アクションプラン|テンプレートのダウンロードと書き方は書式の王様

アクションプランの書き方と例文

アクションプランとは、企画・計画・戦略の実施プランを明確にする企画書の一部です。

アクションプランとは、企画・計画・戦略の実施プランを明確にする企画書の一部です。具体的な施策内容とその実施期間(「いつまでに何をやる」など)を明確に書くことがポイントです。フォーマットはいろいろありますが、最もメジャーなものがガントチャート式。例文も含め、詳しく解説していきます。

アクションプランとは

目標を遂げるための戦略・基本方針および実施する具体的な行動内容を示した計画のことです。企業の経営戦略や、政府の国家戦略などで用いられる用語です。
アクションプランに取りまとめられる内容は、括りによって異なります。計画全体を俯瞰して方針を示すアクションプランもあれば、直近の課題に対する施策を詳細に述べたアクションプランもあります。また、全体の行程・計画の流れを示したアクションプランもあります。いずれも計画の進捗を共有して、円滑に遂行するための資料として重視されます。一般に、2~3年程度の時間軸で設定した中期プランと、数ヶ月程度の短期プランの2種類を用意します。中期プランは施策の優先順位をもとに、どのような手順で何に手をつけるかという道筋をおおまかに設定したものです。一方短期プランには、向こう数ヶ月程度の具体的なアクションを明示する必要があります。

アクションプランの書き方・フォーマットとは

下図のとおり、施策ごとにガントチャートというフォーマットを使用して作られるのが一般的です。ガントチャートとは、科学的管理法の推進者L. Gantt(1861―1919)の考案した管理図のことです。時間軸により計画と実績を対比して示します。ガントチャートを使うことによって、アクションプランによる目標達成への作業プロセス全体を参加者全員で共有でき、各作業の関連性も把握できます。
アクションプランの中にはいつまでに実行するという「実施期間」と、何をするという「実施内容」、そして誰の責任で誰が実際に行うかという「担当者」という3項目の記載が必須です。

>アクションプラン(月別)(Blue)

アクションプランの作成手順(作成前に考えることが大切)

最初にすることは、達成すべきゴールを確認です。そして、その目標達成のための視点を明確にします。具体的に、バランス・スコアカードというフレームワークを使い、目標達成のための4つの視点を紹介します。

  • 財務の視点:事業の成長や利益の確保
  • 顧客の視点:消費者や取引先の視点で見た魅力や評価の向上
  • 業務プロセスの視点:社内オペレーションや営業などにおけるプロセスの改善
  • 学習と成長の視点:人材、組織を中心とした社内資源の開発や改善

こういった形で、事業計画や戦略のポイントを具体化して言葉にしておきます。
視点が明確になったら、次にその視点を具体的な数値に設定します。例えば、財務の視点としては、売上高・売上高成長率・売上高利益率、顧客の視点としては、顧客満足度や商品・自社のブランドなど、業務プロセスの視点としては、原価や資産の効率性などです。
さて、具体的な目標が明確になった時点で、達成するためには誰が何をしなければならないかを洗い出していきます。

やるべきこと、やる人を洗い出す(MECE)

次に、ゴールを達成するためにとれる具体的なアクション(行動)を洗い出してリストアップします。「やるべきこと」をとにかく、なんでも書き出してみることです。この時にはできるだけ具体的に書き出すことが重要です。
リストアップされたアクションには、優先順位や費用対効果、それぞれのアクションの関係性、実施可能性などが無秩序にラインアップされてくるので、これらを整理し、関連するアクションをグループ化します。次に、そのアクションをどの順番で行えば最も効率的で効果的になるかを考え、並べ替えます。
「やるべきこと」が明確になったら、次にどの部門の誰が、その作業を行うかを明確にします。その際、実際の作業担当者に、所要時間と作業の可否を確認します。

作業量・作業分担、期間などを明確にする

 作業量、作業分担については、いったんプラン作成者が見積もり、その後実際の作業担当者に、所要時間と作業の可否を確認します。
この時の留意点として、作業担当者に作業内容を細かくヒアリングして、所要時間を明確にしておくことが重要です。
そのあと、実際にチャートに描いて作業同士をつなぐ作業に入ります。ここで重要なのはクリティカル・パスをチェックすることです。クリティカル・パスとは、複数ある作業のうち、開始からすべてが終了するまでの時間の長さを表したものです。つまりプラン全体の長さを表したものになります。アクションプランの実施期間を守るためにも、あらかじめクリティカル・パスを明確にし、遅れる原因となりそうなものをチェックしておきます。大事なことは、目標とアクションプランの整合性が取れているかです。作業見積もりは甘くないか、所要時間は正確か、具体化されているかなどの再チェックが必要です。アクションプラン実行前にこうした準備を怠らず、精度を上げれば上げるほど、アクションプラン実行と目標達成の確率は高まっていきます。
>専門家に学ぶ!「アクションプラン」の立て方

まとめ
アクションプランを作ることはとても重要です。計画は実行するためにあります。よく計画だけを作って、それで満足してしまうケースを見受けますが、実行して目標が達成できなければ十分なプランとはいえません。アクションプランは全社的なプランとして参加者全員が共有し、定期的に進捗状況を確認し、アップデートしなくてはなりません。そして各自が今何をやるべきか、どのような変化が予測されるのか、目標達成に十分なものであるのかを常に確認し、自分のなすべきことを自覚することが必要です。特に、自分が担当する分野で遅れが予想されるときは、できるだけ早く、ほかの関係者に伝え調整しなければなりません。ガントチャートを使用してのアクションプランは、こうした場合に影響を受ける担当者、影響を及ぼす日数の把握も可能となり、遅れを取り返すために誰が何をすればよいかも一見してわかります。
アクションプランの構築は、組織全体の意識付けと目標の自覚を促し、組織一体となった動きが可能となります。

投稿日:
2016/02/08
更新日:
2016/02/08

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