう。また、回覧者が捺印するスペースを作っておくと、回覧漏れを防ぐことが可能です。連絡事項によっては日付欄や備考欄が必要になります。一方、送別会のお知らせや新年会・忘年会の告知などは連絡事項を記載するのみです。このページでは、用途に合わせた回覧書のテンプレートと書き方を紹介しています。

回覧書の活用方法

社内で何か連絡がある時は朝礼などでの連絡が一般的ですが、取引先とのミーティングなどで全員が出席できない場合もあるでしょう。誰がいて誰がいなかったかを確認するのは手間がかかります。また、メーリングリストを使ってメールを一斉送信するのも手ですが、本当に読んだかを確認するのは難しいです。このようなときに回覧書があれば、読んだあとはサインすればいいだけですから、誰が見て誰が見ていないのかを即座に確認できるので便利です。

もしかしたら回覧書ではなくて回覧板の方が馴染み深いかもしれません。こちらはおもに町内会で使用されます。慣習で残っている地域が多いですが、目的は住民の安否確認や、地域のイベント・集まりなどの連絡事項を共有します。町内会では、回覧板を回す順番は決まっているのが一般的です。回覧場のフォーマットはその地区で決まっている場合が多いので、このページでは主に社内で使用する回覧書の方にフォーカスします。

何を書けばいい?どう使う?

回覧書に書く内容は主に社内で共有するべき情報です。社員の送別会、年末年始の忘年会と新年会、開催する/されるセミナーの告知といった行事から定期健康診断や訃報の知らせなど幅広いです。他の連絡事項がある場合はそれを記入してもかまいせん。一般的には社員が集まっている時間帯である出勤時間に回覧書を回すことを伝えます。その場にいる社員にはサインをして回してもらい、そのあとまだサインしていない社員がいればその人に声をかけて回覧書を渡します。

回覧書のテンプレート・項目

普段の業務中に読むものなので、項目はできるだけ少なく、わかりやすい文書にします。そのため、文書の中心に連絡事項を、下部分にその人が回覧した日付とサインを記入する欄を置くのがよいでしょう。

社内回覧03

まとめ
最近は回覧書を使う文化のない会社も多いのではないでしょうか?現在はメールやSNSなど、連絡手段が多様化されました。その一方で、ちゃんと見ているのか?という不安が付きまといます。回覧書はアナログな連絡手段ではありますが、誰が見た/見ていないのかがハッキリわかります。ぜひ、社員全員に連絡する必要がる場合は回覧書を活用してください。

投稿日:
2016/02/09
更新日:
2016/02/09

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