マイナンバー取扱いの記録方法
マイナンバーをしっかり管理するために、個人番号を特定個人情報等含む収集・利用・廃棄した場合などに「いつ・誰が・どうした」といったログを残しておくための書式です。
マイナンバー取扱い業務はいつから？
マイナンバー制度の始まりに一斉に個人番号を収集するのではなく、実際利用する時期に合わせて収集したいという法人もあるのではないでしょうか。
マイナンバーの利用時期は、行政の管轄や業務ごとに異なっています。
給与の源泉徴収票や翌年1月末に提出する法定調書などは2016年支払い分からの記載、つまり1年後からになりますので注意が必要です。
雇用保険の届出書や労災年金の請求などは、2016年1月からマイナンバーの記載が必要な一方、同じ社会保障分野でも健康保険の手続書類への記載は2017年1月から、そして年金に関するマイナンバー利用は時期未定とされています。（2015年11月10日現在）
従業員の入退社等のタイミングとマイナンバー管理
法人は、従業員やその扶養親族などのマイナンバーを、従業員の入社時や必要時に取得・保管し、社会保険事務や税務などで利用します。そして、従業員の退職時や従業員の扶養親族が扶養から外れた際などには、そのマイナンバーを適切に廃棄しなくてはいけません。
特定個人情報取扱規程について第2回にお話しさせていただきましたが、その取扱規程は単に策定するだけではなく、その取得・保管・利用・廃棄などの場面ごとにきちんと運用されているかどうかを定期的に確認し、必要に応じて改善していく必要があります。
特定個人情報等のアクセス記録をつけましょう
マイナンバー制度では、特定個人情報等にアクセスしたシステムログや利用実績を記録することが義務付けられています。記録の方法は、法人の従業員数などによって適切に定めることとされています。
今回ご紹介する特定個人情報取扱記録簿は、一覧形式で「いつ・誰が・特定個人情報等をなにに利用したか」を記録するものです。
一覧で見ることができますので、取扱規程がきちんと運用されているかの点検もしやすいですし、万が一トラブルがあった際、原因を追究する材料の一つとしても見やすいのではないでしょうか。
マイナンバー制度への対応は今後長く続いていくものです。少しでも効率的に便利に進めていきましょう。
