少人数でも実践できる「働き方改革」対策

2019年4月に施行された「働き方改革関連法案」により、「時間外労働の上限規制の導入」「年次有給休暇の確実な取得」に違反した企業に対し罰則が定められたため、「働き方改革」を実践することが企業にとって大きな課題になりました。

これまでは大企業が対象でしたが、2020年4月からは中小企業にも「働き方改革関連法案」が適用されます。ただでさえ人手不足や資金面の苦労が多い中小企業は、この課題をどう乗り越えていけばいいのでしょう?

本記事では、少人数でも業績を伸ばしている事業者へのインタビューを通して、業務効率化やコスト改善など、「働き方改革」の取り組みを考えてみました。ぜひあなたの会社の「働き方改革」の参考にしてみてください。

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1 「働き方改革」が求められる背景

「働き方改革関連法案」が施行されてから、深夜残業や休日出勤を禁止したり、フレックスタイム制を導入するなど、勤務制度を見直したという企業も多いはず。働く側からすると、一見ありがたい法案のように見えますが、実際は不満の声も多く聞かれます。

「今の人員でも目一杯なのに、急に労働時間を減らせと言われても……」
「今までのやり方を変えると、逆に時間もコストがかかってしまう……」

仕事量が減るわけでも人員が増えるわけでもないのに労働時間を減らそうとすると、仕事の質が落ちたり、納期に間に合わなくなるなど、むしろ弊害のほうが大きくなりかねません。2020年4月から中小企業にも「働き方改革関連法案」が適用されることで、「働き方改革」が悩みの種……という企業が今後増えていくことでしょう。

それにしても、なぜ「働き方改革」が求められているのでしょう? 意外ときちんと理解されていないのが、「働き方改革」の真の目的です。

「働き方改革」の背景には、日本が抱える深刻な人口減少の問題があります。2050年には総人口が1億人を下回ると予測され、65歳以上の高齢者が占める割合も今以上に増えていきます。2016年に6648万人だった労働人口は、2050年には4640万人にまで減少すると予測され、なんと2000万人も減る可能性があるのです。そうなると日本全体の生産力が落ち、これまでの経済規模を維持することが難しくなってきます。

労働力人口と労働力率
労働力人口と労働力率(推計)

参考:「労働力調査年報」総務省

そこで登場するのが、安倍政権が掲げる「一億総活躍社会」。子育てや介護との両立を可能にしたり、女性や高齢者が働きやすい環境を作ることで、労働人口の減少に対策を打とうというのが、「働き方改革」の狙いなのです。

また、これまで日本経済を支えてきた長時間労働が、そもそもの問題の根源である“少子化”に影響しているとも考えられています。たしかに、仕事に忙殺されて結婚や子育てどころじゃない……という男女も多いのでは。

日本の未来を考えると、「働き方改革」に取り組んだほうがいいことはわかっていても、中小企業や小規模事業者にとっては難しい問題が山積みです。ただ労働時間を削減するだけでは、生産性が落ちて業績が悪化することは目に見えています。

しかし、少ない人数でもオフィス機器やITツールを活用することで、業績を伸ばしている中小企業や個人事業者がいるのもたしかです。彼らは実際のところ、どのように業務効率化やコスト改善に取り組んでいるのでしょう?

2 個人事業者こそ業務をアップデートして「働き方」を最大化!

■ 創業直後は、書式テンプレートを使い倒した

自分史作成サービスを提供するパーソナルメモリーズは2013年の創業以来、丁寧なサービスと良心的な価格設定で業績を伸ばしている。自分史の出版というと、自費出版社や出版経験者が手がけることが多いものだが、創業者の須藤渉さん(30歳)は、なんと元IT企業のシステムエンジニア。むしろ出版業界や会社経営の経験がなかったからこそ、不安を恐れずに起業を決断できたという。しかし、当然ながら創業当初はわからないことだらけで試行錯誤の連続だった。

「最初は領収書や請求書の書き方すらわからなかったんです。会社員時代はシステムエンジニアとして担当業務をこなすだけだったので、そうした書面に触れる機会がほとんどなく、使い方もよくわからない感じでした。ネットで検索したところ、ビズオーシャンを見つけて領収書や請求書など、必要なテンプレートを一式ダウンロードしました。他にもお客様への送付状や業務委託契約書など、その都度、必要に応じてダウンロードして使っていました。その後、書式テンプレートに手を加えて、自分なりに納得できるデザインにカスタマイズしていったんです」

起業直後は代表一人でなんでもこなさなければならない。そんなとき、書式テンプレートは心強い味方だ。中でも役立ったのが、損益計算書など帳簿管理のテンプレートだったそうだ。

「創業当初にビズオーシャンから損益計算書の書式テンプレートをダウンロードしました。より使いやすくするために、Excel®にVBA(プログラミング言語)でマクロ関数を作るのにすごく時間がかかったのですが、その甲斐あって翌年以降はすごく楽になりました。数字を打ち込むだけで損益計算書が作れるようになったので、会計ソフトを使わなくても1日あれば確定申告用の書類作成ができてしまいます」

書式のメンテナンスやフォルダの管理をこまめにやっておくと、仕事がスムーズになって時短につながる。

書式テンプレートを使いこなすコツは、自分が使いやすいようにカスタマイズすること。たしかに最初は時間がかかるかもしれないが、一旦作ってしまえば使い回しがきくので、その後の作業がずっと楽になる。ぜひ書式テンプレートを自分流で使い倒していただきたい。

■ 業務用複合機で「時短&節約」の業務効率化に成功

実際に事業が動き出すまで、どういったところに労力とコストがかかるのか、わからないことが多い。本づくりが未経験だった須藤さんは、起業前に自分の祖母の自分史を作るというトライアルを行ってみたそうだ。その結果わかったことは、「テープ起こし」の労力が想像以上に大きかったこと。次いで課題となったのが、お客さんに原稿を確認してもらうためのゲラ(試し刷り)の印刷スピードとコストの問題だった。書類を数枚プリントする程度なら気にもならないが、自分史の本になると100~200枚以上のゲラになるからだ。

「起業当初は、もともと持っていた家庭用プリンターを使っていました。何も考えずに使っていたのですが、大量にプリントするとインク代もバカにならない。そこで業務用複合機を購入したのですが、スピードが早くて驚きましたね。それまで使っていた家庭用プリンターは、1枚プリントするのに10秒ほどかかっていましたが、業務用複合機は出力スピードが格段に早い。今では業務用複合機がないと仕事にならないくらいです」

本が完成するまでに、最低でも2回、多いときで10回以上もゲラを出す。
そのため印刷スピードとインク代のコスト削減が大切。

複合機にしたのは、スキャナーが必要と考えてのことだった。当初は自分史に掲載するお客さんの写真をスキャンするくらいの用途で考えていたが、その後、須藤さんはあらゆる紙資料をスキャンしてデータ化するようになった。

「お客様から赤入れが入ったゲラが返送され、その修正を次のゲラに反映して、再度、お客様に確認してもらうということを繰り返していくのですが、そうすると紙がどんどん溜まっていくんです。最低でも2回、多い人だと10回以上ゲラを出すので膨大な量になります。それを避けるために、お客様から返送されてきたゲラや資料はすぐにスキャンしてPDF化するようにしました。紙を減らせるだけでなく、外注の提携ライターさんに修正をお願いする際、ゲラのPDFをオンラインストレージサービスで共有しておけば、すぐに見ることができるので作業もスムーズです。これを郵送でやっていたら、送料も時間もかかりますし、紛失リスクもあるので、スタッフ間のやりとりはすべてネット経由にしています」

また、以前使っていた家庭用プリンターにはWi-Fi機能が付いていなかったが、現在の業務用複合機にはこの機能が付いているので便利になったそうだ。いずれスタッフを増やすとなったとき、複数人で使えるWi-Fi機能が本領を発揮するかもしれない。オフィス機器を購入する際は、今後必要になりそうな機能も考慮して検討するのがよさそうだ。

■ 業務効率化のポイントは、「ITを使い倒すこと」

パーソナルメモリーズでは、お客さんへの取材はすべて須藤さんが行い、テープ起こしと執筆は10名ほどの提携ライターにアウトソーシングしている。そうすることで自分の作業負担を減らしたわけだが、さらなる効率化とコスト改善を検討中だ。

「テープ起こしの作業は、とにかく時間と労力がかかります。なんとかそれを軽減したくて、これまで様々な自動音声入力のソフトを試してきましたが、あまり上手くいきませんでした。しかし、ITツールは日進月歩で性能が向上しています。昨年末に新たな自動音声認識のサービスが始まったのですが、かなりの精度で、かつ驚くほど安い料金設定で話題になっています。これがうまく使えるようなら、ライターさんの負担もかなり軽減されますし、こちらとしてもテープ起こし分の外注費が減らせるので、お互いにとってメリットがあるはずです。効率化とコスト改善のために、常に新しい情報をキャッチアップするように心がけていますね」

「お客さんと直接会ってコミュニケーションをとること」を大事にしている須藤さんは、最初の打ち合わせと複数回におよぶ取材は、必ずお客さんの自宅に伺うようにしている。
一方で、スタッフ間の打ち合わせなどは、なるべく出向かないようにしているそうだ。須藤さんの身体がひとつしかないため、できる限り時間を有効に使いたいという考えだ。

「ライターさんとの打ち合わせはビデオ会議でやるようにしています。これが実際に会って打ち合わせをするとなると、そこに行くための交通費もかかりますし、その前後の時間を含めると数時間は取られてしまいます。それよりも1時間だけパソコンに向かってビデオ会議をして、他の業務に時間を使ったほうがいいですよね」

どんなに遠方でも、取材は必ずご自宅に伺うようにしている。

少人数で業績を伸ばそうとすると、どうしても一人ひとりの負担が増えて労働時間が増大しがちだ。今の人員で手が回らなくなったとき、新たにスタッフを雇用するか、アウトソーシングが考えられるが、そうすると今度はコストが増大する。この悩ましい問題に対し、個人で事業に取り組む須藤さんにアドバイスを聞いたところ、「ITを使い倒すこと」という答えが返ってきた。一気に導入するというより、事業をやりながら足りないことやムダが多い業務を見つけ出し、その都度、ITで改善していくとスムーズにいくそうだ。

【取材協力】
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3 まとめ

人数が少ない中小企業ほど、一人あたりの生産性が売上とコストに直結します。たとえば月給30万円の従業員10人で月1000万円の売上を出していた場合、単純に計算すると、企業の収益は人件費を引いた700万円(-諸経費)ですが、生産性が落ちて800万円の売上になると収益は500万円以下になります。だからといって人件費を下げたり業務の負担を増やすと、会社から人が離れていってしまいます。特に昨今は、就職先選びに“働きやすさ”が重視されるため、労働環境の良し悪しが採用にも直結してきます。

より短い時間、より少ない人数で生産性を上げるにはどうすればいいのか?
そのためには、設備投資やICTツールの導入など、中小企業や小規模事業者ほど業務効率化に取り組み、働きやすい環境づくりを意識する必要があります。どの業務のムダをなくし、どこにリソースを割くか、よくよく考えて「働き方改革」に取り組んでください。

何から手をつけるべきか分からない方は、手始めに最新のビジネス機器でできることをチェックすることからはじめてみませんか。大手ビジネス機器メーカーのエプソンでは、「働き方改革」の提案として、「コスト削減」「テレワーク」「業務効率化」「内製化」「環境配慮」という5つの企業活動を、豊富なラインアップで支援しています。

(注):本記事内の他者商標の帰属先は、商標について をご確認ください。

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