作業日報|テンプレートのダウンロードと書き方は書式の王様

作業日報の書き方

多くの会社では従業員の連携が大きな課題です。それぞれの部署が縦割りになっており、部署内でも各個人がどのような業務をやっているのか、進捗状況はどのくらいかなどの情報はなかなか入ってきません。

多くの会社では従業員の連携が大きな課題です。それぞれの部署が縦割りになっており、部署内でも各個人がどのような業務をやっているのか、進捗状況はどのくらいかなどの情報はなかなか入ってきません。そのため定期的に業務報告の場を設ける必要がありますが、担当者が全員集まるなどのスケジュール調整が必要になります。そこで各担当者の空き時間に文書を作成して、作業日報を活用することで情報を共有することができます。このように報告を毎日持ち続けることで問題の早期発見と対策ができるようになります。このページでは作業日報の書き方と使えるテンプレート、その活用方法を説明します。

日報の項目

日報は基本、毎日作成して提出します。項目が多ければそれだけの時間を費やす必要があるため、必要以上の項目を記載しないようにしましょう。一般的な日報には以下の項目があります。

  • 氏名
  • 作業名と所要時間
  • 報告事項
    作業計画とその実績、当日発生したトラブル内容、対処結果など、当日の作業全般を記述します。
  • 申し送り事項
    当日の作業の延長線上で、次の担当者に作業が継続される場合は、作業前の事前準備事項や事後結果確認事項など、作業結果を委ねるに当たっての必要事項を記述します。

配送作業日報の項目

日々の配送業務に日報を使用する場合、その作業の特性から日報に記載する項目は異なります。その特性とは「安全に」「確実に」お客様に荷物を届けるという使命から、日報の項目には特性に関連したチェック項目が必要です。配送作業には配送前の準備作業を含めると項目は以下の通りです。社内で事前に行なう作業があれば、その内容を実施確認項目として記述します。

  • 配送地域別の仕分け(地域別の量の確認)
  • 配送ルートの決定
  • 配送ルートを考慮した荷物の積み込み
  • 出荷伝票の準備
  • 代引き配送のための現金及びIT端末などの準備

また、実際の配送に出かける場合の作業日報記載項目としては以下の項目が挙げられ、担当者に課せられた仕事の領域によって作業日報の項目は多種多様です。

  • 使用車両の車両No.
  • 車両始業点検の結果記述
  • 同乗者氏名
  • 積み込み荷物件数、配送結果件数、持ち帰り件数
  • 翌日同一地域への配送担当への申し送り事項(配送履歴など)


>運転作業日報(配送日報)02

日報の書き方

話を一般的な作業日報に戻して、その書き方を見ていきます。「作業内容の項目」にはその日に行った業務内容を記入します。
日報の使われ方(誰が見るか)を考えると、記入すべき項目は明らかになります。
担当者名、作業工程名、作業日、作業時間(○○時~○○時)

  1. 前任者の申し送り事項の確認
  2. 当日の作業詳細計画(量、質、時間を含む)
  3. 当日の作業実施結果の内容
  4. 反省、改善事項があればその内容

などを案件別に1~3の項目を箇条書きのようにして簡潔に記述します。手紙調の長文は好ましくありません。

書くときに意識することは?

日報の目的は何でしょうか。日報はただ書けばいいというものではありません。担当案件がどれだけ進んでいるのかを確認し、反省点があればそれを日々改善することなどを読む人にわからせることが大切です。日報を書く人にとってみれば何に注意して書けばよいか悩むところですが、読む人の立場に立って考えれば、何を知りたいかが思いつくはずです。

上司の日報活用術

部下から日報を提出されたら、上司もただ流し読みすればいいものではありません。部下が見落としているかもしれない問題を発見すると同時に、業務の改善点をアドバイスするなど、活用方法はたくさんあります。
では部下が見落とすかも知れない項目とはどんなことでしょうか。
これは計画上に表現される目標値や条件などが可視化されず、管理するべき項目が暗黙知の環境になっている場合に起こりがちです。この状況ではその日の体調や精神的な集中度合いにより、作業の正確性が一定にならないからです。そもそも仕事は計画に基づいているもので、計画には目安となる達成目標値があります。ゆえに作業の条件がある場合は、事前に前提条件として明確にしておく必要があります。したがって部下に対しては、仕事を進めるうえでの施策や到達目標、要件(条件)などをできるだけ可視化して、確認を簡単に行なえるように働きかけましょう。こうした日報や作業環境の整理が、見落としのない現場をつくります。
日々の作業の中で改善が必要な業務の場合は、作業日報から得た情報をもとに管理者が改善ポイントのヒントを示唆すれば、作業者は取り組みやすくなりモチベーションも上がります。また日常的に対面で話しながら指導できないところは、日報でコメントを書き合うなど、交換日誌のようなものを双方向のコミュニケーションツールとして活用することも良いでしょう。最近は社内メールシステムが日常化していますが、日報は作業者と上司がより具体的に向き合えるツールです。この活用によって担当者はメールで意見を伝えるよりも更に自然な、現状に即した形でコミュニケーションを取ることができると思います。

投稿日:
2016/02/09
更新日:
2016/03/03

他の作業日報の書式テンプレート

≫一覧を見る

作業日報に関連する書き方一覧

  • 【工程表の書き方】

    工程表とは、工事や生産、開発において、作業ごとの過程と期間、工数を示した表です。作業の順番や1つ1つの作業にどれくらいの人員を配置するべきなのか、作業時間はどれくらい必要なのか等を把握することで効率よく作業を進めることができます。

  • 【業務日報の書き方】

    業務日報のフォーマットは自由形式のものが多く、書き方が自由であるがゆえ悩んでしまう方も多いようです。上司への報告・業務内容のアピールとして書くのではなく、自分が行った業務の記録や課題発見にも役立てることを念頭に書いた方が実用性が高くおすすめです。例文を交えてご紹介します。

  • 【日報・月報の書き方】

    仕事やアルバイトの業務のなかで、1日、もしくは1か月の業務が終わると日報・月報の提出をお願いされることがあります。しかし、慣れていないと書き方はもちろん、どのフォーマットを用意すべきなのか悩んでしまいます。このページでは目的にあったフォーマットや書き方について紹介しています。

  • 【予約管理表・予約帳の書き方】

    予約管理を使用する場面はおもにBtoCの業態です。飲食店や美容室など、お客様が来店して滞在する形態はもちろん、何かを購入した時の受け取り日時・商品、宿泊施設にも利用できます。BtoCであっても、業界のよって項目が日時だけなのか、商品や人数も追加すればいいのかが異なります。自社ではどの項目が必要なのかを確認しましょう。社内向けの場合、会社の会議室やお客様来訪を確認する為に管理表が活用できます。このページではそれぞれの業界に合った管理表を紹介しています。

  • 【営業日報の書き方】

    営業日報は、営業報告書とも呼ばれ、営業が毎日提出する文書のことです。営業担当は基本的に少人数で行動するため、日々の活動内容や進捗状況を報告することは、会社にとって大事な事です。ただ、毎日提出する文書ですから、簡潔で見やすいフォーマットであることも大切です。ここでは営業日報の目的から書き方、管理方法について説明します。

  • 【作業日報の書き方】

    多くの会社では従業員の連携が大きな課題です。それぞれの部署が縦割りになっており、部署内でも各個人がどのような業務をやっているのか、進捗状況はどのくらいかなどの情報はなかなか入ってきません。そのため定期的に業務報告の場を設ける必要がありますが、担当者が全員集まるなどのスケジュール調整が必要になります。そこで作業日報を活用することで、各担当者の空き時間に文書を作成、共有することができます。このように報告を毎日持ち続けることで問題の早期発見と対策ができるようになります。このページでは作業日報の書き方と使えるテンプレート、その活用方法を説明します。

  • 【仕入管理の書き方】

    仕入管理は企業にとっての生命線といえます。特に製造業、飲食業、小売業、建設業などにとっては仕入と在庫の管理は欠かせません。しかしただ仕入れを行えばいいというものではなく、時期や取引先、在庫を意識した仕入計画を作成して適正在庫の維持と正常な資金繰りをする必要があります。このページではそれらを実現する仕入管理のポイントについて説明しています。

作業日報の書式・テンプレート

作業日報の書式テンプレート一覧です

作業日報01

作業日報の書き方とテンプレートを紹介しています。作業日報とは、売上目標を決め、作業日報とは、一日の作業内容を上司や上長に報告するための文書…

≫広告掲載について

最新アップロード書式

最近追加された書式テンプレートです

2017年 卵と酉の書

2017年、可愛い卵と「酉」の書です。今回も書道家・中山美扇さんに「酉」部分を書き下ろしてもらいました。可愛くシンプルなデザインにしました。

≫最近追加された書式一覧

おすすめ情報

今bizoceanがおすすめする情報です

キーワード検索

書式カテゴリ検索

価格区分で絞り込み

ファイルで絞り込み

作業日報の書き方 トップへ