社内文書の書き方と例文

社内文書とは

社内で配布されるものはメモから通達まで全て社内文書に含まれます。多くの社員を抱える企業にとって全ての社員に情報を伝えるのは意外と難しいことです。こういった情報伝達が正確かつ確実に行われるために、社内文書は大切なコミュニケーション手段の一つとなります。有効に活用して情報伝達にモレが無いよう気をつけましょう。

社内文書の種類

社内文書には目的に応じてさまざまな種類があります。大きく分けて4つの種類に分類されますので、それぞれ挙げてみましょう。

1.命令・指示

会社の経営委員会や取締役会などで決定した事項をトップダウンで上から下へ伝達する文書です。
例）

• 通達（社内規定・社則）
• 規定（人事労務・福利厚生）
• 指示書（業務命令・指示）

2.報告・届出

業務上必要な報告、提案、届け出などをボトムアップで下から上へ伝達する文書です。
例）

• 提案書（業務改善提案）
• 報告書（出張報告・調査報告）
• 届出書（休職届・結婚届・休暇届）

3.連絡

企業活動を行う上で必要な部門間、部署間で情報を伝達する文書です。
例）

• 回覧（社内報・社員の慶弔）
• 通知（研修案内・会議連絡）
• 伝言メモ（電話・FAX・来客）

4.記録

業務を行う中で発生した事柄を記録するための文書です。
例）

• 議事録（会議議事録）
• 社員名簿（人事記録）
• データ表（営業、経理）

敬称について

社内文書では基本的に敬称は不要です。しかし、社内での敬称の使い方については企業風土によってかなり異なるようです。ここでは、一般的に使われる敬称をご紹介していきましょう。

＜文書に記載する敬称＞

通達や辞令などでは役職者は敬称、非役職者には名前＋殿が多く使われます。また、全体に対しては『各位』が使われています。

＜役職者に対して＞

役職者は、役職に敬称が含まれているので名前＋役職名が敬称となります。よくメールなどで、『○○部長殿』と表記されているのを目にしますがこれは間違いです。
例）○○部長/○○課長/○○マネージャー

＜目上の人に対して＞

先輩や役職者ではない目上の人はどうでしょうか。『様』は誰にでも使える敬称ですから、無難ですね。『殿』は目下の人に使うものとされていますので、目上の人に使うにはやや失礼という印象を与えてしまうかもしれません。『さん』もカジュアルな文書では使いやすいですね。

＜同僚に対して＞

同僚には『さん』付けが多いのではないでしょうか。メールなどでも『様』を使うと他人行儀で逆に失礼であると考える人もいるようです。一方、フォーマルな文面では『様』や『殿』を使うこともありますね。

＜後輩に対して＞

後輩にも『さん』付けが多いと思います。一方、社内ルールとして誰にでも『殿』を使う職場もあるようです。ただこれも企業風土によって異なりますので、周りの使い方を見て参考にするのが良いでしょう。

書き出しについて

社内文書の場合、社外文書とは異なり季節の挨拶などは不要です。丁寧さよりも簡潔さが求められますので、日付、宛名、タイトルと用件を書けば良いでしょう。

さまざまな社内文書の書き方と例

社内文書は簡潔さが求められますので、前置きや挨拶文は不要です。大切なことは、その文書の目的が何で、読み手に何をしてほしいのかを明確に書くことです。表記の仕方や内容がわかりづらいと、問い合わせが殺到することにもなりかねませんので注意しましょう。

①報告書

報告書には、業務報告書、出張報告書、営業報告書などさまざまな種類があります。営業であれば顧客との商談内容やポイント、課題や製品の情報などなるべく詳細を書きます。どこに業務展開のヒントが隠れているかわかりませんから、お客様からのクレーム、要望、提案、競合情報など、何でもピックアップして書き込みましょう。添付書類があればそれも忘れずに。

＞報告書

②通達

通達を作成する上で重要なポイントはタイトルです。一目見てどんな内容であるかがわかるように書きましょう。例えば『出張手当計算基準の変更』、『営業職向けセミナー開催のお知らせ』、『特定個人情報（マイナンバー）利用目的通知書』など、社員が目にした時にどんな案件であるか、また自分にどのように関わるものであるかがわかるようにします。

＞マイナンバー利用目的通知書

依頼（お願い）

依頼書を出すことで、社員にはアクションを起こしてもらわなければなりません。誰がどこに、いつまでに何をしなければならないのか、5W1Hを意識して書くことが必要です。社内文書でありがちなのは、対象が不明確であるために、対象となる人に『自分には関係ないことだ』と思わせてしまうことです。これにより締め切りまでに必要な書類が集まらずに手間取ってしまうなどといったことが起こります。誤解を招かないよう、依頼内容と対象者、期日は特にはっきり書くようにしましょう。

＞歳暮発送先リスト提出の依頼通知

社内文書管理のポイント

会社では日々多種多様な書類のやりとりがなされており、管理をしなければ雪だるま式に増えてしまいます。どこの部署でも『しまう場所が無い』『キャビネの空きが無い』という悩みを抱えています。しかしながらISOでは文書管理が求められ、頭を抱えている人も多いのではないでしょうか。書庫を見るといつのものかわからない古い書類の山ができていたり、持ち主不明の荷物が出てきたりすることもあるでしょう。誰も手をつけず、誰かが片付けてくれるのを待っているだけでは永遠に解決しません。効果的な社内文書管理のポイントを下記に挙げてみましょう。

• 保存期間を決めて表示する
• 管理責任者を決めて都度棚卸しする
• 分類基準を設定する
• 電子保存できるものはデータで保存する

まとめ

社内文書とは、メモから通達まで社内で配布される文書全てが含まれます。多くの社員を抱える企業にとっては大切なコミュニケーション手段となっています。社内文書は用件がわかりやすいということ一番大切なポイントであるため、社外文書のように敬称や文章の丁寧さなどは、そこまで厳密に気にする必要はありません。しかし企業風土によっても異なりますので、細かいところは所属する組織に合わせるようにしましょう。社内文書にはとてもたくさんの種類があります。テンプレートを参考にして作成してください。